TK 5: Organisation, Organisationsentwicklung, Management und Services
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Entscheidungsträger:innen in Öffentlichen Bibliotheken haben eine Vielzahl von Daten zur Verfügung, um die Services und Standorte ihrer Einrichtungen zu analysieren und zu steuern. Kartographische Auswertungen werden hierbei jedoch sehr selten genutzt. Die Benutzungsstatistiken liegen meist in tabellarischer Form vor und geben somit oft eine unzureichende Grundlage für die Entscheidungsfindung wieder.
Die Vortragenden möchten anhand praxisnaher Beispiele zeigen, wie Daten - sowohl bibliothekstypische Benutzungsdaten, als auch Offene Daten der Öffentlichen Hand - genutzt werden können, um raumbasiert Entscheidungen zu treffen. Zu diesem Zweck werden selbst erzeugte Karten gezeigt und erläutert, so dass der Vorteil der Datenvisualisierung in Form von Karten deutlich wird. Abschließend wird kurz auf das Tool QGIS (freie Geoinformationssoftware) eingegangen, um die Zuhörenden zur selbständigen Kartenerstellung zu ermuntern.
Die Bewältigung unserer Aufgaben in einer Welt, die sich in immer schnelleren Zyklen verändert und die immer flüchtiger, unsicherer, komplexer und mehrdeutiger ist („VUCA-Welt“), wird zunehmend zu einer Herausforderung. Diese Rahmenbedingungen zeigen sich im Bibliotheksbereich z.B. dadurch, dass in kürzeren Abständen neue Tools und Systeme eingeführt werden, (Erfassungs-)Regeln und Arbeitsabläufe sich häufiger ändern und eine stetige Anpassung des individuellen und gemeinschaftlichen Handelns an neue Rahmenbedingungen gefordert ist.
2019 wurde an der ZBW – Leibniz Informationszentrum Wirtschaft eine agile Einheit namens „Koordination Automatisierung und Prozesse (KAP)“ gegründet, mit dem Auftrag, den größten Programmbereich der Institution („Bestandsentwicklung und Metadaten“) bei der digitalen Transformation zu unterstützen.
KAP ist ein cross-funktionales Team, das aus 6 Personen besteht und sich über gemeinsame Themen und Arbeitsfelder, Aufgaben und Kommunikationsflüsse definiert. Bei unserem Tun ist unser Ziel, den organisatorischen Overhead gering zu halten und möglichst effizient zu arbeiten. Fokus und Motivation sind dabei immer, zeitnah praktische Probleme zu lösen. Dabei kommt es nicht so sehr drauf an, dass der erste Lösungsaufschlag gleich perfekt ist, sondern dass man etwas hat, an dem man gemeinsam weiterfeilen kann (iterative Vorgehensweise).
In unserem Vortrag möchten wir zeigen,
wie man sich als agiles Team findet und aufstelltwie man zu einem gemeinsamen Selbstverständnis gelangtwelche Grundsätze wir uns gegeben habenwelche Rahmenbedingungen notwendig sindwelcher (agiler) Methoden wir uns bedienenwie und mit welchen Mitteln (u.a. Software-Tools) wir unseren Auftrag erfüllenwelche Erfolge und Misserfolge wir vorweisen könnenDas KAP-Team: Agnes Grützner (Wissensorganisationssysteme); Felix Hemme, Jana Hentschke, Kirsten Jeude (Metadaten-Management); Silke Janßen (Prozessmanagement); Anna Kasprzik (Automatisierte Inhaltserschließung)
Koha is the second library management system in the academic libraries network, with almost one third of the institutions using it.
Several big universities are using Koha for a long time, and new one are opting for it each year.
Lyon 3 university was the first library to go live with Koha in 2010 and it uses almost all the modules of the ILS.
The libraries of the academic network use tools and services provided by the ABES – Bibliographic agency for higher education. KohaLa - the french Koha user group - is in touch with ABES to study new services. Kohala fund some enhancements in Koha to achieve these services. We are currently working on a project related to the OAI-PMH client. The association also thinks to propose new workflows linked to the Koha ERM module.
KohaLa as a user group, can support the academic Koha libraries and make sure that Koha evolves to get the best from the ABES tools.
In einem vorangegangenen Vortrag auf dem Bibliothekartag erschienen die ERM-Funktionen in Koha noch als das fehlende Puzzlestück in einem ansonsten weit ausgereiften und über alle Bibliothekssparten verbreiteten Bibliothekssystem.
Das hat sich geändert: Neben zahlreichen anderen neuen Funktionen hielt inzwischen auch ein integriertes ERM-Modul in Koha Einzug. Zunächst als Minimal Viable Product mit Vereinbarungen, Lizenzen, Paketen und Titeln sowie einer Anbindung an die EBSCO Knowledge Base realisiert, wurde es im nächsten Schritt bereits um Nutzungsstatistiken mit COUNTER und SUSHI erweitert. Aber auch die bereits vorhandene Lieferantendatenverwaltung erhielt neue Funktionen, um damit Organisationen aller Art verwalten zu können.
Was uns jedoch immer noch beschäftigt ist die Frage, wie wir ERM-Daten in lokale Geschäftsgänge, Verbundstrukturen und nationale Informationsinfrastrukturen integrieren können. Wie verhält es sich mit EBM-Tool und Verbunddaten und wie kann ein integrierter Workflow für die Anwender in Deutschland aussehen?
In Bibliotheken beziehen viele Repositorien und Präsentationssysteme ihre Metadaten aus dem Bibliothekssystem Alma (ExLibris). Mitunter fehlen dabei grundlegende Funktionalitäten und Daten, die für die Abläufe der Einrichtungen wichtig wären. Vorgestellt wird daher das Werkzeug Alma2Elastic, das an der Universitätsbibliothek Basel entwickelt wurde, um bibliographische Daten aus Alma (MARC-Format) in einen Elasticsearch-Suchindex zu übertragen. Die Möglichkeiten des Werkzeugs in Verbindung mit dem Elasticsearch Index unterstützen verschiedenste Funktionalitäten und Systeme, wie etwa Wiedergabe von (Meta-)Daten auf den Katalogoberflächen, Datenexporte und -anreicherungen für die Langzeitarchive aber auch die Anreicherung mit Normdaten und vieles mehr.
Alma2Elastic erhält seine Daten über die OAI-PMH-Schnittstelle von Alma. Die Daten werden gemäß einem konfigurierbaren Mapping transformiert und mit Hilfe verschiedener externer (Cloud-)Dienste angereichert. Zunächst werden die MARC-Daten in ein einfacher nutzbares MODS-ähnliches Schema überführt. Abschliessend erfolgt die Anreicherung der Daten, beispielsweise durch die Ergänzung ausgewählter Daten aus der GND für Personen, Körperschaften, etc. Weitere Anreicherungen erfolgen durch lokale Daten, wie z. B. technische Metadaten, die für die weitere Bearbeitung und/oder Archivierung der Digitalisate integriert werden müssen. Nicht zuletzt erlaubt die Bearbeitung der MARC-Daten im Elasticsearch Index eine vertiefte Analyse der bibliographischen Informationen, um beispielsweise hausinterne (komplexe) systembibliothekarische Anfragen zu beantworten.
Das Metadatenmapping ist über Google Sheets so organisiert, dass mit Hilfe von Cloud-Diensten (Microservices) die Anreicherung und die kollaborative Zusammenarbeit verschiedener Institutionen möglich ist. Jede Einrichtung kann so ihre Besonderheiten oder Informationsbedürfnisse bedarfsgerecht abbilden. Anhand von Beispielen werden die einzelnen Komponenten anschaulich vorgestellt.
Kann das Zusammenspiel der Technologien von KI und Avatar den Alltag sowohl für Kund:Innen als auch für Mitarbeiter:Innen nachhaltig verbessern ?
Zwei Beispiele präsentieren, wie die Verbindung von KI und Avataren in den praktischen Alltag umgesetzt werden kann. Kund:innen profitieren insbesondere in servicefreien Zeiten von gezielten und interaktiven Informationen, ohne sich durch umfangreiche Präsentationen kämpfen zu müssen. Für Mitarbeiter:innen wird die interne Wissensbasis durch diese Technologie präziser, leichter zugänglich und interaktiv gestaltet, unabhängig von umfangreichen Handbüchern und zu jeder Tageszeit verfügbar. Beleuchtet wird der gesamten Prozess, angefangen bei der Planung über die Erstellung bis zur nahtlosen Integration aller beteiligten Stellen und Gremien. Es werden auch die Hürden und Schwierigkeiten aufgezeigt, die bei der Umsetzung auftreten können, sowie die erfolgreichen Tests und die Produktionsübernahme.
In der sich schnell entwickelnden globalen Landschaft von heute hat die Komplexität der Arbeitsumgebungen erheblich zugenommen. Diese Komplexität lässt sich auf eine Vielzahl von Faktoren zurückführen, darunter Globalisierung, schnelle technologische Fortschritte, die Integration vernetzter Systeme, strenge regulatorische Rahmenbedingungen und steigende Erwartungen der Kunden. In seinem Cynefin-Rahmenwerk definierte Dave Snowden den komplexen Kontext durch seine Unvorhersehbarkeit, wobei Ursache-Wirkungs-Beziehungen erst im Nachhinein erkennbar sind und sich nicht wiederholen. Um sich in dieser komplexen Landschaft zurechtzufinden, erweist sich der agile Ansatz als ein Schlüssel. Agile Methoden reduzieren durch ihre hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität die Komplexität von Zusammenhängen und machen sie damit beherrschbar. Dies steht im Einklang mit dem Gesetz von Ashby, das betont, dass für jeden Komplexitätszuwachs ein gleichwertiges Maß an Vielfalt oder Flexibilität erforderlich ist, um ihn effizient zu bewältigen. Der Vortrag möchte die Schwierigkeiten der Komplexität veranschaulichen und zeigen, warum klassische Managementmethoden in komplexen Kontexten versagen. Und er möchte zuerst anhand der Theorie und dann anhand eines konkreten Fallbeispiels – des TIB AV-Portals (av.tib.eu) – aufzeigen, wie Agilität die Herausforderungen, die sich aus der Komplexität ergeben, effektiv angeht und bewältigt.