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Die Archivierung von Schulunterlagen ist äußerst vielfältig. Neben Unterlagen aus schulischer Provenienz müssen außerdem auch Unterlagen der Schulträger und der Schulaufsichtsbehörden archiviert werden. Hierfür sind neben den kommunalen auch staatliche Archive zuständig. Die Schriftgutverwaltung der meisten Schulen ist stark verbesserungswürdig. Die Archive sollten hier beratend tätig werden. Durch regelmäßige Kontakte zu den einzelnen Schulen kann die Überlieferungsbildung langfristig entscheidend verbessert werden. Zur Sicherung der aktuell noch vorhandenen Altunterlagen empfiehlt sich eine systematische Erfassung und Sichtung aller Schulen innerhalb des eigenen Archivsprengels. Im Vorfeld durchgeführte Recherchen zur Entwicklung des lokalen Schulwesens erleichtern dabei das Vorgehen. Die Bewertung von Schulunterlagen kann durch Bewertungsmodelle vereinfacht werden. Für den staatlichen Bereich liegen solche Modelle bereits vor. Ein kommunales Bewertungsmodell existiert gegenwärtig noch nicht, sollte aber in Kooperation einzelner Kommunalarchive erstellt werden. Darüber hinaus ist eine Zusammenarbeit mit dem jeweils regional zuständigen staatlichen Archiv anzustreben, um eine »Überlieferungsbildung im Verbund« zu erreichen. Für die Übernahme und Kassation von Unterlagen bietet sich ein standardisiertes Verfahren an. Um »wilde Kassationen« zu verhindern, sollten die Kosten für die Aktenvernichtung zentral vom Archiv übernommen werden. Das Kommunalarchiv Minden hat mit einer entsprechenden Regelung seit Jahren gute Erfahrungen gemacht. Bei der Erschließung von Schulunterlagen sollte zur Arbeitserleichterung eine einheitliche Klassifikation für alle Schulbestände verwendet werden. Zentrale Schulunterlagen wie z.B. die Schulchroniken sollten zur leichteren Nutzbarkeit in digitaler Form im Internet präsentiert werden. Bei der Nutzung von bestimmten Schulunterlagen sind neben den archivischen Schutzfristen auch das Urheberrecht und das Recht am eigenen Bild zu beachten. Leider ist hier in manchen Bereichen die Rechtslage nicht immer ganz eindeutig. Hier wäre eine weitere Präzisierung wünschenswert.