DFG Project No 285717372 Final Report. A Sociotechnical Framework for ECS Benefits Realisation (BECS)

  • The BECS project investigates the benefits arising from the adoption and use of Enterprise Collaboration Systems (ECS). ECS are large-scale collaboration technology infrastructures that provide the software functionality to enable workgroups to organise online team meetings, to create and share information, to coordinate workflows and to collaborate on joint projects, regardless of the location and timing of work activities. When ECS are introduced into organisations there are initial expectations about what can be gained from the system, e.g. improved collaboration, improved communication across silos, etc. Over time, as users gain experience using the system, ideas about what can be achieved change and the ECS become embedded into organisational work practices. However, identifying and understanding the expected benefits of ECS,The BECS project investigates the benefits arising from the adoption and use of Enterprise Collaboration Systems (ECS). ECS are large-scale collaboration technology infrastructures that provide the software functionality to enable workgroups to organise online team meetings, to create and share information, to coordinate workflows and to collaborate on joint projects, regardless of the location and timing of work activities. When ECS are introduced into organisations there are initial expectations about what can be gained from the system, e.g. improved collaboration, improved communication across silos, etc. Over time, as users gain experience using the system, ideas about what can be achieved change and the ECS become embedded into organisational work practices. However, identifying and understanding the expected benefits of ECS, how they evolve over time, and how they contribute to organisational performance is challenging due to a lack of suitable methods and tools to describe (profile), measure and monitor ECS benefits. The BECS project addresses this challenge; the primary focus is on identifying, measuring and monitoring the benefits that arise from ECS implementation and use over time. Through the development of in-depth longitudinal case studies of ECS adoption in leading organisations in the DACH region and empirical analyses of collaboration system use, the research: i) developed practical tools and methods for the measurement of ECS benefits and benefits profiling; ii) provides greater insights into how benefits management is experienced and constituted in practice; and iii) developed a novel and integrated framework that assists researchers and practitioners to coordinate their efforts in developing, implementing and evaluating ECS benefits. The project delivered both practical and theoretical outcomes. The methods and tools developed in the BECS project have been applied in organisations and delivered useful and useable results enabling organisations to understand and monitor the evolving benefits of their ECS. Following the COVID-19 pandemic, this work became of even greater importance as new uses of ECS emerged when organisations adopted large-scale support for hybrid and remote working initiatives. The research findings also provide key theoretical concepts and analytical methods, including the MoBeC framework, Social Collaboration Analytics and Benefits Scorecards. These provide the foundation for subse-quent research projects to examine transformation to digital work and the development of a new stream of research into trace analysis and collaboration analytics more broadly.show moreshow less
  • Fokus der Untersuchungen im BECS-Projekt ist der Nutzen (Benefit), der sich aus der Einführung und Nutzung von Enterprise Collaboration Systems (ECS) ergeben. ECS sind Infrastrukturen für die digitale Unterstützung der Zusammenarbeit. Sie stellen die notwendige Softwarefunktionalität bereit, die es Arbeitsgruppen ermöglicht, Teambesprechungen zu organisieren, Informationen auszutauschen, Arbeitsabläufe zu koordinieren und an gemeinsamen Projekten zu arbeiten – unabhängig von Ort und Zeitpunkt der Arbeitsaktivität. Wenn ECS in Organisationen eingeführt werden, gibt es zunächst Erwartungen darüber, was durch das System erreicht werden kann, z. B. verbesserte Zusammenarbeit oder verbesserte Kommunikation über Silos hinweg. Mit der Zeit, wenn Benutzer Erfahrungen mit dem System sammeln, ändern sich die Vorstellungen darüber, wasFokus der Untersuchungen im BECS-Projekt ist der Nutzen (Benefit), der sich aus der Einführung und Nutzung von Enterprise Collaboration Systems (ECS) ergeben. ECS sind Infrastrukturen für die digitale Unterstützung der Zusammenarbeit. Sie stellen die notwendige Softwarefunktionalität bereit, die es Arbeitsgruppen ermöglicht, Teambesprechungen zu organisieren, Informationen auszutauschen, Arbeitsabläufe zu koordinieren und an gemeinsamen Projekten zu arbeiten – unabhängig von Ort und Zeitpunkt der Arbeitsaktivität. Wenn ECS in Organisationen eingeführt werden, gibt es zunächst Erwartungen darüber, was durch das System erreicht werden kann, z. B. verbesserte Zusammenarbeit oder verbesserte Kommunikation über Silos hinweg. Mit der Zeit, wenn Benutzer Erfahrungen mit dem System sammeln, ändern sich die Vorstellungen darüber, was erreicht werden kann, und die ECS werden in die Arbeitspraktiken der Organisation integriert. Die Identifizierung und das Verständnis des erwarteten Nutzens von ECS, ihrer Entwicklung über die Zeit und ihres Beitrags zur Unternehmensleistung ist jedoch schwierig, da geeignete Methoden und Werkzeuge fehlen, um die Vorteile von ECS zu beschreiben (Profilierung), zu messen und zu überwachen. Das BECS-Projekt befasste sich mit dieser Herausforderung; der Schwerpunkt liegt auf der Identifizierung, Messung und Überwachung des Nutzens, der sich im Laufe der Zeit aus der Implementierung und Nutzung von ECS ergeben. Mit Hilfe von Längsschnittfallstudien zur Einführung von ECS in führenden Organisationen in der DACH-Region und empirischen Analysen der Nutzung von Kollaborationssystemen hat die durchgeführte Forschung die folgenden Ergebnisse hervorgebracht: i) konkrete Tools und Methoden zur Messung des Nutzens von ECS und zur Erstellung von Nutzenprofilen; ii) einen vertieften Einblick in die Art und Weise, wie Nutzenmanagement in der Praxis erfolgreich gestaltet und angewendet werden kann und iii) ein neuartiges, integriertes Rahmenwerk, das Forschende und Praktiker bei der Entwicklung, Implementierung und Bewertung von ECS-Vorteilen unterstützt. Das Projekt lieferte damit sowohl praktische als auch theoretische Ergebnisse. Die im BECS-Projekt entwickelten Methoden und Tools wurden in Organisationen angewendet und lieferten nützliche und nutzbare Ergebnisse, die es Organisationen ermöglichen, den sich ergebenden Nutzen ihres ECS zu verstehen und zu überwachen. Mit Ausbruch der COVID-19-Pandemie wurde dieses Thema noch relevanter, da ECS notwendig wurden, um die notwendige verteilte und hybride Arbeit zu unterstützen. Die Forschungsergebnisse liefern auch wichtige theoretische Konzepte und Analysemethoden, darunter das MoBeC-Framework, Social Collaboration Analytics und Benefits Scorecards. Diese bilden die Grundlage für weiterführende Forschungsprojekte zur Untersuchung der Transformation digitaler Arbeit und der Entwicklung eines neuen Forschungszweigs im Bereich der Spurenanalyse und Kollaborationsanalyse im weiteren Sinne.show moreshow less

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Metadaten
Author:Susan Williams, Petra Schubert
URN:urn:nbn:de:hbz:kob7-26044
DOI:https://doi.org/10.82549/opus4-2604
Parent Title (English):CEIR Report
Series (Serial Number):CEIR Report (2025,1)
Document Type:Part of Periodical
Language:English
Date of Publication (online):2025/11/04
Date of first Publication:2025/07/31
Publishing Institution:Universität Koblenz, Universitätsbibliothek
Creating Corporation:Center for Enterprise Information Research
Release Date:2025/11/04
Tag:Collaboration Software; Digital Transformation; Digital Workplace; Social Collaboration Analytics; Trace Ethnography
GND Keyword:Computer Supported Cooperative Work; Enterprise Collaboration Systems; Benefits Realisation
Page Number:13 Seiten
Note:
ISSN 2751-5109
Institutes:Fachbereich 4 / Institut für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik
BKL-Classification:06 Information und Dokumentation
Licence (German):Es gilt das deutsche Urheberrecht: § 53 UrhG
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