650 Management, Öffentlichkeitsarbeit
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Institut
Die Einführung einer elektronischen Schriftgutverwaltung erfordert den gesamten Lebenszyklus elektronischer Akten und somit auch die Aussonderung und Übernahme in das zuständige Archiv frühzeitig zu bedenken. Das EOM hat sich als erste kirchliche Behörde in Deutschland dieser Entwicklung hin zur elektronischen Schriftgutverwaltung mit Einführung von Domea® angeschlossen. Nach einer
ersten Phase, in der das System nur in ausgewählten OE’s zum Einsatz kam, wird gegenwärtig die elektronische Akte flächendeckend eingeführt, weshalb parallel hierzu auch die Bemühungen um die Archivierung digitaler Unterlagen intensiviert wurden. In vorliegender Arbeit wurde versucht, nicht nur die relevanten Metadaten in Abstimmung mit den Anforderungen der Domea®-Anwenderländer zu ermitteln, die eine geordnete Übernahme aus Domea® in ein Digitales Archiv gewährleisten. Vielmehr sollte die Thematik „Aussonderung aus einem DMS“ auch anhand des Bewertungsaspekts beleuchtet werden,um hieraus neue Möglichkeiten der Bewertung und letztlich der späteren Nutzung zu erarbeiten, die wiederum Auswirkungen auf die auszusondernden Metadaten haben. So wurden etwa im Rahmen der „Aktenkunde“ nicht nur die signifikanten Eigenschaften der Dokumente selbst definiert, es wurden auch die „dokumentimmanenten“ Metadaten mit Angaben zu Historie und Laufweg als signifikant gewertet, die aufgrund ihrer besseren Nutzbarkeit in den Metadaten zu erhalten sind, wenngleich auch andere Formen des dauerhaften Erhalts denkbar sind. Zudem wurden zusätzliche Anforderungen an die Bewertung und Übernahme gestellt, um die vielfältigen Möglichkeiten des Digitalen im Vergleich zur Bewertung von Papierakten zumindest ansatzweise zu nutzen.
Eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist zur Rechtssicherung und zur
Gewährleistung von Rechtsförmlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Kontinuität der behördlichen Verwaltungstätigkeiten notwendig. Durch zunehmend elektronische Arbeitsweisen und neuartige Entwicklungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien sieht sich die Schriftgutverwaltung mit neuen organisatorischen, fachlichen sowie technischen Anforderungen konfrontiert.
Nur langsam und teilweise unzureichend reagiert sie auf diese Entwicklungen. Die Folge ist, dass Behörden längst nicht mehr geschäftsordnungskonform arbeiten und keine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung mehr aufweisen können. Die Masterthesis greift diese Problematik als Ausgangslage auf. Der Fokus wird dabei in der Erarbeitung verschiedener Modelle liegen, mit denen die
Ordnungsmäßigkeit der Schriftgutverwaltung in deutschen Behörden geprüft und bewertet werden kann. Dies soll den öffentlichen Einrichtungen die notwendige
Unterstützung bieten, Qualität und Ordnungsmäßigkeit in der
Schriftgutverwaltung wiederzuerlangen.