650 Management, Öffentlichkeitsarbeit
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Im Informationszeitalter bedarf es einer zeitgemäßen Gestaltung der Informationsprozesse in der öffentlichen Verwaltung. Dabei müssen die rechtlichen
Rahmenbedingungen für eine ordnungsgemäße behördliche Schriftgutverwaltung
berücksichtigt werden. Bedingt durch die weite Verbreitung der
Web-2.0-Anwendungen und die dadurch neu entstandenen Arbeitsformen‚
"E-Zusammenarbeit", müssen die Verwaltungsabläufe einer grundlegenden Optimierung
unterzogen werden. Hierbei muss die Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns trotz
Wandels weiterhin gewahrt werden. Dafür muss eine beweissichere regelkonforme
Ablage aktenrelevanter dynamischer Web-2.0-Inhalte ermöglicht werden. Zur
Erarbeitung von Lösungsansätzen für den Umgang mit Web 2.0 und der Ableitung neuer Anforderungen wird die qualitative Evaluationsmethode als empirische Grundlage herangezogen. Die Erkenntnisse dieser Masterarbeit dienen als
Implikation für zukünftige Gestaltungsprozesse und Forschungsperspektiven.
Bei Informationssystemen wie Ratsinformationssysteme (RIS), denen i.d.R. Datenbanken zugrunde liegen, handelt es sich um eine neue Quellenart. Ergo entsteht auf diesem Wege eine potenzielle neue Archivalienart. Aufgrund ihrer Komplexität sowohl hinsichtlich ihres quantitativen Datenumfangs als auch ihrer Struktur bedarf es veränderter Bewertungskriterien, um eine dauerhafte Erhaltung und Nutzbarmachung von Inhalten aus RIS gewährleisten zu können. Inhalt (Umfang, Struktur, Archivwürdigkeit), Nutzungsformen („look and feel“, d.h. Erscheinungsbild und Bearbeitungsformen, signifikante Eigenschaften) sowie Archivfähigkeit müssen gleichermaßen betrachtet werden. Es ist jedoch immer mit Inhalts- und/ oder Funktionsverlust zu rechnen. Der „Königsweg“ für einen Export von Inhalten aus Systemen bilden Schnittstellen. Im Hinblick auf OAIS-Konformität (Open Archival Information System) stellen daher im Rahmen der Übernahme zu konstituierende SIPs (Submission Information Packages, Ablieferungsinformationspakete) einen möglichen Lösungsweg dar.
Eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist zur Rechtssicherung und zur
Gewährleistung von Rechtsförmlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Kontinuität der behördlichen Verwaltungstätigkeiten notwendig. Durch zunehmend elektronische Arbeitsweisen und neuartige Entwicklungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien sieht sich die Schriftgutverwaltung mit neuen organisatorischen, fachlichen sowie technischen Anforderungen konfrontiert.
Nur langsam und teilweise unzureichend reagiert sie auf diese Entwicklungen. Die Folge ist, dass Behörden längst nicht mehr geschäftsordnungskonform arbeiten und keine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung mehr aufweisen können. Die Masterthesis greift diese Problematik als Ausgangslage auf. Der Fokus wird dabei in der Erarbeitung verschiedener Modelle liegen, mit denen die
Ordnungsmäßigkeit der Schriftgutverwaltung in deutschen Behörden geprüft und bewertet werden kann. Dies soll den öffentlichen Einrichtungen die notwendige
Unterstützung bieten, Qualität und Ordnungsmäßigkeit in der
Schriftgutverwaltung wiederzuerlangen.
Organisation des Auditmanagements im computergestützten Qualitätsmanagement (CAQ) der Vanguard AG
(2009)
Im Zeitalter der Globalisierung sehen sich Unternehmen mit einer stetig wachsenden Anzahl von Informationen konfrontiert, auf die sie reagieren müssen. Auch in den Firmen selbst sind immer mehr davon zu verarbeiten und zu verwalten. Schnell können relevante Informationen übersehen werden, wenn eine durchstrukturierte Ablage - unabhängig ob auf Papier oder auf dem Rechner - fehlt. Um ihr Wissen optimal nutzen zu können, setzen immer mehr Unternehmen auf die Unterstützung durch Computer. Doch die Erarbeitung einer Ablagestruktur ist nicht zu umgehen, denn auch auf dem Rechner können Informationen verloren gehen. Wurde eine Ablagestruktur geschaffen, kann sie z. B. in einem Dokumentenmanagementsystem abgebildet werden. Die Arbeit besteht aus einem theoretischen und einem praktischen Teil. Sie beginnt mit der Darstellung der wissenschaftlichen Grundlagen des Qualitätsmanagements. Dazu gehören Begriffsklärungen und unterschiedliche theoretische Ansätze.Da computergestützte Systeme in der Zukunft an Bedeutung gewinnen werden, ist ihnen ein eigener Abschnitt gewidmet. Dem Auditmanagement als wesentlichen Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems gilt die Aufmerksamkeit im nächsten Kapitel. Mit diesem Wissen konnte ich das Softwaremodul Auditmanagement an die Bedürfnisse der Vanguard AG anpassen. Die Dokumentation der dazu notwendigen Schritte bildet den Inhalt des folgenden Kapitels. Der Schluss dieser Arbeit umfasst eine kurze Auflistung der Vorteile und möchte auf Grundlage der vom Autor gemachten Erfahrungen einen Ausblick geben.