TK 5: Organisation, Organisationsentwicklung, Management und Services
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- 2024 (37)
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Für ZB MED – Informationszentrum Lebenswissenschaften bestand die Notwendigkeit über 12 Kilometer Zeitschriftenbände vom Hauptstandort in Köln in ein neues Magazin in Königswinter zu verlagern. Die Dokumentlieferung für diese Bestände sollte dabei weiter gewährleistet sein. Dieses Change-Management-Projekt betraf alle Bereiche der Bibliothek in unterschiedlich starker Ausprägung und wurde von Anfang an als umfangreiches Change Management–Projekt betrachtet, geplant und durchgeführt.
John P. Kotter beschreibt in seinem bekannten 8-Phasen-Modell die Grundlagen für einen erfolgreichen Wandel in Organisationen. Das 7-Phasen-Modell von Richard K. Streich befasst sich mit den emotionalen Reaktionen der Beteiligten während Change-Prozessen. Allen Modellen ist gemeinsam, dass sich Phasen der Annährung und Ablehnung abwechseln und am Ende im Idealfall die Akzeptanz der Veränderung steht. Im Bewusstsein dieser Modelle wurden frühzeitig Kommunikationskonzepte ausgearbeitet, Führungskoalitionen gebildet, Beteiligung der Mitarbeitenden und die Formulierung von jeder Form von Kritik ermöglicht. Darüber hinaus wurden formale Hindernisse ausgeräumt und einzelne Mitarbeitende identifiziert, die bereits früh Anzeichen von Akzeptanz zeigten. Und trotz der Summe der Maßnahmen ist nach über einem halben Jahr nur wenig Sinneswandel erkennbar.
Ziel dieses Vortrags ist die Darstellung der Grenzen dieser Change-Management-Modelle in der Praxis am Beispiel des Umzuges und Neueröffnung des neuen ZB MED-Standortes Königswinter. Zudem soll aufgezeigt werden, welche Herausforderungen Change Management nicht nur für die Mitarbeitenden, sondern auch für die Führungskräfte bietet und wie alternative Lösungsmöglichkeiten am Rande von theoretischen Modellen aussehen können.
Mit ihrer Vielzahl an material- und regionalspezifischen Sonderabteilungen und vier Fachinformationsdiensten ist die Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz (SBB-PK) eine der Bibliotheken mit den vielfältigsten inhaltlichen Tätigkeitsfeldern im deutschsprachigen Raum, zugleich erfüllt sie zentrale infrastrukturelle Funktion. Das von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) geförderte Forschungsprojekt "Mensch.Maschine.Kultur" (https://mmk.sbb.berlin/) befasst sich in einem Teilprojekt mit der "KI-unterstützten Inhaltsanalyse und Sacherschließung". Dieses zielt auf die Entwicklung eines auf Maschinellem Lernen basierenden Systems ab, welches beispielsweise Vorschläge zur Verschlagwortung und Klassifikation von Inhalten für die über 50 Sacherschließenden generieren soll.
In einem Workshop mit Domänenexpert:innen aus verschiedenen Fachabteilungen des Hauses sowie in ergänzenden Gesprächen und Befragungen haben wir uns ein umfassendes Bild verschafft: Wer erschließt was in welcher Tiefe mit welchen Dokumentationssprachen und Werkzeugen? Welche Anforderungen, Wünsche oder Vorbehalte bestehen? Wie unterscheiden sich Ansichten und Verfahren? Der Beitrag soll vorhandene Überschneidungen und Disparitäten herausarbeiten sowie institutions- bzw. abteilungsspezifische Besonderheiten beleuchten. Des Weiteren beschäftigt uns die Frage, wie sich unsere Anforderungen und Vorgehensweisen von denen anderer Institutionen mit ähnlichen Forschungsaktivitäten unterscheiden, aber auch welche Gemeinsamkeiten und Kollaborationen sich eröffnen. Welche Schlüsse lassen sich daraus ziehen – für die SBB-PK und das Projekt, aber auch für die Zukunft der Sacherschließung und deren sinnvolle Unterstützung durch Maschinelles Lernen?
Der hebis-Verbund hat im Sommer 2021 die Einführung der Software FOLIO zur Ablösung seiner lokalen Bibliotheksmanagementsysteme beschlossen. In unserem Vortrag berichten wir zum bisherigen Ablauf und aktuellen Stand des Migrationsprojektes sowie zu seiner Organisation. Einen besonderen Fokus legen wir dabei auf die Chancen und Herausforderungen eines verbundweiten Großprojektes, das in seiner Planung und Umsetzung lokale und zentrale Anforderungen, technische und organisatorische Aspekte verbindet und überdies ausgeprägte Strukturen für Kommunikation und den Transfer von Know-how erfordert.
Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung – (wie) bewährt sich unsere Reorganisation?
(2024)
Die Präsentation beschreibt den Weg einer grossen bibliothekarischen Fachabteilung der Zentralbibliothek Zürich zu einer neuen Organisationsform. In der Reorganisation führten wir drei vorherige Abteilungen zusammen und liessen uns von dem Ziel leiten: Flexibler werden für künftig ändernde Ansprüche an Erwerbung und bibliothekarisches Datenmanagement und agiler handeln und reagieren können. Dazu organisieren wir unsere inhaltliche Arbeit in Themenkreisen und Aufgabenfeldern, aufgehängt an einer Co-Leitung über die fachliche Domäne. Unsere Kreis-Struktur nimmt holokratische Elemente auf, sie fördert Selbstorganisation in inhaltlichen Fragen. Koordinierende Rollen tragen – unabhängig von der administrativen Linie – Verantwortung für die Gestaltung und Erledigung von Abläufen und für die Synchronisation ihrer Kreise.
Knapp ein Jahr nach dem Start beschreibt der Vortrag Kommunikation und Einbezug im Veränderungsprozess, er erzählt von Mut und vom Loslassen. Unser visualisierendes Werkzeug für diese Organisationsform wird vorgestellt, das zur Gestaltung und Klärung wichtig geworden ist. Unsere Verabredungen und Richtlinien werden diskutiert wie auch unsere Gewinne und Herausforderungen.
Obwohl Koha im deutschsprachigen Raum bereits sehr verbreitet ist, existiert seit vielen Jahren das Vorurteil, dass dieses Integrierte Bibliothekssystem nur für kleine Bibliotheken geeignet sei. Zwar gab es in der Vergangenheit tatsächlich keine Universitätsbibliothek in Deutschland die Koha produktiv eingesetzt hat, im internationalen Kontext allerdings gibt es zahlreiche Beispiele großer Koha-Anwender, darunter auch Nationalbibliotheken, sowie Universitäts- und Landesbibliotheken.
Seit Dezember 2023 setzt die Bibliothek des KIT Koha als Bibliothekssystem mit allen Modulen ein.
Der Vortrag gibt Einblicke in das Migrationsprojekt, die Zusammenarbeit mit der internationalen Koha-Community und der Verbundzentrale (BSZ), sowie einen Erfahrungsbericht über das erste halbe Jahr im Produktionsbetrieb.
Seit den 1990er Jahren nutzen die SUB Hamburg und mehr als 50 mit ihr einem regionalen Verbund zusammengefasste Bibliotheken und Bibliothekseinheiten für ihre Kernprozesse gemeinsam das Bibliotheksmanagementsystem LBS, das nun im Kontext des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (GBV) durch die internationale Open-Source-Software FOLIO abgelöst wird.
In Vorbereitung darauf wurde für das Land Hamburg ein einjähriges Vorprojekt durchgeführt, um den Rahmen für das 2024 startende Hauptprojekt „FOLIO4FHH - Einführung des Bibliotheksmanagementsystems FOLIO“ zu eruieren und abzustecken. Dies beinhaltet sowohl die partizipative Betrachtung bereits in FOLIO vorhandener Funktionalitäten und Lücken als auch Überlegungen zu Desideraten, wie einer gemeinsamen Nutzer-ID („Hamburger Bibliotheksausweis“) und E-Payment. Daneben wurden auch Projektorganisation und eine zentrale Finanzierung für das Hauptprojekt abgestimmt.
Der Vortrag stellt die im Vorprojekt erarbeitete Herangehensweise für Projekt- und Finanzplanung dar und gibt einen Einblick in den für das Hauptprojekt FOLIO4FHH geschaffenen Rahmen. Wichtige Themen sind dabei u. a. die Unterstützung landesweiter Konsortialservices, die Anbindung von FOLIO an die IT-Fachverfahren der Hochschulen und der staatlichen Verwaltung, die Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen einschließlich der Mitbestimmung sowie die bibliotheksübergreifende Steuerung des Projekts.
Im klassischen Change Modell[LT1] (3-Phasen-Modell nach Lewin) folgt nach einer grossen Veränderung eine Phase der Konsolidierung («freeze»). Entsprechend hoffen viele Mitarbeitende, dass nach einem Umbau der Organisation jeweils eine ruhigere Zeit folgt. Die sich immer schneller verändernde Umwelt lässt dies jedoch kaum mehr zu und in jüngerer Vergangenheit folgten nach einem Change eine Phase der Optimierung und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Und auch dies scheint mittlerweile überholt.
Die UB Zürich wurde Anfang 2022 gegründet. Sie resultierte aus der Zusammenführung der Fakultäts-, Institutsbibliotheken sowie der Hauptbibliothek und wurde zum Start im Kern divisional organisiert. Diese Organisationsform schien aufgrund der geografischen Verteilung und der Historie nahe zu liegen. Nach zwei Jahren zeigte sich, dass damit ein erster Schritt getan und auch vieles erreicht wurde, jedoch viele grundsätzliche Fragen weiterhin offenblieben, weil das System nur schwerlich auf Veränderungen reagieren konnte und der Gestaltungsraum von Teams eingeschränkt war.
Die Geschäftsleitung der UB Zürich hat sich deshalb für einen Weg entschieden, der eine allmähliche Transformation zu einer flexibleren Organisationsform zum Ziel hat. Das bedeutet, dass der Change zu einer Grundkonstante wird. Der Prozess startete im Herbst 2023 und soll im Verlauf der nächsten Jahre zu einer mehr funktionalen und netzwerkartigen, agilen Organisation und vor allem auch zu einer neuen Kultur führen.
Im Vortrag werden die Ziele des Vorhabens, das laufende Projekt, eingesetzte Methoden sowie die Erfahrungen der ersten Monate auf dem Weg zur Transformation beleuchtet.
Kulturwandel an der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg: Das Format "Zukunftswerkstatt"
(2024)
Im Zuge der laufenden digitalen Transformation der wissenschaftlichen Informationsversorgung steht auch die Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg (SUB) in einem Veränderungsprozess, den sie gemeinsam mit ihren zentralen Stakeholdern in einem Change-Projekt (i3) vorantreibt.
Veränderungen brauchen aber auch eine entsprechende Begleitung und Reflexion, um zu gelingen. Die SUB will sich parallel zum Change-Projekt (i3) daher explizit auch die Zeit für den Blick nach innen nehmen und hat daher einen Organisationsentwicklungsprozess aufgesetzt, der Werte, Kultur und Haltungen der Bibliothek als Institution sowie die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt der Betrachtung stellt. Ziel ist es, die SUB als Organisation so aufzustellen, dass sie aktuellen und zukünftigen Herausforderungen gewachsen ist. Als strategisches Framework hat sich die SUB für einen geplanten systemischen Wandel entschieden, der als gegenläufiger Prozess organisiert ist.
In diesem Vortrag wird das Instrument Zukunftswerkstatt (nicht zu verwechseln mit dem stehenden Begriff „Zukunftswerkstatt“ von Robert Jungk) der SUB vorgestellt. Es handelt sich hierbei um eine eintägige Veranstaltung, die jährlich abgehalten und zu der die gesamte Belegschaft eingeladen wird. Im Vordergrund stehen der Austausch und das Ausprobieren von partizipativen Formaten. Im Mai 2023 wurde die erste Zukunftswerkstatt der SUB abgehalten, die von einem Team aus Mitarbeiter:innen unter externer Begleitung organisiert und durchgeführt wurde. Rund zwei Drittel der Belegschaft haben teilgenommen und sich in insgesamt sieben Workshop-Formaten ausgetauscht. Eine zweite Zukunftswerkstatt wird unmittelbar vor der BiblioCon im April 2024 stattfinden.
Wie haben wir die Zukunftswerkstätten organisiert? Welche Art von Formaten haben wir angeboten? Welche Erkenntnisse konnten wir aus den Veranstaltungen gewinnen? Wo stehen wir jetzt und wie geht es weiter? All diese Fragen sollen im Rahmen des Vortrags beleuchtet werden.
Seit dem 1. Januar 2023 bilden die ehemalige TU Kaiserslautern und die frühere Uni Landau (bis 2022 Teil der Universität Koblenz-Landau) die neue Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau (RPTU). Im Zuge dessen ist auch aus den früheren Universitätsbibliotheken Kaiserslautern und Landau eine gemeinsame UB geworden.
Auch wenn die Fusion zweier Bibliotheken zwar selten, aber nicht einmalig ist, bildete die Entstehung der RPTU doch ein einzigartiges Konstrukt. Zeitgleich zur Fusion musste die Uni Landau aus den Strukturen der bisherigen Universität Koblenz-Landau herausgelöst werden. Die Bibliotheken standen dabei vor der Herausforderung, die Informationsversorgung der alten Einrichtungen aufrechtzuerhalten, gleichzeitig aber spätestens zum Fusionsdatum alle Services für die neue Einrichtung starten zu können. Wesentliche Elemente in diesem Prozess sollen hier dargestellt werden.
Zentral musste die Wahl eines gemeinsamen Bibliothekssystems getroffen, dessen Einführung vorbereitet, getestet und erfolgreich abgeschlossen werden. Die Bibliotheks- und Benutzungsordnung wurde angepasst, wobei zahlreiche Übergangsregelungen erforderlich waren. Die künftige Struktur der gemeinsamen UB musste erarbeitet werden, wobei beide Standorte höchst unterschiedliche Voraussetzungen aufwiesen, wie z. B. ein Standort als Zentralbibliothek vs. Zentral- und zahlreiche Zweigbibliotheken, oder integrierte Geschäftsgänge der Medienbearbeitung vs. klassische Zweiteilung in Erschließung und Erwerbung.
Dabei fiel die Entscheidung hin zur Einrichtung standortübergreifender Abteilungen. Als erhebliches Hemmnis in all diesen Prozessen erwies sich der ausgeprägte Mangel an bibliothekarischen Fachkräften, v. a. für Stellen mit Schlüsselkompetenzen im gehobenen Dienst. Hier muss die UB oft mit kurzfristigen und oft improvisierten Lösungen arbeiten, um den Betrieb aufrechterhalten zu können.
The National Library of Finland has been using Koha as its library system since September 2019. Library has huge collections dating back many centuries. As a depository library and an active academic library, the collections are growing every year. The National Library of Finland is a very big Koha library with over 3,3 million bibliographic records.
Linked to Koha, the library uses Finna as its OPAC (VuFind engine) and Melinda (Aleph) as the union cataloging environment for Finnish libraries. The different systems form a functional library system infrastructure, each system used for what it is best suited for. 17 academic and special libraries in Finland are using Koha. Their services are provided by the Library network services at the National Library of Finland by its Koha-development team. They work closely with the teams that provide Finna and Melinda services to Finnish libraries.
Koha is quite popular library system in Finland. In addition to academic and special libraries, many public libraries in Finland are also using Koha. Their Koha-services are provided by a company called Koha-Suomi Oy (Koha-Finland), which is owned by Finnish municipalities. They, too, are using Finna and Melinda in combination with Koha. There has been a continuous wave of public libraries switching to Koha in recent years.
Finland has quite an active Koha community. Academic and public libraries work together and share their ideas and knowledge. Both the librarians and the developers take part in the discussion and work together to build an even better Koha library system year by year. This open-source software has brought tight collaboration to Koha-libraries. KohaCon2023 was organized in Finland, and many Koha-people from Finland are also active in the international Koha community.