Prozessoptimierung und Prototyping
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Die ETH Bibliothek in Zürich ist seit langem für ihren institutionalisierten Ansatz für Bibliotheksinnovationen bekannt. So unterhält sie eine eigene Abteilung für Innovation und Entwicklung und ist aktiv tätig im Trendmonitoring. Um jedoch im Zeitalter von Big Data und digitaler Disruption nicht nur die allerneuesten Trends abschöpfen zu können und für die Bibliothek und ihre zukünftige Aufstellung nutzbar zu machen, sondern auch die Trends von übermorgen frühzeitig antizipieren und mitgestalten zu können, gehen wir in der ETH Bibliothek jetzt ganz neue Wege. Die ETH Bibliothek hat zusammen mit Partnern ein Innovationslabor, das ETH Library Lab mit dem nicht geringen Anspruch eines "Prototyping the future ob libraries", gegründet. In dieser Struktur, die ausserhalb jeglicher Tagesgeschäfte der Bibliothek betrieben wird und bewusst auch räumlich separiert ist, experimentieren wechselnde, innovative Fellows und Teams aus allen Disziplinen an den Lösungen der Zukunft und betreiben "Next Level Library Innovation". Der Vortrag erläutert, wie es dazu kam, wie das ETH Library Lab organisiert ist, und welche Ergebnisse man vom ETH Library Lab zu erwarten hat.
Prozessmanagement ist unerlässlich, wenn es um die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Reorganisation von Unternehmen, die Ressourcenplanung oder das Monitoring von Projekten geht. Heutzutage ist die IT-Unterstützung von Geschäftsprozessen Standard. Dennoch sind Themen wie softwareunterstütztes Prozessmanagement und digitales Arbeiten in Bibliotheken sicherlich noch ausbaufähig. Die Technik ist zwar heute in der Regel in allen größeren Bibliotheken vorhanden, ihr Potenzial wird aber längst nicht immer abgerufen. Der Vortrag erläutert, wie Geschäftsprozesse mit Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) modelliert und mit Standardsoftware des Bibliotheksbereichs, genauer: mit JIRA, implementiert werden können. Die Software soll dabei stets so konfiguriert werden, dass sie Arbeit und Prozessabläufe sinnvoll und übersichtlich für die Prozessanwender strukturiert sowie das Monitoring von Projektfortschritt und Aufgabenerledigung unterstützt. Der Vortrag stellt zunächst verschiedene Methoden der Dokumentation von Geschäftsprozessen vor und diskutiert ihre Vor- und Nachteile. Der Schwerpunkt liegt dabei auf EPK, einer grafischen Modellierungssprache für Geschäftsprozesse. Die wichtigsten Elemente und Syntaxregeln von EPK werden vorgestellt. Danach werden Design und Implementierung von Geschäftsprozessen erörtert, die auf vier Schritten basieren: Definition der Soll-Prozesse, Identifikation der mit Software zu unterstützenden Komponenten, Implementieren und Testen des Workflow S. Nach Design und Implementierung der neuen Geschäftsprozesse, können diese produktiv durchgeführt und evaluiert werden. Der Vortrag geht nicht in technische Details, sondern stellt überblicksartig die relevanten Phasen des softwareunterstützten Prozessmanagements vor.
Wie sehen unsere Arbeitsprozesse aus? Wie effizient sind sie und wo können sie verbessert werden? Wie machen wir unsere Workflows für Kolleginnen und Kollegen sowie für unsere Kooperationspartner so transparent, dass der reibungslose Ablauf des Tagesgeschäfts möglich ist? Dies sind die Fragen, die in der SLUB Dresden der Ausgangspunkt für Überlegungen zu einer transparenten und verständlichen Dokumentation aller Geschäftsprozesse waren. Die verbale Beschreibung der Arbeitsabläufe im SLUB-Intranet hatte sich als wenig nützlich erwiesen. Die Ambiguität natürlicher Sprache, die fehlende Maschinenlesbarkeit und nicht zuletzt die mangelnde Einheitlichkeit im Dokumentationsverfahren machten einen systematischen Neuansatz nötig. Die SLUB hat aus diesem Grund 2017 ein Projekt zur Workflow-Visualisierung ihrer Kernprozesse in Angriff genommen. Orientiert haben wir uns an der grafischen Spezifikationssprache für Geschäftsprozesse BPMN 2.0. Die flussdiagrammartige Darstellung schafft Eindeutigkeit, erleichtert die Lesbarkeit und erhöht die Verständlichkeit für alle Beschäftigten. Gleichzeitig werden bei der grafischen Modellierung der Prozesse schnell Optimierungspotentiale und Synergien sichtbar und können oft bereits während der Erfassung umgesetzt werden. Eine spätere Automatisierung von Workflows ist aufgrund der maschinenlesbaren Ablaufsprache ebenfalls möglich.Die Bewertung, Planung, Kontrolle und abschließende Visualisierung der Geschäftsabläufe ist eine konsequente Weiterentwicklung der Prozess-Steuerung, die für den Staatsbetrieb SLUB grundlegende Bedeutung hat. Das jahresübergreifende Projekt wurde als ein strategischer Schwerpunkt der SLUB definiert und unterstützt unsere hausinterne Jahreskampagne "Transparenz und Dialog", die die Verbesserung des Betriebsklimas zum Ziel hat.Im Vortrag erläutern wir den Verlauf des Projekts von der Idee über die Schwierigkeiten bei der Umsetzung bis hin zur Integration in die tägliche Arbeit in der SLUB Dresden.