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Die Bestandserhaltung digitaler Informationen mittels der Definition von signifikanten Eigenschaften
(2014)
Die Archivwelt steht angesichts der rapide zunehmenden Menge an digitalen Informationen vor der Herausforderung, dass digitale Archivalien (z.B. elektronische Akten oder Datenbanken) im Gegensatz zu analogen Objekten (wie etwa Pergamenturkunden oder Papierakten) einem steten technologischen Wandel unterliegen. Diese Veränderungen, die sich auf die Hardware, die Software und/oder die Dateiformate auswirken, können einerseits die Haltbarkeit und andererseits die Authentizität und Integrität der Informationen erheblich beeinträchtigen. Den technologischen Wandel muss ein Archivar fortwährend im Blick behalten und darauf reagieren, damit die digitalen Informationen dauerhaft und vertrauenswürdig erhalten bleiben. Die zeitlich unbegrenzte Bewahrung digitaler Objekte erfordert also eine aktive Archivierung – im Gegensatz zu analogen Archivalien, die, nach ggf. konservatorischen Maßnahmen, weitgehend statisch archiviert werden können. Spätestens seit den 1990er Jahren sind in Projekten und Publikationen zahlreiche Lösungsansätze für die Archivierung von digitalen Objekten erarbeitet worden. Die Masterarbeit nimmt mit der Definition von signifikanten Eigenschaften einen wesentlichen Aspekt dieser Lösungsstrategien in den Fokus. Die Untersuchung verfolgt methodisch einen deduktiven Ansatz, um so dem Leser allgemein das mitunter fremde und komplexe Thema der digitalen Bestandserhaltung und der signifikanten Eigenschaften als einem konkreten Lösungsansatz nachvollziehbar zu vermitteln. Um die Nachvollziehbarkeit weiter zu fördern, werden in einem Glossar die wesentlichen Termini aus dem Bereich der digitalen Archivierung definiert. So wird ein einheitliches Vokabular für die für einen Laien mitunter fremden und in der Fachwelt heterogen besetzten Termini vermittelt und in der Arbeit verwendet. Kurz: Das Ziel ist es, dem Leser die aktuell zunehmend drängenden Schwierigkeiten der digitalen Archivierung umfassend, das heißt terminologisch wie thematisch sowie im Allgemeinen und im Konkreten nahezubringen. Damit sollen einerseits ein Problembewusstsein gegenüber digitalen Archivalien geschärft und andererseits Lösungen angeboten werden. Inhaltlich wird im ersten Hauptkapitel die digitale Archivierung allgemein vorgestellt. Dabei werden die Unterschiede zwischen analogen und digitalen Objekten, die Probleme bei der digitalen Bestandserhaltung sowie die verschiedenen Erhaltungsmaßnahmen (Analogisierung, Gerätemuseum, Emulation, Migration) beschrieben. Der zweite Hauptabschnitt widmet sich den signifikanten Eigenschaften als einem konkreten Teilaspekt der Migrationsstrategie. Hier wird die Entwicklung des Modells der signifikanten Eigenschaften in verschiedenen Projekten und Publikationen vorgestellt und dann ein entsprechendes allgemeines Modell definiert sowie der Frage nachgegangen, wann die wesentlichen Merkmale eines digitalen Objekts festgelegt werden müssen. Anschließend wird untersucht, inwieweit sich Parallelen zwischen dem Projekt zum intrinsischen Wert und den signifikanten Eigenschaften ergeben. Schließlich werden zwei unterschiedliche Modelle hinsichtlich eines konkreten Anhaltspunkt für die Definition von signifikanten Eigenschaften präsentiert: der „designated community“- sowie der Provenienzansatz. Danach folgt die Begründung, weshalb die Festlegung von wesentlichen Merkmalen auch einer Bewertungstätigkeit gleichkommt. Abschließend wird untersucht, inwieweit sich die unterschiedlichen Modelle für den Anhaltspunkt in die große Bewertungsdiskussion (Schellenberg vs. Booms) einbetten lassen und welche Rückschlüsse sich aus möglichen Parallelen ergeben. In einem abschließenden Resumée werden die zentralen, im Verlauf der Untersuchung gewonnenen Erkenntnisse zusammengetragen.
Die Einführung einer elektronischen Schriftgutverwaltung erfordert den gesamten Lebenszyklus elektronischer Akten und somit auch die Aussonderung und Übernahme in das zuständige Archiv frühzeitig zu bedenken. Das EOM hat sich als erste kirchliche Behörde in Deutschland dieser Entwicklung hin zur elektronischen Schriftgutverwaltung mit Einführung von Domea® angeschlossen. Nach einer
ersten Phase, in der das System nur in ausgewählten OE’s zum Einsatz kam, wird gegenwärtig die elektronische Akte flächendeckend eingeführt, weshalb parallel hierzu auch die Bemühungen um die Archivierung digitaler Unterlagen intensiviert wurden. In vorliegender Arbeit wurde versucht, nicht nur die relevanten Metadaten in Abstimmung mit den Anforderungen der Domea®-Anwenderländer zu ermitteln, die eine geordnete Übernahme aus Domea® in ein Digitales Archiv gewährleisten. Vielmehr sollte die Thematik „Aussonderung aus einem DMS“ auch anhand des Bewertungsaspekts beleuchtet werden,um hieraus neue Möglichkeiten der Bewertung und letztlich der späteren Nutzung zu erarbeiten, die wiederum Auswirkungen auf die auszusondernden Metadaten haben. So wurden etwa im Rahmen der „Aktenkunde“ nicht nur die signifikanten Eigenschaften der Dokumente selbst definiert, es wurden auch die „dokumentimmanenten“ Metadaten mit Angaben zu Historie und Laufweg als signifikant gewertet, die aufgrund ihrer besseren Nutzbarkeit in den Metadaten zu erhalten sind, wenngleich auch andere Formen des dauerhaften Erhalts denkbar sind. Zudem wurden zusätzliche Anforderungen an die Bewertung und Übernahme gestellt, um die vielfältigen Möglichkeiten des Digitalen im Vergleich zur Bewertung von Papierakten zumindest ansatzweise zu nutzen.
Bei Informationssystemen wie Ratsinformationssysteme (RIS), denen i.d.R. Datenbanken zugrunde liegen, handelt es sich um eine neue Quellenart. Ergo entsteht auf diesem Wege eine potenzielle neue Archivalienart. Aufgrund ihrer Komplexität sowohl hinsichtlich ihres quantitativen Datenumfangs als auch ihrer Struktur bedarf es veränderter Bewertungskriterien, um eine dauerhafte Erhaltung und Nutzbarmachung von Inhalten aus RIS gewährleisten zu können. Inhalt (Umfang, Struktur, Archivwürdigkeit), Nutzungsformen („look and feel“, d.h. Erscheinungsbild und Bearbeitungsformen, signifikante Eigenschaften) sowie Archivfähigkeit müssen gleichermaßen betrachtet werden. Es ist jedoch immer mit Inhalts- und/ oder Funktionsverlust zu rechnen. Der „Königsweg“ für einen Export von Inhalten aus Systemen bilden Schnittstellen. Im Hinblick auf OAIS-Konformität (Open Archival Information System) stellen daher im Rahmen der Übernahme zu konstituierende SIPs (Submission Information Packages, Ablieferungsinformationspakete) einen möglichen Lösungsweg dar.
Die Übernahme von analogen Bauakten abgerissener Gebäude zur Dokumentation des städtischen Raumes stellt in allen kommunalen Archiven große Herausforderungen an die
archivischen Ressourcen. Neben den Bauakten sollten jedoch auch andere Überlieferungen einbezogen werden, um das Stadtbild ausreichend zu dokumentieren. Eine Komplettarchivierung bedeutet enorme finanzielle Anforderungen durch die archivischen Aufgaben Übernahme, Erschließung und Verwahrung. Für eine Auswahlarchivierung sollten Archivare „Kenntnisse der Landesbaugesetzgebung, insbesondere der Befugnisse der zuständigen Bauaufsichtsbehörde und des Bauantragsverfahrens erwerben. Vor allem die häufigen Wechsel der bauaufsichtlichen Zuständigkeit in den 1990er Jahren müssen beachtet werden. Außerdem erweisen sich gute Kontakte zu der jeweiligen UBAB als hilfreich. Das Archiv sollte dieser gegenüber als Dienstleister auftreten, mit seiner Kompetenz werben und unnötige Hürden abbauen. Die Etablierung von Bauaktenarchiven als Zwischenarchive in Zuständigkeit des Archivs könnte somit für beide Seiten gewinnbringend sein.
Archive und Genealogen
(2021)
In der vorliegenden Arbeit soll am Beispiel der Indexierung von Dokumenten beleuchtet werden, ob und wie Archive und Genealogen im Bereich Crowdsourcing zusammenarbeiten können. Der dabei zu untersuchende Gegenstand ist der Indexierungsworkflow des Vereins für Computergenealogie e.V. (CompGen) mit der Geschäftsstelle in Köln. Es soll gezeigt werden, dass eine archivische Zusammenarbeit mit Genealogen durch den Workflow des Vereins für Computergenealogie e.V. für Archive von Vorteil ist. In der Arbeit wird anhand des bereits bestehenden Workflowkonzeptes des CompGens gezeigt, wie Archive und Familiengeschichtsforscher in Projekten mit Bezug zu Crowdsourcing bereits zusammenarbeiten und wie sie ihre Zusammenarbeit im Hinblick auf Crowdsourcing verbessern können. Ferner soll diese Arbeit darstellen, welche Vor- und Nachteile diese Art der Zusammenarbeit für Archive mit sich bringt. Im weiteren Verlauf soll gezeigt werden, ob der Indexierungsworkflow die vorher dargestellten Kriterien stützt und die Nachteile von Crowdsourcing zu vermeiden hilft. Aus dem Erkenntnisgewinn wird anhand des Indizierungsworkflows der Nutzen der Genealogen für Archive erklärt. Ferner soll der Erkenntnisgewinn die Relevanz der gemeinsamen Crowdsourcingprojekte für Archive bewerten.
Die umfassende Untersuchung der Personenstandsgesetzgebung mit Schwerpunkt auf personenbezogene Daten zu Betroffenen und Beteiligten konnte darlegen, dass diese in hoher Konzentration vorhanden sind. Diese Daten spiegeln private Verhältnisse von überwiegend eindeutig bestimmbaren Personen wider. Des Weiteren lässt sich ein Spannungsverhältnis zwischen den Fortführungsfristen und möglichen Schutzfristen erkennen. Die zwei Extreme der Anwendung - grundsätzliche Freigabe und grundsätzliche Sperrung ganzer Bände - können die Folgen einer starren Fristenlösung sein. Diese wird sowohl im Hinblick auf den Schutz der personenbezogenen Daten als auch auf eine liberale Nutzung, je nach Nutzungszweck nicht allen Belangen gleichermaßen gerecht. Die Bedeutung der Schutzwürdigkeit hat somit enorme Auswirkungen auf archivische Arbeitsabläufe, gerade weil eine allgemein gültige Fristenlösung nicht umfassend genug ist. Schützenswerte Belange sind vor allem in Heiratsregistern und Familienbüchern nicht durch die Fortführungsfrist abgedeckt. Dabei muss ein Bewusstsein für die Problematik geschaffen werden, um eine gezielte und effiziente Planung sowie Organisation zu ermöglichen. Eine nachhaltige Prüfung der Unterlagen kann Digitalisierungsvorhaben begünstigen. Diese muss bei bevorstehender Digitalisierung in den Prozess integriert werden. Eine solche Prüfung der Unterlagen kann auch die Nutzungsabläufe begünstigen. Die Thematik bleibt auch hinsichtlich der elektronischen Registerführung sehr wohl bestehen. Sie sollte bei möglichen Übernahmestrategien und den allgemeinen Planungen zur elektronischen Archivierung einbezogen werden.
Die Überlieferungsbildung muss in jedem Kommunalarchiv eigenständig organisiert und dieser Aufgabe ihr Platz in der Prioritätenliste unter den vielen anderen Arbeitsbereichen eines Kommunalarchivs eingeräumt werden. Die Kommunalarchive sind in ihrer Größe und Ausstattung sehr unterschiedlich, nur das Aufgabenspektrum ist überall ähnlich umfassend. Auch das Interkommunale Kreisarchiv Nordhessen (IKAN) muss sich diesem breiten Aufgabenkanon stellen und ihn bestmöglich abdecken. In den Jahren seit seiner Gründung 2017 hat sich die Bewertung immer wieder als ein Engpass in den Prozessabläufen des Archivs erwiesen, was wiederum die Suche nach einer Lösung dieses Problems seit der Gründung antreibt. Als Ziel soll ein Instrumentarium entwickelt werden, das es ermöglicht, die Bewertung im KAV auf ein methodisch solides Fundament zu stellen, das die notwendigen Entscheidungen nachvollziehbar macht und diese auch ausreichend begründet. Die bereits vorhandenen Bewertungspraktiken sollen allerdings nicht einfach verworfen werden. Sie sollen zunächst unter Zuhilfenahme der Praxeologie möglichst dicht beschrieben werden, um nützliche Elemente der Praktiken zu isolieren und in die neuen Bewertungspraktiken zu integrieren.