020 Bibliotheks- und Informationswissenschaften
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Anforderungen an und Vergleich von Archivierungssystemen am Beispiel des Stadtarchivs Nürnberg
(2016)
Ziel der Arbeit ist ein Vergleich von Systemen zur digitalen Langzeitarchivierung. Ausgangspunkte sind der geplante Aufbau eines Digitalen Archivs im Stadtarchiv Nürnberg und die Übernahme von elektronischen Akten aus einem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS). Der Vergleich der Archivierungssysteme beschränkt sich auf den Übernahmeprozess, d. h. auf die Funktionseinheit Ingest des OAIS-Referenzmodells. Der Ingestprozess wirkt sich auf die Bewahrung der Integrität und Authentizität digitaler Objekte sowie auf die Bestandserhaltung aus. Daher soll festgestellt werden, wie sich die Systeme u.a. bei der Identifizierung und Validierung von Dateiformaten, bei Formatkonvertierungen, im Umgang mit Metadaten und bei der Dokumentation des Übernahmeprozesses sowie bei der Bildung von Archivinformationspaketen unterscheiden.
In einem prozessorientierten Ansatz wird zunächst ein modellhafter Übernahmeprozess für elektronische Akten aus einem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) entworfen. Anhand dieses Übernahmeprozesses wird ein Anforderungskatalog entwickelt, der als Grundlage für Gespräche mit Anbietern von Archivierungssystemen dient. Die Merkmale der Archivierungssysteme werden einander gegenübergestellt. Anhand der Auswertung werden Empfehlungen für das Stadtarchiv Nürnberg gegeben, worauf bei der Entscheidung für ein Archivierungssystem zu achten ist. Betrachtet werden die Systeme DIMAG (Landesarchiv Baden-Württemberg, Hessisches Landesarchiv, Staatliche Archive Bayerns), DiPS bzw. DiPS.kommunal (HP/SER, Stadt Köln, Landschaftsverband Westfalen-Lippe), FAUST 8 Professional (Land Software-Entwicklung) und scopeOAIS (scope solutions ag).
Die Übernahme von analogen Bauakten abgerissener Gebäude zur Dokumentation des städtischen Raumes stellt in allen kommunalen Archiven große Herausforderungen an die
archivischen Ressourcen. Neben den Bauakten sollten jedoch auch andere Überlieferungen einbezogen werden, um das Stadtbild ausreichend zu dokumentieren. Eine Komplettarchivierung bedeutet enorme finanzielle Anforderungen durch die archivischen Aufgaben Übernahme, Erschließung und Verwahrung. Für eine Auswahlarchivierung sollten Archivare „Kenntnisse der Landesbaugesetzgebung, insbesondere der Befugnisse der zuständigen Bauaufsichtsbehörde und des Bauantragsverfahrens erwerben. Vor allem die häufigen Wechsel der bauaufsichtlichen Zuständigkeit in den 1990er Jahren müssen beachtet werden. Außerdem erweisen sich gute Kontakte zu der jeweiligen UBAB als hilfreich. Das Archiv sollte dieser gegenüber als Dienstleister auftreten, mit seiner Kompetenz werben und unnötige Hürden abbauen. Die Etablierung von Bauaktenarchiven als Zwischenarchive in Zuständigkeit des Archivs könnte somit für beide Seiten gewinnbringend sein.
Personal Digital Archiving
(2016)
Durch die Digitalisierung der Gesellschaft entstehen in immer stärkerem Ausmaß Dateisammlungen privater Bürger, die für sie persönlich relevante Unterlagen enthalten. Gleichzeitig wird durch ein ungünstiges Nutzerverhalten und technische Risiken die dauerhafte Nutzbarkeit dieser privater Daten bedroht. Die Arbeit untersucht, welche Gefahrenquellen für die dauerhafte Erhaltung von persönlichen digitalen Unterlagen existieren und betrachtet Möglichkeiten und Ansätze für private Archivlösungen. Dazu werden die Erkenntnisse der professionellen Digitalen Archivierung auf ihre Anwendbarkeit im privaten Rahmen evaluiert und ein Lösungsansatz für die dauerhafte und sichere Bewahrung privater Datensammlungen erstellt. Zudem wird die mögliche Rolle der Archive bei der Etablierung des Themas Personal
Digital Archiving untersucht.
Die Archivierung von Schulunterlagen ist äußerst vielfältig. Neben Unterlagen aus schulischer Provenienz müssen außerdem auch Unterlagen der Schulträger und der Schulaufsichtsbehörden archiviert werden. Hierfür sind neben den kommunalen auch staatliche Archive zuständig. Die Schriftgutverwaltung der meisten Schulen ist stark verbesserungswürdig. Die Archive sollten hier beratend tätig werden. Durch regelmäßige Kontakte zu den einzelnen Schulen kann die Überlieferungsbildung langfristig entscheidend verbessert werden. Zur Sicherung der aktuell noch vorhandenen Altunterlagen empfiehlt sich eine systematische Erfassung und Sichtung aller Schulen innerhalb des eigenen Archivsprengels. Im Vorfeld durchgeführte Recherchen zur Entwicklung des lokalen Schulwesens erleichtern dabei das Vorgehen. Die Bewertung von Schulunterlagen kann durch Bewertungsmodelle vereinfacht werden. Für den staatlichen Bereich liegen solche Modelle bereits vor. Ein kommunales Bewertungsmodell existiert gegenwärtig noch nicht, sollte aber in Kooperation einzelner Kommunalarchive erstellt werden. Darüber hinaus ist eine Zusammenarbeit mit dem jeweils regional zuständigen staatlichen Archiv anzustreben, um eine »Überlieferungsbildung im Verbund« zu erreichen. Für die Übernahme und Kassation von Unterlagen bietet sich ein standardisiertes Verfahren an. Um »wilde Kassationen« zu verhindern, sollten die Kosten für die Aktenvernichtung zentral vom Archiv übernommen werden. Das Kommunalarchiv Minden hat mit einer entsprechenden Regelung seit Jahren gute Erfahrungen gemacht. Bei der Erschließung von Schulunterlagen sollte zur Arbeitserleichterung eine einheitliche Klassifikation für alle Schulbestände verwendet werden. Zentrale Schulunterlagen wie z.B. die Schulchroniken sollten zur leichteren Nutzbarkeit in digitaler Form im Internet präsentiert werden. Bei der Nutzung von bestimmten Schulunterlagen sind neben den archivischen Schutzfristen auch das Urheberrecht und das Recht am eigenen Bild zu beachten. Leider ist hier in manchen Bereichen die Rechtslage nicht immer ganz eindeutig. Hier wäre eine weitere Präzisierung wünschenswert.