340 Recht
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Die Archivierung von Schulunterlagen ist äußerst vielfältig. Neben Unterlagen aus schulischer Provenienz müssen außerdem auch Unterlagen der Schulträger und der Schulaufsichtsbehörden archiviert werden. Hierfür sind neben den kommunalen auch staatliche Archive zuständig. Die Schriftgutverwaltung der meisten Schulen ist stark verbesserungswürdig. Die Archive sollten hier beratend tätig werden. Durch regelmäßige Kontakte zu den einzelnen Schulen kann die Überlieferungsbildung langfristig entscheidend verbessert werden. Zur Sicherung der aktuell noch vorhandenen Altunterlagen empfiehlt sich eine systematische Erfassung und Sichtung aller Schulen innerhalb des eigenen Archivsprengels. Im Vorfeld durchgeführte Recherchen zur Entwicklung des lokalen Schulwesens erleichtern dabei das Vorgehen. Die Bewertung von Schulunterlagen kann durch Bewertungsmodelle vereinfacht werden. Für den staatlichen Bereich liegen solche Modelle bereits vor. Ein kommunales Bewertungsmodell existiert gegenwärtig noch nicht, sollte aber in Kooperation einzelner Kommunalarchive erstellt werden. Darüber hinaus ist eine Zusammenarbeit mit dem jeweils regional zuständigen staatlichen Archiv anzustreben, um eine »Überlieferungsbildung im Verbund« zu erreichen. Für die Übernahme und Kassation von Unterlagen bietet sich ein standardisiertes Verfahren an. Um »wilde Kassationen« zu verhindern, sollten die Kosten für die Aktenvernichtung zentral vom Archiv übernommen werden. Das Kommunalarchiv Minden hat mit einer entsprechenden Regelung seit Jahren gute Erfahrungen gemacht. Bei der Erschließung von Schulunterlagen sollte zur Arbeitserleichterung eine einheitliche Klassifikation für alle Schulbestände verwendet werden. Zentrale Schulunterlagen wie z.B. die Schulchroniken sollten zur leichteren Nutzbarkeit in digitaler Form im Internet präsentiert werden. Bei der Nutzung von bestimmten Schulunterlagen sind neben den archivischen Schutzfristen auch das Urheberrecht und das Recht am eigenen Bild zu beachten. Leider ist hier in manchen Bereichen die Rechtslage nicht immer ganz eindeutig. Hier wäre eine weitere Präzisierung wünschenswert.
Seit 1874 werden Personenstandsregister in den staatlichen Standesämtern geführt. Die dafür errichteten Standesamtsbezirke haben seitdem eine Vielzahl von Wandlungen erfahren. Mit der Übergabe eines Großteils der Personenstandsregister an die zuständigen Archive seit 2010 mussten diese Entwicklungen von den Archiven nachvollzogen werden. Anhand des Landkreises Havelland und der Personenstandsregister in den drei aktiven Archiven wurde in dieser Arbeit der Versuch unternommen, die Entwicklungen so nachzuvollziehen, dass die auch auf andere Gebiete und Archive übertragbar sind. Unter Aufzeigung von Hilfsmitteln für die Erschließung von Zugehörigkeiten zu Standesämtern konnte gezeigt werden, auf welche Art und Weise eine Erschließung funktionieren kann. Am Ende der Arbeit steht für den Landkreis Havelland eine Übersicht, welche sowohl den Wandel der Verwaltungsgrenzen auf Kreis- und Gemeindeebene widerspiegelt als auch die Ermittlung der in den Archiven befindlichen Personenstandsunterlagen beinhaltet und die Zugehörigkeit aller Gemeinden des Landkreises zu den jeweiligen Standesamtsbezirken aufschlüsselt, und dies über eine Zeit von über 140 Jahren.
Die EU-Verordnung Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-Verordnung) bildet die neue rechtliche Grundlage für die Nutzung elektronischer Identifizierungsmittel und elektronischer Signaturen. Ziel der Verordnung ist eine grenzüberschreitende Interoperabilität und Harmonisierung, um dadurch den digitalen Binnenmarkts zu stärken. In der vorliegenden Arbeit wird untersucht, welche konkreten Auswirkungen sich durch das Inkrafttreten der eIDASVerordnung für das Records Management der öffentlichen Verwaltung in Deutschland ergeben. Dafür wird zunächst der aktuelle rechtlich-organisatorische Rahmen des Records Managements in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands beschrieben. Zur Veranschaulichung werden die Prozessabläufe des Robert Koch-Instituts als konkrete Anwendungsbeispiele herangezogen und in Prozessmodellen dargestellt. Im darauffolgenden Kapitel werden die Anforderungen der eIDAS-Verordnung untersucht. Es wird erarbeitet, welche Veränderungen sich gegenüber dem vorgestellten Ist-Zustand ergeben und welcher Handlungsbedarf daraus für die betroffenen Behörden entsteht. Die veränderte Rechtslage
und die damit eintretenden Neuerungen im Arbeitsablauf einer Behörde werden abschließend in einer SWOT-Analyse untersucht.