TK 5: Organisation, Organisationsentwicklung, Management und Services
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- 2024 (37)
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Die Förderung von Informationskompetenz ist an vielen Universitäts- und Hochschulbibliotheken eine Standardaufgabe und ein wichtiger Bestandteil ihres Leistungsspektrums. Die Hochschulrektorenkonferenz hat in ihrer Entschließung „Hochschule im digitalen Zeitalter: Informationskompetenz neu begreifen – Prozesse anders steuern“ vor zehn Jahren gefordert, die Vermittlung von Informationskompetenz zu standardisieren und Strukturen zur Stärkung von Informationskompetenz im Rahmen einer hochschulinterne Governance zu verändern. Dieser Beitrag analysiert, welche Organisationstrukturen die Bibliotheken zur Vermittlung von Informationskompetenz aufgebaut haben und welche Standards sie nutzen. Präsentiert werden die Ergebnisse einer Umfrage, auf deren Basis untersucht wurde, ob eine Abteilung, ein Sachgebiet, eine Arbeitsgruppe oder Einzelpersonen für die Vermittlung von Informationskompetenz verantwortlich ist, welche Aufgaben wahrgenommen werden und welche Führungsstrukturen existieren. Dabei wird deutlich, dass sich in Deutschland bisher kein Organisationsmodell durchgesetzt hat und viele Bibliotheken mit hausinternen Standards oder ganz ohne standardisierte Vorgaben arbeiten.
Mithilfe interaktiver Elemente diskutiert der Beitrag, welche Form der IK-Governance die Teaching Librarians als erfolgreich ansehen und welche Organisations- und Führungsstrukturen sie für sinnvoll halten. Anhand von Praxisbeispielen werden schließlich Erfolge und Misserfolge, Chancen und Herausforderungen der verschiedenen Modelle vorgestellt. Auf Basis der Umfrageergebnisse empfiehlt der Vortrag transparente Organisationsstrukturen mit klarer Führung und definierter Aufgabenpriorisierung, begleitet von Fortbildungen, Coachings und allgemein anerkannten IK-Standards.
Seit jeher gibt es an der Universitätsbibliothek der TU Berlin ein starkes Interesse von Studierenden an Arbeitsräumen für die Gruppen- und Einzelarbeit. Für ein Tool zur Buchung dieser Räume haben sich die folgenden Anforderungen herauskristallisiert:
• Anbindung an ILS (in unserem Fall Alma über einen Webservice) zur Nutzerauthentifizierung
• notwendige Bestätigung einer 2. Person für Gruppenraumbuchungen
• Datensparsamkeit
Nachdem wir sowohl im Open-Source- als auch im kommerziellen Bereich hinsichtlich dieser Anforderungen nicht fündig wurden, haben wir als Entwicklungsabteilung eine Lösung konzipiert und mit modernen Webtechnologien umgesetzt. Mit “Roomz” ist dabei eine Open-Source-Lösung entstanden, die seit Oktober 2023 erfolgreich produktiv eingesetzt wird und die wir gern interessierten Einrichtungen über GitHub zur Verfügung stellen. Das System verfügt über eine Administrationsoberfläche, in der alle Einstellungen von nicht-technischen Mitarbeiter:innen getätigt werden können. Es können diverse Raum- und Arbeitssituationen (Einzelarbeitsplätze, Gruppenräume, freie Lerngruppen) an verschiedenen Standorten sowie unterschiedliche Öffnungs- und Schließzeiten abgebildet werden.
Wir skizzieren den Weg von den Anforderungen der Benutzungsabteilung hin zum (nie) fertigen Produkt, das mit agilen Methoden umgesetzt wurde und diskutieren Erweiterungsmöglichkeiten und weitere Schritte.
Anwendungen der Künstlichen Intelligenz genießen zurzeit große Aufmerksamkeit, ausgelöst durch die beeindruckenden Fähigkeiten aktueller Sprachmodelle. Chatbots wie ChatGPT machen den Stand der Forschung und Entwicklung im Bereich der Textanalyse und Textgenerierung allgemein sichtbar. In diesem Kontext eröffnen sich auch für Bibliotheken neue Möglichkeiten. Gleichzeitig bringen KI-Anwendungen aber auch neue Herausforderungen mit sich.
In der Deutschen Nationalbibliothek beschäftigen wir uns mit der Frage, welche Potenziale in den neuesten Technologien stecken und welche Herausforderungen, Chancen und Risiken sie mit sich bringen, sei es im technischen, rechtlichen oder ethischen Kontext. Wir überlegen und untersuchen, wie große Sprachmodelle in der DNB eingesetzt werden können und gehen der Frage nach, ob es sinnvoll und rechtlich vertretbar ist, dass sich Bibliotheken mit ihren umfangreichen Beständen aktiv an der Weiterentwicklung dieser Technologien beteiligen.
Der Vortrag gibt einen Einblick über Anwendungsmöglichkeiten und skizziert das weitere Vorgehen.
Die Hochschulbibliothek der ZHAW führte vor rund 3 Jahren agile Methoden und Tools flächendeckend ein. Die Ziele waren einen schnelleren Kundennutzen zu generieren, die Fachteams durchlässiger zu gestalten, um das breite Knowhow der Mitarbeitende optimaler für Vorhaben zu nutzen und schliesslich um den Mitarbeitenden der Hochschulbibliothek die Möglichkeit zu geben, sich in neue Themenfelder einbringen zu können oder Knowhow aufzubauen.
Es wurden agile Werte für die Hochschulbibliothek definiert, welche für alle Mitarbeitende verbindlich und mittlerweile in den Jahreszielen verankert sind. Im Wandel fanden begleitend Schulungen zu verschiedenen agile Methoden und Tools statt (z.B. Kanbanboard). Sie werden fortlaufend durch weitere Elemente ergänzt wie z.B. die gemeinsame Quartalsplanung sowie Schulungen im Bereich der Selbstorganisation. Die Umstellung hat positive Auswirkungen. So hat sich in den letzten 3 Jahren die Zusammenarbeit innerhalb der Hochschulbibliothek, als auch die mit unseren internen und externen Stakeholder verändert.
Die Umstellung führt regelmässig zu neuen Fragestellungen: Passt die heute organisatorische Struktur noch zu der Art und Weise wie wir arbeiten? Was heisst Führung in der Selbstorganisation? Welche Führungsarbeit soll von wem gemacht werden? Welche Rollen können bei einem Rollenbasierten Kreismodell von Mitarbeitenden frei gewählt werden und welche sind auf Grund der kantonalen Richtlinien nicht frei wählbar? Wie schaffen wir eine gute Balance im Transformationsprozess zwischen bottom-up und top-down-Prozess?.
Da wir unseren Transformationsprozess als «Weg der kleinen Schritte» gestalten, befindet sich die Hochschulbibliothek weiterhin mitten in diesem Prozess. Der Vortrag zeigt auf, wie wir den Transformationsprozess gestaltet haben und gestalten werden und wie wir mit den Kernfragen umgegangen sind und umgehen.
Das hbz hat parallel zum Start des GO:AL-Projekts (Go to Alma) im September 2019 damit begonnen, den Alma First Level Support für alle Bibliotheken des NRW-Konsortiums aufzubauen. Nach der erfolgreichen Migration auf das neue Bibliotheksmanagementsystem ALMA und einer kurzen Phase der Direktbetreuung durch die Firma Ex Libris übernimmt das hbz für die Konsortialbibliotheken diesen Service. Mit sechs Pilotbibliotheken startete der Support im Januar 2021; inzwischen sind mit dem Ablauf des Oktobers 2023 alle 42 Bibliotheken im Alma First Level Support des hbz. Für sämtliche initiale Anfragen und Problemmeldungen bezüglich Alma ist das hbz inzwischen die zentrale Anlaufstelle.
Das Team BMS (Bibliotheksmanagementsysteme) arbeitet nach standardisierten Prozessen, um die Anfragen der Bibliotheken professionell zu bearbeiten. Damit diese jeweils von den richtigen Fachexperten beantwortet werden, nutzt das Team zur thematischen Zuordnung das Ticketsystem „Zammad“. Dort werden z. B. Tickets mit Fehlermeldungen, Fragen zur Konfiguration oder Workflows und vieles mehr bibliotheksseitig erstellt und vom Team BMS schnellstmöglich bearbeitet.
Über die reine Ticketbearbeitung hinaus stellt das hbz weitere Services für den Support zur Verfügung, die für den gemeinsamen Austausch und der Dokumentation von Informationen dienen. Für einen optimalen Support arbeiten wir zudem eng mit Ex Libris zusammen.
Ziel dieses Vortrages ist, nicht nur die Arbeitsweise des First Level Supports vorzustellen, sondern einen Blick hinter die Kulissen unseres Services zu gewähren und sich über Best Practice auszutauschen.
Relaunch of the Database Information System DBIS: Open Data, Local Views, Global Collaboration
(2024)
The German scientific landscape is becoming increasingly international, and with it the Database Information System (DBIS). As a result of the DFG-funded project, a modernized version will be released in 2024, in which English-language use and thus more international cooperation will be possible. DBIS is a digital reference tool developed by the University Library of Regensburg, which supports its users in selecting the academic databases they need for their research. Since its foundation over two decades ago, DBIS has grown into a supra-regional service. DBIS is currently being expanded and adapted to the new needs of the community of institutions, data exchange partners and end users (funded by the DFG -440516279). Several hundred libraries are working together openly, locally and globally according to the guiding principle of "quality through cooperation":
Open
The development of the new DBIS was designed to be open and the community was closely involved from the outset.
When the new version goes live, the metadata will be provided with a cc0 license. DBIS using institutions can also agree that their license data can be exchanged with other systems via the new REST API.
Local
Metadata in DBIS are currently and will continue to be maintained cooperatively by all participating libraries. This combines high data quality with labor savings for the individual institution. There is also a local view of an institution's database holdings. Libraries can place their corporate design, including the logo and main color.
Global
To ensure that DBIS can be made accessible to a more international community in the future, English as well as German user interfaces and administration tools are now available. Institutions from non-German-speaking countries such as the USA and Sweden have already shown interest in joining the DBIS community. DBIS offers international newbies the advantage of a large data pool - there are currently almost 7,000 freely accessible databases in DBIS!
Die Bedarfe von Nutzer:innen wissenschaftlicher Bibliotheken lassen sich oft nur schwer ermitteln. Nur in wenigen Fällen wenden diese sich mit ihren Wünschen an die Information. In der Regel sind es dann konkrete Anliegen wie Buchwünsche etc. Welche Hindernisse erfahren sie aber z.B. im Umgang mit E-Books oder anderen Quellen in unserem Angebot?
An der Staats- und Universitätsbibliothek Bremen haben wir einen Feedbackbutton an den Katalognachweisen von elektronischen Ressourcen und weiteren eingebaut, über den Nutzer:innen uns direkte Probleme oder Fragen melden können. Aus diesen Rückmeldungen haben wir eine Vielzahl an neuen Services entwickelt und Anpassungen z.B. an bestimmten Formulierungen vorgenommen sowie neue Formate für die Informationsvermittlung entwickelt.
Über diese Rückmeldungen lässt sich auch das Prinzip "Walking In Your Customer’s Shoes" gut anwenden, da über das Feedback deutlich wird, wo die Darstellung im Katalog noch verbessert werden kann oder auch Unkenntnis über bereits existierende Services vorhanden ist. Durch diese "Rückmeldungen durch die Hintertür" können wir viele Rückschlüsse auf die Vorgehensweise unserer Nutzer:innen bei der Recherche in unserem Discovery System sowie bei der Nutzung unterschiedlicher Angebote ziehen.
Geoinformationssysteme (GIS) sind in der Kartensammlung der ETH-Bibliothek schon seit Jahrzehnten bei der Erschliessung und Präsentation von Karten im Einsatz. GIS eröffnet – auch dank neuer Technologien – Bibliotheken aber zudem vielfältige Möglichkeiten zur Betriebsoptimierung, Magazingestaltung und Auftragserfüllung. Dies soll anhand zweier Fallbeispiele der ETH-Bibliothek ausgeführt werden.
Im ersten Fallbeispiel wird der Einsatz eines GIS-basierten Tools zur effizienten Verwaltung und Nutzung von Arbeitsplätzen in der Bibliothek beleuchtet. Hierbei wird gezeigt, wie GIS über ein sogenanntes Dashboard beim Raummanagement unterstützt, die Belegung von Arbeitsplätzen optimiert und sogar zur Energieeinsparung beiträgt. Dieses Beispiel veranschaulicht, wie Bibliotheken durch den Einsatz räumlicher Daten ihre Ressourcen effektiver verwalten und ausweisen können. Das zweite Beispiel konzentriert sich auf den Schutz von Kulturgütern. Die ETH-Bibliothek verfügt über eine umfangreiche Sammlung kulturhistorisch bedeutender Bestände, deren Erhalt und Schutz eine hohe Priorität hat. GIS spielt hier eine entscheidende Rolle, indem es den verantwortlichen Stellen in einer hochkomplexen Umgebung klare, interoperable räumliche Informationen bereitstellt. Diese erleichtern den Zugang zu den Beständen und verbessern Abläufe in Notfallsituationen, sowohl institutionsintern als auch mit externen Akteuren.
Diese Fallbeispiele illustrieren, wie GIS nicht nur fachlich in der Kartensammlung, sondern auch betrieblich zur Optimierung eingesetzt wird. An der Schnittstelle zwischen verschiedenen Anspruchsgruppen ermöglicht GIS eine gemeinsame Diskussions- und Analysegrundlage. Durch die Darstellung der Chancen und Herausforderungen, die sich aus dem Einsatz von GIS in Bibliotheken ergeben, zielt der Vortrag darauf ab, ein tieferes Verständnis für das Potenzial von räumlichen Daten in Bibliotheken zu schaffen und einen Dialog über innovative Anwendungen in diesem Bereich zu fördern.
Interdisziplinarität, Drittmittelwettbewerb und Digitalisierung verändern die Wissenschaft stetig. Bibliotheken werden immer stärker in nationale und internationale Strukturen eingebunden und stellen ihre Organisationsstrukturen und Dienstleistungsportfolios auf den Prüfstand. Lassen sich die teilweise schon lang bestehenden Strukturen mit neuen Services verbinden?
Diesem Vortrag liegt die Überzeugung zugrunde, dass aus der konkreten Zusammenarbeit in der Praxis wertvolle Impulse für eine Weiterentwicklung des übergeordneten bibliothekarischen Serviceportfolios gewonnen werden können. Aus diesem Grund wird in einem ‚Tandem-Vortrag‘ ausgehend von konkreten Erfahrungen und internen Workshops der vergangenen zwei Jahre die Zusammenarbeit zwischen Fachreferat und Forschungsdatenmanagement an der Universitätsbibliothek der LMU München dargestellt. Daraus werden Best Practices abgeleitet, aus denen Impulse für die Weiterentwicklung der bibliothekarischen Dienstleistungen entstehen.
In vielen Großstädten sind in den vergangenen Jahren die Quartiere immer stärker in den Fokus gerückt. Nicht selten nehmen die Stadtteilbibliotheken eine wichtige Funktion im Stadtteil war. Während der Umzug oder die Renovierung der Zentralbibliotheken in der Regel mit einer Neuausrichtung verbunden ist, steht die strategische Weiterentwicklung der Stadtteilbibliotheken beispielsweise im Rahmen von Gebäudesanierungen nicht immer im Fokus. Dabei wird es immer wichtiger, das Bibliotheksprofil auf die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Stadtteils auszurichten. Hier setzt das Qualifizierungsprogramm "Strategieentwicklung für Stadtteilbibliotheken" an. Auch der zweite Durchlauf mit 7 Stadtteilbibliotheken aus Oberhausen, Köln, Mönchengladbach und Wuppertal hat gezeigt, dass die Fachstelle mit dem Programm den Stellenwert der Stadtteilbibliotheken im Gesamtsystem stärkt. Ziel ist es, das aktuelle Profil der teilnehmenden Stadtteilbibliotheken zu überprüfen, auf die sich verändernden gesellschaftlichen Rahmenbedingungen neu auszurichten und mit Blick auf die Bedarfe ihres Einzugsgebietes zu schärfen. Es gilt Altes loszulassen um für neue Ansätze Raum zu schaffen. Dabei greifen die Veränderungen auch in Organisationsstrukturen des Gesamtbibliothekssystems ein.
Zum Programm gehörten fünf zum Teil zweitägige Workshops, an denen die Stadtteilbibliotheksleitungen und Koordinator*innen des Stadtteilsystems gemeinsam an der Strategie gearbeitet haben. Gleichzeitig bestand aber auch genügend Zeit zum Austausch aller Teilnehmenden. Darüber hinaus gab es Team-Workshops in den Stadtteilbibliotheken vor Ort, um alle Bibliothekskolleg*innen im Veränderungsprozess mitzunehmen.
Der Vortrag besteht aus zwei Teilen: Frau Büning wird das Qualifizierungsprogramm vorstellen und Frau Fischer von der Stadtteilbibliothek Köln-Porz wird als Teilnehmerin von ihren Praxiserfahrungen berichten. Beide stehen anschließend für Fragen zur Verfügung.