Methoden und Instrumente der Internen Kommunikation
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Organisationsentwicklung wird gemeinhin als Prozess verstanden, der eine strategisch geplante, soziokulturelle Veränderung in der Organisation zur Folge hat. Methoden zum Herbeiführen der Veränderung gibt es unzählige. Allen gemein ist, dass sie nur dann erfolgreich und nachhaltig sind, wenn die Veränderungen an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst sind. Mit dem Ziel, die Prozesse innerhalb der Organisation zu verändern und eine deutlich kollaborativere Kultur zu etablieren, startete 2013 ein Projekt zur Einführung eines Intranets an der Universitätsbibliothek der Ludwig-Maximilians-Universität. Durch den enormen Umfang und die hohen Zielsetzungen war ein Vorgehen nach klassischen Wasserfallmodellen wenig erfolgversprechend. Es wurde daher die Methode des Design Thinking angewandt.Positive Veränderungen stellten sich nicht nur für die Mitarbeiter ein, sondern wurden direkt an die Kunden weitergereicht, denn es gibt nichts Besseres als einen Dienstleister, der weiß, was er tut und warum er es tut. Der Vortrag wird: 1. die Methode des Design Thinking anhand der Gestaltung des Intranets erläutern. Ziel ist es auf Grundlage der Prinzipien der Methode zu erläutern, welche kognitiven und strukturellen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um in diesem Kontext gute Entscheidungen treffen zu können. 2. konkret implementierte Lösungen dieses Design-Prozesses aufzeigen. Der Fokus liegt hier vor allem auf den Domänen Controlling, Statistik, Qualitätsmanagement und Kollaboration. 3. erklären, warum sich die Entscheidungen und die daraus abgeleiteten Lösungen vor allem aus den Bereichen Controlling und Statistik positiv auf die Organisation ausgewirkt haben. Das Resultat waren nicht nur effizientere Arbeitsabläufe, zufriedenere Mitarbeiter, bessere Informationsversorgung und die Konservierung von Wissen. Der größte Mehrwert lag im besseren Zusammenwachsen der Organisation, alle ziehen nun an einem Strang.
Kommunikation nach innen wie außen ist ein wichtiges Instrument bei organisatorischem Wandel. Information und Dialog vermitteln Veränderungsnotwendigkeiten und bereiten Neues vor. Nicht umsonst wird diesem Aspekt im Change-Management ein hoher Stellenwert eingeräumt. Zahlreiche Formate und Maßnahmen bieten sich dafür an, von der schriftlichen Bekanntgabe im Intranet bis zum aktivierenden Workshop und Informationsveranstaltungen der Bibliotheksleitung. Anhand verschiedener Beispiele aus der Staatsbibliothek zu Berlin PK (hier zur Einführung von Qualitätsmanagement, bei der Auflage eines Strategieprozesses und der Neuausrichtung des Projektmanagements) werden Kaya Tasci und Eva Haas-Betzwieser zur dortigen Kommunikationspraxis berichten.
Seit Anfang 2011 befindet sich die Stadtbibliothek Nürnberg in einem intensiven Organisationsentwicklungsprozess. Anstöße dazu waren der Neubau der Zentralbibliothek, der die drei bis dahin räumlich getrennten Standorte der Zentralbibliothek unter einem Dach zusammenführte und der organisatorische Zusammenschluss von Stadtbibliothek und Bildungszentrum (VHS) zum Bildungscampus Nürnberg. Bislang sichtbare Ergebnisse des Organisationsentwicklungsprozesses sind die Entwicklung einer neuer Organisationsstruktur, die Implementierung eines Marketingkonzepts, ein neues Gebührenmodell, die Durchführung eines Strategieentwicklungsprozesses mit der Absicht, Zielvereinbarungen daraus abzuleiten. Um die Wirksamkeit dieser einzelnen Managementinstrumente zu erhöhen, ist die Implementierung eines übergreifenden und ganzheitlichen Führungs- und Steuerungskonzeptes ein konsequenter nächster Schritt. Dafür wurde 2014 das auf dem Qualitätsmanagementmodell EFQM basierende Modell Ausgezeichnete Bibliothek“ gewählt. Der Vortrag stellt vor, wie mithilfe dieses QM-Modells ein umfassender, kritisch-analysierender Blick auf alle relevanten Managementfelder der Organisation gelingt und daraus konkrete Verbesserungsprojekte abgeleitet werden. Reflektiert werden Vorgehensweise, Erfolgsfaktoren und erste Ergebnisse.