020 Bibliotheks- und Informationswissenschaften
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Ziel der Arbeit war es zu untersuchen, ob, wie und unter welchen Bedingungen elektronische Medien in Unternehmensbibliotheken eingesetzt werden können, und eine Grundlage für die Etablierung einer digitalen Bibliothek zu schaffen. Als Basis für die Umsetzung wurden hier vor allem die Erfahrungen der öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken herangezogen und es wurde untersucht, welche Methoden und Werkzeuge sich in das Umfeld von Wirtschaftsunternehmen tradieren lassen und wo Anpassungen erfolgen müssen. Hierbei wurden auch das veränderte Nutzungsverhalten von Nutzern in der digitalen Informationsgesellschaft und die rechtliche Situation einer Untersuchung unterzogen.
Viele Jahrzehnte wurden Archive vor allem als nach außen relativ geschlossene Institutionen gesehen. Dabei wurde die traditionelle Arbeit der Archive von archivwissenschaftlichen Theorien und Erkenntnissen determiniert, wobei dabei das Archivgut und seine Erschließung und langfristige Erhaltung im Mittelpunkt stand. Im Vergleich mit anderen Kultureinrichtungen wie Museen oder Bibliotheken nahmen die Archive dabei stets eine etwas abgeschiedene Position ein, deren Arbeit weniger auf die Öffentlichkeit, als vielmehr auf einen kleinen Wissenschaftskreis ausgerichtet war. Im Zuge von Umstrukturierungen und Sparmaßnahmen in den öffentlichen Verwaltungen besteht auch zunehmend an die Archive die Anforderung, sich zu modernen Dienstleistungseinrichtungen zu entwickeln, die mit modernen Managementinstrumenten geführt werden und strategischen Planungen unterliegen. Die herkömmliche Archivarbeit wird dabei erweitert durch ökonomisch orientierte Sichtweisen, die vor allem die Nutzer des Archivs im Fokus haben. Dabei können die Nutzerkreise grob in drei Gruppen unterteilt werden. Zum einen ist dort die dem Archiv vorgeschaltete Verwaltung, die zumeist auch Träger des Archivs ist und dieses als internen Dienstleister in Anspruch nimmt. Zum anderen ist es die Gruppe der (meist) externen Nutzer des Archivs. Diese Gruppe bildet sich zumeist aus Wissenschaftlern, Heimat- und Familienforschern und anderen Personen und Institutionen, die aus den unterschiedlichsten Motiven ein Interesse an den im Archiv vorhandenen Informationen haben. Als dritte Gruppe sind die Depositare zu nennen, die dem Archiv auf vertraglicher Basis ihre Unterlagen überlassen haben, um deren Sicherung, Erschließung und Benutzung sicher zu stellen. Dabei können die Deposita sowohl aus privaten (Nachlässe) als auch aus institutionellen (z.B. Vereine, Verbände etc.) Unterlagen bestehen. Alleine die archivwissenschaftlichen Methoden bietet bisher wenig bis keine Möglichkeiten, diese neue ökonomisch orientierte Sichtweise der Archive hin zum Nutzer zu beschreiben. Deswegen soll in dieser Masterarbeit mit Hilfe der aus der Volkswirtschaft stammenden Theorie der „Neuen Institutionenökonomik (NIÖ)“ versucht werden, das Verhältnis des Archivs zu diesen ausgewählten Nutzergruppen zu untersuchen. Die NIÖ unterstellt, dass jedes Handeln geprägt ist von spezifischen Interessen der Beteiligten, die jeweils ihren Nutzen zu maximieren suchen und deswegen zu opportunistischen Handlungsweisen neigen. Dabei haben der Grad des möglichen Opportunismus und die Ausnutzung von Informationsasymetrien, mit der die Beteiligten versuchen, ihre jeweiligen Interessen durchzusetzen und die dadurch entstehenden Interessenskonflikte und Unsicherheiten direkten Einfluss auf die Kosten und die Effizienz des Handelns der Beteiligten. Um diese individuellen Interessen zu steuern, bedarf es bestimmter Regularien, die in der NIÖ als sog. Institutionen bezeichnet werden.
Auch das Handeln des Archivs und den o.g. Nutzergruppen ist geprägt von individuellen Interessen. Hier dienen die Archivgesetzte, Nutzungsordnungen und Depositalverträge im Sinne der NIÖ als diejenigen Institutionen, durch die das Handeln der o.g. Gruppen geregelt ist und Interessenkonflikte und Kosten verursachende Auseinandersetzungen vermieden werden. Vor allem mit drei Bausteinen der NIÖ, der Principal-Agent-Theorie, der Transaktionskostentheorie und der Property-Rights-Theorie soll untersucht werden, wie sich die individuellen Interessen dieser Nutzergruppen auf die Institutionen (Archivgesetzte, Nutzungsordnungen und Depositalverträge) auswirken und wie diese ausgestaltet sein müssen, um Interessenkonflikten frühzeitig zu begegnen, anfallende Transaktionskosten1 möglichst gering zu halten und letzten Endes produktiv miteinander zu kooperieren.
Veränderungen des Archivrechts unter den Herausforderungen der digitalen Langzeitarchivierung
(2014)
Fragestellungen:
Inwiefern werden die Archivgesetze des Bundes und der Länder den Herausforderungen der Digitalisierung und der digitalen Langzeitarchivierung gerecht, welche Änderungen sind in den aktuellen Gesetzesnovellen erfolgt, welcher Änderungsbedarf besteht heute und in Zukunft?
Ergebnisse:
Die Archivgesetze der ersten Gesetzgebungswelle der 1990er Jahre haben es verstanden, ihrer Zielsetzung entsprechend einen angemessenen Ausgleich zwischen den Polen Datenschutz und Datennutz zu erreichen. Insbesondere die unterschiedlichen Sperrfristregelungen geraten im Zuge der Informationsfreiheitsgesetzgebung zunehmend unter Druck.
Hinsichtlich des im digitalen Zeitalter überholten Unterlagenbegriffs und der Einbeziehung laufend aktualisierter Datenbanksysteme haben die jüngsten Archivgesetznovellen praktikable Vorschläge unterbreitet. Zu diskutieren bleibt die rechtliche Fixierung einer verstärkten Vorfeldarbeit der Archive bei der Einführung und Anpassung von IT-Systemen in den Verwaltungen sowie der Etablierung digitaler Standards. Hinsichtlich der Bewahrung und Sicherung digitaler Informationen ist auf eine rechtliche Anerkennung der Archive als "trusted custodians" hinzuwirken sowie die Ermöglichung von Verbundlösungen zur digitalen Langzeitarchivierung bzw. der Auftragsspeicherung digitaler Daten. Für die Zukunft sind vielfältige, auch neue oder noch unbekannte Nutzungsformen digitaler Daten denkbar, welche es unter datenschutz- und urheberrechtlichen Aspekten zu diskutieren und ggf. archivgesetzlich zu flankieren gilt.
Ratsinformationssysteme sind zunehmend Teil der städtischen Rats- und Verwaltungsarbeit geworden. Als Serviceangebot für Ratsmitglieder, E-Government-Angebot für die Öffentlichkeit und zur Arbeitsoptimierung in der öffentlichen Verwaltung haben nicht nur größere, sondern inzwischen auch kleinere Kreise, Städte und Gemeinden Ratsinformationssysteme (RIS) eingeführt. Ihre Aufgabe ist es, Daten, Informationen und Dokumente der Rats- und Verwaltungstätigkeit für das kommunale Vertretungsgremium zentral zusammen zu führen und einen komfortablen, benutzerorientierten Zugriff übers Intraoder Internet zu erlauben. So können mithilfe von RIS Ratsprotokolle, Sitzungsvorlagen und -einladungen, Informationen zu Fraktionen und Ratsmitgliedern derart abgefragt werden, dass Ratsmitgliedern die Aufbewahrung dieser Unterlagen zu Hause erspart, der Verwaltung die Papierrecherche abgenommen und den Bürgerinnen und Bürgern die Ratsarbeit transparenter gemacht wird. RIS enthalten oder verweisen auf Informationen und Unterlagen, die in Kommunen allgemein als archivwürdig gelten und oftmals eine zentrale sowie zeitlich weit zurückreichende Überlieferung der Kommune ausmachen. Sie liegen nun aber nicht mehr allein in papierner, sondern auch in digitaler Form in einem Informationssystem vor.
Es darf als gesichert angenommen werden, dass jedes Kommunalarchiv in Deutschland Fotografien in seinen Beständen überliefert. Die Arbeit mit fotografischen Objekten erfordert häufig einen besonderen archivfachlichen, konservatorischen und technischen Umgang.
Umso überraschender ist daher die Beobachtung, dass diese spezielle Archivgutgattung in der einschlägigen Literatur und auch in den archivfachlichen Diskussionen eher geringe
Aufmerksamkeit erfährt. An diesem Punkt setzt die vorliegende Arbeit an. Ziel ist es einen umfassenden Überblick über alle relevanten Aspekte der Fotoarchivierung zu geben und darüber hinaus einen Leitfaden für die praktische Archivarbeit zu entwickeln. Dabei wurde die Arbeit so strukturiert, dass sich der Leser zielgerichtet informieren kann, ohne dass eine vollständige Lektüre erforderlich ist. Natürlich kann im Rahmen der vorliegenden Arbeit das teils sehr komplexe Thema der Fotoarchivierung nicht vollumfänglich bearbeitet werden, weshalb bei der Ausarbeitung besonderer Wert auf entsprechende Hinweise zu weiterführender Literatur und
aktuellen Forschungsbeiträgen gelegt wurde. Die Ausführungen richten sich speziell an kleinere Archive wie Kommunal- und Kreisarchive, die häufig mit geringeren personellen und finanziellen Mitteln ausgestattet sind und im Vergleich zu größeren Einrichtungen oder speziellen Fotosammlungen nicht unbedingt über die erforderliche technische Ausstattung oder entsprechende Vorkenntnisse verfügen. Mit der Arbeit soll vor allem ein größeres Bewusstsein für die fotografische Überlieferung
geschaffen, aber auch Unsicherheiten im archivischen Umgang mit Fotoquellen abgebaut und leicht umsetzbare Archivierungsmaßnahmen aufgezeigt werden.
Durch die Emergenz des Digitalen und die damit verbundenen technologischen Entwicklungen hat sich nicht nur die Lebenswelt vieler Menschen verändert, sondern auch der Informationssektor hat hierdurch neue Möglichkeiten erhalten, seine Kernaufgaben der Erschließung, Verfüg- und Nutzbarmachung von Ressourcen innovativ umzusetzen. Hierbei scheint der Bereich der Schriftgutverwaltung oder des Records Management eine Sparte zu sein, welche in starkem Traditionsbewusstsein die Prinzipien der Papierwelt in elektronische Umgebungen transferiert hat, wobei der potentielle Mehrwert einer elektronischen Systemumgebung nur bedingt zum Tragen kommen kann. Insbesondere im Kontext der Informationsorganisation und der Ordnungssysteme eröffnet sich durch ein digitales Umfeld eine Mehrdimensionalität, welche eine Papierumgebung nicht bieten kann. Dennoch scheint der Rückgriff auf hierarchische Ordnungssysteme wie Aktenpläne außer Frage zu stehen und somit stellt sich die Frage nach der Bedeutung, der Tragweite und der Unverzichtbarkeit von Aktenplänen im Records Management.
Vor diesem Hintergrund soll die Frage erläutert werden, ob das Primat der Aktenpläne trotz erweiterter Möglichkeiten als vorherrschendes Ordnungsprinzip im Records Management gerechtfertigt ist.
Cloud-Computing ist charakterisiert durch die gemeinsame netzbasierte Nutzung physischer Ressourcen und deren unmittelbare und bedarfsgerechte Anpassung durch den Nutzer. Eine Zentralisierung von Archivspeicher-Kapazitäten und Dienstleistungen ist aktuell auch in der digitalen Langzeitarchivierung zu beobachten, zum Beispiel durch den Aufbau digitaler Magazine auf Landesebene bzw. in den Nationalbibliotheken oder im Rahmen der Deutschen Digitalen Bibliothek. Diese Ressourcen sind in der Regel auch durch kleinere Institutionen und Einrichtungen ohne eigene technische Infrastruktur nutzbar. Nichtöffentliche Cloud-basierte IT-Lösungen eignen sich besonders für die digitale Archivierung in Wirtschaftsunternehmen. Eine derartige OAlS-konforme Externalisierung des digitalen
Archivspeichers ist einerseits flexibel und kostengünstig, erfordert aber auf der anderen Seite neue organisatorische, technische und rechtliche Ansätze der archivischen Praxis. Cloud-basierte Lösungen bieten neue, leistungsfähige flexible IT-Dienste und Ressourcen auf allen Ebenen : Hardware, Software, Anwendungsentwicklung. Cloud-basierte Lösungen entlasten damit die Archivarbeit durch die Bereitstellung sicherer und skalierbarer Archivspeicher und reduzieren so den Kostenaufwand. Der Einsatz Cloud-basierter Lösungen führt auf der einen Seite zu einer Zentralisierung der Daten und Dienste und auf der anderen Seite zu einer Dezentralisierung der Anwendungen und Nutzung mit entsprechenden Konsequenzen für die digitale Archivierung.
Die Bestandserhaltung digitaler Informationen mittels der Definition von signifikanten Eigenschaften
(2014)
Die Archivwelt steht angesichts der rapide zunehmenden Menge an digitalen Informationen vor der Herausforderung, dass digitale Archivalien (z.B. elektronische Akten oder Datenbanken) im Gegensatz zu analogen Objekten (wie etwa Pergamenturkunden oder Papierakten) einem steten technologischen Wandel unterliegen. Diese Veränderungen, die sich auf die Hardware, die Software und/oder die Dateiformate auswirken, können einerseits die Haltbarkeit und andererseits die Authentizität und Integrität der Informationen erheblich beeinträchtigen. Den technologischen Wandel muss ein Archivar fortwährend im Blick behalten und darauf reagieren, damit die digitalen Informationen dauerhaft und vertrauenswürdig erhalten bleiben. Die zeitlich unbegrenzte Bewahrung digitaler Objekte erfordert also eine aktive Archivierung – im Gegensatz zu analogen Archivalien, die, nach ggf. konservatorischen Maßnahmen, weitgehend statisch archiviert werden können. Spätestens seit den 1990er Jahren sind in Projekten und Publikationen zahlreiche Lösungsansätze für die Archivierung von digitalen Objekten erarbeitet worden. Die Masterarbeit nimmt mit der Definition von signifikanten Eigenschaften einen wesentlichen Aspekt dieser Lösungsstrategien in den Fokus. Die Untersuchung verfolgt methodisch einen deduktiven Ansatz, um so dem Leser allgemein das mitunter fremde und komplexe Thema der digitalen Bestandserhaltung und der signifikanten Eigenschaften als einem konkreten Lösungsansatz nachvollziehbar zu vermitteln. Um die Nachvollziehbarkeit weiter zu fördern, werden in einem Glossar die wesentlichen Termini aus dem Bereich der digitalen Archivierung definiert. So wird ein einheitliches Vokabular für die für einen Laien mitunter fremden und in der Fachwelt heterogen besetzten Termini vermittelt und in der Arbeit verwendet. Kurz: Das Ziel ist es, dem Leser die aktuell zunehmend drängenden Schwierigkeiten der digitalen Archivierung umfassend, das heißt terminologisch wie thematisch sowie im Allgemeinen und im Konkreten nahezubringen. Damit sollen einerseits ein Problembewusstsein gegenüber digitalen Archivalien geschärft und andererseits Lösungen angeboten werden. Inhaltlich wird im ersten Hauptkapitel die digitale Archivierung allgemein vorgestellt. Dabei werden die Unterschiede zwischen analogen und digitalen Objekten, die Probleme bei der digitalen Bestandserhaltung sowie die verschiedenen Erhaltungsmaßnahmen (Analogisierung, Gerätemuseum, Emulation, Migration) beschrieben. Der zweite Hauptabschnitt widmet sich den signifikanten Eigenschaften als einem konkreten Teilaspekt der Migrationsstrategie. Hier wird die Entwicklung des Modells der signifikanten Eigenschaften in verschiedenen Projekten und Publikationen vorgestellt und dann ein entsprechendes allgemeines Modell definiert sowie der Frage nachgegangen, wann die wesentlichen Merkmale eines digitalen Objekts festgelegt werden müssen. Anschließend wird untersucht, inwieweit sich Parallelen zwischen dem Projekt zum intrinsischen Wert und den signifikanten Eigenschaften ergeben. Schließlich werden zwei unterschiedliche Modelle hinsichtlich eines konkreten Anhaltspunkt für die Definition von signifikanten Eigenschaften präsentiert: der „designated community“- sowie der Provenienzansatz. Danach folgt die Begründung, weshalb die Festlegung von wesentlichen Merkmalen auch einer Bewertungstätigkeit gleichkommt. Abschließend wird untersucht, inwieweit sich die unterschiedlichen Modelle für den Anhaltspunkt in die große Bewertungsdiskussion (Schellenberg vs. Booms) einbetten lassen und welche Rückschlüsse sich aus möglichen Parallelen ergeben. In einem abschließenden Resumée werden die zentralen, im Verlauf der Untersuchung gewonnenen Erkenntnisse zusammengetragen.