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Institut
Personal Digital Archiving
(2016)
Durch die Digitalisierung der Gesellschaft entstehen in immer stärkerem Ausmaß Dateisammlungen privater Bürger, die für sie persönlich relevante Unterlagen enthalten. Gleichzeitig wird durch ein ungünstiges Nutzerverhalten und technische Risiken die dauerhafte Nutzbarkeit dieser privater Daten bedroht. Die Arbeit untersucht, welche Gefahrenquellen für die dauerhafte Erhaltung von persönlichen digitalen Unterlagen existieren und betrachtet Möglichkeiten und Ansätze für private Archivlösungen. Dazu werden die Erkenntnisse der professionellen Digitalen Archivierung auf ihre Anwendbarkeit im privaten Rahmen evaluiert und ein Lösungsansatz für die dauerhafte und sichere Bewahrung privater Datensammlungen erstellt. Zudem wird die mögliche Rolle der Archive bei der Etablierung des Themas Personal
Digital Archiving untersucht.
Durch die Emergenz des Digitalen und die damit verbundenen technologischen Entwicklungen hat sich nicht nur die Lebenswelt vieler Menschen verändert, sondern auch der Informationssektor hat hierdurch neue Möglichkeiten erhalten, seine Kernaufgaben der Erschließung, Verfüg- und Nutzbarmachung von Ressourcen innovativ umzusetzen. Hierbei scheint der Bereich der Schriftgutverwaltung oder des Records Management eine Sparte zu sein, welche in starkem Traditionsbewusstsein die Prinzipien der Papierwelt in elektronische Umgebungen transferiert hat, wobei der potentielle Mehrwert einer elektronischen Systemumgebung nur bedingt zum Tragen kommen kann. Insbesondere im Kontext der Informationsorganisation und der Ordnungssysteme eröffnet sich durch ein digitales Umfeld eine Mehrdimensionalität, welche eine Papierumgebung nicht bieten kann. Dennoch scheint der Rückgriff auf hierarchische Ordnungssysteme wie Aktenpläne außer Frage zu stehen und somit stellt sich die Frage nach der Bedeutung, der Tragweite und der Unverzichtbarkeit von Aktenplänen im Records Management.
Vor diesem Hintergrund soll die Frage erläutert werden, ob das Primat der Aktenpläne trotz erweiterter Möglichkeiten als vorherrschendes Ordnungsprinzip im Records Management gerechtfertigt ist.
Die Hauptfragestellung dieser Arbeit war es, herauszufinden, welchen Nutzen bzw. Mehrwert die App für die Archive und die Öffentlichkeit hat. Weiterhin galt es, herauszufinden, wohin sich der Trend im Kontext Service und Dienstleistungsqualität für die Nutzer, durch Unterstützung der sich aktuell bietenden technischen Möglichkeiten, entwickelt und ob Apps in der Archivwelt an Bedeutung gewinnen können. Unter Beachtung der Case Studies im bibliothekarischen und kulturwissenschaftlichen Bereich, aber auch generell im Bereich der Dienstleistungen, ist die Frage, ob Apps in der Archivwelt an Bedeutung gewinnen können, wohl mit einem klaren „Ja!“ zu beantworten.
Verbundlösungen bieten durch eine kooperative Nutzung einer gemeinsamen technischen und organisatorischen Infrastruktur Möglichkeiten und Wege, eine OAIS-konforme Archivierung trotz allerorten knapper finanzieller und personeller Ressourcen in der Praxis zu realisieren. Damit stellen sie sich insbesondere für kleine und mittlere Archive als vielversprechender Lösungsweg dar. Die Verbünde schaffen durch die Bereitstellung einer technischen und organisatorischen Infrastruktur für ein digitales Archiv die notwendigen Voraussetzungen für kleine und mittlere Archive, um ihre Bestände zu archivieren.
Die in den Verbünden bestehenden vielfältigen Angebote für Schulungen und Supportleistungen, Informationsmaterialien zur selbstständigen Weiterbildung sowie Austauschmöglichkeiten mit anderen Verbundteilnehmern können für kleine und mittlere Einrichtungen der Schlüssel zur Erlangung von Kompetenzen im Bereich der digitalen Archivierung sein. Die fachliche Qualifizierung der kleineren Archive ist von zentraler Bedeutung, da diese im Verbund die volle Verantwortung für die Erhaltung ihrer Objekte tragen, auch wenn die Arbeitsteilung im Verbund bedingt, dass sie nicht mehr alle Aufgaben der Archivierung selbst durchführen.
Ziel der Arbeit war es zu untersuchen, ob, wie und unter welchen Bedingungen elektronische Medien in Unternehmensbibliotheken eingesetzt werden können, und eine Grundlage für die Etablierung einer digitalen Bibliothek zu schaffen. Als Basis für die Umsetzung wurden hier vor allem die Erfahrungen der öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken herangezogen und es wurde untersucht, welche Methoden und Werkzeuge sich in das Umfeld von Wirtschaftsunternehmen tradieren lassen und wo Anpassungen erfolgen müssen. Hierbei wurden auch das veränderte Nutzungsverhalten von Nutzern in der digitalen Informationsgesellschaft und die rechtliche Situation einer Untersuchung unterzogen.
Die Bestandserhaltung digitaler Informationsobjekte bildet für jede Kultureinrichtung eine Herausforderung. Die Les- und Interpretierbarkeit von Digitalisaten hängt von einer komplexen technischen und Nutzungsumgebung ab, welche neben den Objekten mit Maßnahmen wie die Migration zu erhalten ist. Erhaltungsmaßnahmen schränken die Authentizität digitaler Objekte ein, weshalb ihnen eine Bewertungsentscheidung vorausgeht, die Definition signifikanter Informationseigenschaften. Der Prozess der digitalen Bestandserhaltung gestaltet sich äußerst komplex, verlangt die Ausrichtung auf Standards wie das OAIS-Modell und PREMIS und eine stetige individuelle Anpassung auf Umgebungs- und Objektveränderungen. Daher kümmern sich hauptsächlich entstehende Verbundlösungen vermehrt neben der Nutzbarmachung auf Portalen wie die DDB um die langfristige Sicherung und Verfügbarkeit von digitalem Kulturgut, was aus Gründen der Nachhaltigkeit notwendig erscheint. Nach der Definition der signifikanten Formateigenschaften und einem Einlieferungs- und Dokumentationskonzept signifikanter Informationseigenschaften zielt die Masterarbeit anhand des Brandenburger Digitalisierungsprojekts „Populare Schriftzeugnisse“ darauf ab, angesichts einer angestrebten strategischen Verbundlösung zwischen der Koordinierungsstelle Brandenburg-digital und der Servicestelle Digitalisierung am Konrad-Zuse-Institut Berlin einen prototypischen Gesamt-Workflow für die Erhaltung digitaler Kulturobjekte mittels der Migrationsstrategie zu entwickeln. Die Umsetzung berücksichtigt die OAIS-Konformität – insbesondere die Funktionseinheit Preservation Planning – und die Eignung des in der End-Archivierungslösung der digiS verwendeten Open-Source-Archivierungssystems Archivematica.
Die EU-Verordnung Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-Verordnung) bildet die neue rechtliche Grundlage für die Nutzung elektronischer Identifizierungsmittel und elektronischer Signaturen. Ziel der Verordnung ist eine grenzüberschreitende Interoperabilität und Harmonisierung, um dadurch den digitalen Binnenmarkts zu stärken. In der vorliegenden Arbeit wird untersucht, welche konkreten Auswirkungen sich durch das Inkrafttreten der eIDASVerordnung für das Records Management der öffentlichen Verwaltung in Deutschland ergeben. Dafür wird zunächst der aktuelle rechtlich-organisatorische Rahmen des Records Managements in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands beschrieben. Zur Veranschaulichung werden die Prozessabläufe des Robert Koch-Instituts als konkrete Anwendungsbeispiele herangezogen und in Prozessmodellen dargestellt. Im darauffolgenden Kapitel werden die Anforderungen der eIDAS-Verordnung untersucht. Es wird erarbeitet, welche Veränderungen sich gegenüber dem vorgestellten Ist-Zustand ergeben und welcher Handlungsbedarf daraus für die betroffenen Behörden entsteht. Die veränderte Rechtslage
und die damit eintretenden Neuerungen im Arbeitsablauf einer Behörde werden abschließend in einer SWOT-Analyse untersucht.