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Keywords
- Betriebskultur (1)
- Bibliotheksmanagement (1)
- Reorganisation (1)
Language
- German (2)
Auf den 1.1.2022 wurde die Universitätsbibliothek Zürich neu gegründet. Diese umfassende Neuorganisation wurde während vier Jahren in einem Vorprojekt und einem Hauptprojekt vorbereitet sowie zur Umsetzung geführt. Nach anfänglichen Startschwierigkeiten mit heftigem Widerstand aus der Universität gelang es dank eines professionellen Projektmanagements, umfangreichen Kommunikationsmassnahmen und dem Einbezug der verschiedenen Stakeholder die Akzeptanz gegenüber der Reorganisation so zu steigern, dass eine einvernehmliche Übertragung der Ressourcen an die UB möglich wurde. Es wurden die Finanzressourcen (Erwerbungsbudget und Sachmittel) sowie die Räume an die neue UB übertragen. In einem aufwändigen Interessebekundungs- und Stellenbesetzungsverfahren wurden die rund 170 Mitarbeitenden aus ihren früheren Anstellungen an den Fakultäten, Instituten und in der Hauptbibliothek in die neue Organisation transferiert. In der Vorbereitung zeigte sich, dass eine neue und einheitliche Unternehmenskultur ein wichtiger Erfolgsfaktor der neuen UB sein dürfte. Die gewählte Organisationsform soll die Zugehörigkeit zur UB stärken und doch die Diversität und Dezentralität der Standorte respektieren. Dieser neuen Komplexität soll mit einer neuen Führungskultur begegnet werden, die flache Hierarchien, Delegation von Kompetenzen, Autonomie von Expert*innen und eine Gesprächskultur auf Augenhöhe voraussetzt. Ein wichtiges Ziel der Reorganisation war, dass die UB eng mit der ZB Zürich zusammenarbeitet. Hierzu wurde die Rolle der Liaison Librarians völlig neu konzipiert. In gemischten Teams mit Mitarbeitenden der ZB Zürich und der UB sollen sie selbstorganisiert die Verbindung zu den Forschenden, Lehrenden und auch Studierenden pflegen. Im Bereich Data Services u. Open Access wurde ebenfalls ein gemeinsames Team von ZB und UB eingesetzt, das agile Prinzipien nutzen soll. Im Vortrag werden die verschiedenen Massnahmen und ihre allenfalls bereits sichtbaren Ergebnisse vorgestellt.
Im klassischen Change Modell[LT1] (3-Phasen-Modell nach Lewin) folgt nach einer grossen Veränderung eine Phase der Konsolidierung («freeze»). Entsprechend hoffen viele Mitarbeitende, dass nach einem Umbau der Organisation jeweils eine ruhigere Zeit folgt. Die sich immer schneller verändernde Umwelt lässt dies jedoch kaum mehr zu und in jüngerer Vergangenheit folgten nach einem Change eine Phase der Optimierung und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Und auch dies scheint mittlerweile überholt.
Die UB Zürich wurde Anfang 2022 gegründet. Sie resultierte aus der Zusammenführung der Fakultäts-, Institutsbibliotheken sowie der Hauptbibliothek und wurde zum Start im Kern divisional organisiert. Diese Organisationsform schien aufgrund der geografischen Verteilung und der Historie nahe zu liegen. Nach zwei Jahren zeigte sich, dass damit ein erster Schritt getan und auch vieles erreicht wurde, jedoch viele grundsätzliche Fragen weiterhin offenblieben, weil das System nur schwerlich auf Veränderungen reagieren konnte und der Gestaltungsraum von Teams eingeschränkt war.
Die Geschäftsleitung der UB Zürich hat sich deshalb für einen Weg entschieden, der eine allmähliche Transformation zu einer flexibleren Organisationsform zum Ziel hat. Das bedeutet, dass der Change zu einer Grundkonstante wird. Der Prozess startete im Herbst 2023 und soll im Verlauf der nächsten Jahre zu einer mehr funktionalen und netzwerkartigen, agilen Organisation und vor allem auch zu einer neuen Kultur führen.
Im Vortrag werden die Ziele des Vorhabens, das laufende Projekt, eingesetzte Methoden sowie die Erfahrungen der ersten Monate auf dem Weg zur Transformation beleuchtet.