020 Bibliotheks- und Informationswissenschaften
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Institut
„Fremdbestände“ im Archiv
(2020)
Im Januar 2020 wurde ich bei einem Magazinrundgang im Diözesanarchiv Rottenburg (im Folgenden: DAR) auf Filmrollen aufmerksam, die mit einem Etikett „Katholisches Filmwerk“ gekennzeichnet waren. Auf meine Frage, was denn genau das Katholische Filmwerk sei, erhielt ich von der Leiterin des DAR die Antwort, dass es sich bei dem Bestand (im Folgenden: KFW) um einen „Fremdbestand“ handele, der bisher noch unbearbeitet sei. Der Grund: Das KFW sei eine überdiözesane Einrichtung mit einer inhaltlich überdiözesanen Überlieferung, weswegen die Archivleitung gar nicht genau wisse, ob der Bestandsbildner überhaupt in die archivische Zuständigkeit des DAR falle und/oder die Überlieferung zum „Überlieferungsprofil“ des DAR passe. Darüber hinaus liege mit der Filmüberlieferung eine Überlieferungsform bzw. Archivaliengattung vor, mit der das DAR bislang kaum Erfahrung gesammelt habe. Es sei daher fraglich sei, ob das DAR diesen Bestand adäquat zu erschließen vermag. Diese Aussagen waren die Initialzündung für die vorliegende Arbeit. Das KFW soll dabei nur beispielhaft stehen für Bestände in Diözesanarchiven, die nicht unmittelbar in die Zuständigkeit eines bestimmten Archivs fallen, somit einerseits in gewisser Weise einem unbestimmten „Graubereich“ angehören und daher als „fremd“ angesehen werden können, andererseits aber inhaltlich-thematisch der Überlieferung des eigenen Archivs nicht völlig fernstehen.
Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, die gegenwärtige Rolle des Dokuments und deren mögliche Veränderungen in der Zukunft zu erforschen. Dies wird durch die Auswertung einschlägiger Forschungsliteratur sowie der Durchführung qualitativer Interviews mit Sachkundigen aus dem Bereich der KI-basierten Wissenstechnologien und einem Test eines der in diesem Zusammenhang vorgestellten Produkte ermöglicht. So wird auf die Fragen eingegangen, was analoge und digitale Dokumente voneinander unterscheidet, welche Funktionen das digitale Dokument heute besitzt und wie diese durch KI-Technologien stetig erweitert und verbessert werden.
Verbundlösungen bieten durch eine kooperative Nutzung einer gemeinsamen technischen und organisatorischen Infrastruktur Möglichkeiten und Wege, eine OAIS-konforme Archivierung trotz allerorten knapper finanzieller und personeller Ressourcen in der Praxis zu realisieren. Damit stellen sie sich insbesondere für kleine und mittlere Archive als vielversprechender Lösungsweg dar. Die Verbünde schaffen durch die Bereitstellung einer technischen und organisatorischen Infrastruktur für ein digitales Archiv die notwendigen Voraussetzungen für kleine und mittlere Archive, um ihre Bestände zu archivieren.
Die in den Verbünden bestehenden vielfältigen Angebote für Schulungen und Supportleistungen, Informationsmaterialien zur selbstständigen Weiterbildung sowie Austauschmöglichkeiten mit anderen Verbundteilnehmern können für kleine und mittlere Einrichtungen der Schlüssel zur Erlangung von Kompetenzen im Bereich der digitalen Archivierung sein. Die fachliche Qualifizierung der kleineren Archive ist von zentraler Bedeutung, da diese im Verbund die volle Verantwortung für die Erhaltung ihrer Objekte tragen, auch wenn die Arbeitsteilung im Verbund bedingt, dass sie nicht mehr alle Aufgaben der Archivierung selbst durchführen.