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Institut
Gebühren im Archiv
(2015)
Die öffentlich-rechtliche Gebühr, wie sie in den Archiven des Bundes und der Länder erhoben wird, weist eine Komplexität auf, die weder den Benutzenden noch den Archiven deutlich genug bewusst ist. Die Gerichtsentscheidung aus Nordrhein-Westfalen belegt den Bedarf, den die Behandlung dieses Themas für einen reibungslosen Ablauf in den Archiven besitzt, nur zu
deutlich. Bei der Betrachtung lässt sich jedoch schnell feststellen, dass die Gebühr und ihre behördliche Umsetzung nicht so eindeutig geregelt sind, wie dies wünschenswert wäre. Während der Kern der Gebühr, die Auferlegung zur Finanzierung einer individuell
zurechenbaren Staatsleistung, feststeht, werden die meisten weiterführenden Details von den jeweiligen Gesetzgebern festgelegt, was zu einer gewissen Uneinheitlichkeit im Gebührenwesen der Bundesrepublik Deutschland geführt hat. Trotzdem haben sich Gemeinsamkeiten etabliert, die der Gebühr eine Identität geben und eine völlige Zersplitterung in der bundesstaatlichen Gesetzgebung verhindern.
Die transparente, betriebswirtschaftliche Vermittlung von Archivaufgaben und Zielen gegenüber der Abteilungsleitung mithilfe von Kennzahlen sowie die interne Steuerung, Planung und Kontrolle von Archivprozessen, Archivpersonal und Archivdienstleistungen bilden für Wirtschaftsarchive wichtige Aufgaben in der Wahrnehmung des Archivmanagements. Bedingt durch den Kostendruck der Unternehmen, bedarf es der Entwicklung von Strategien für Wirtschaftsarchive, um das Aufgabenwachstum mit effektivem und effizientem Ressourceneinsatz zu bewältigen. Das Ansteigen der Aufgaben betrifft zum einen den Bereich Social Media und digitale Archivierung und zum anderen den Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Serviceleistungen für die wirksame Außendarstellung des Unternehmens. Die Existenz der Wirtschaftsarchive hängt vom Unternehmen ab, weswegen sie gefährdet ist, wenn der ökonomische Nutzen und Mehrwert für das Unternehmen nicht herausgestellt wird. Die Balanced Scorecard (BSC) unterstützt als ganzheitliches Führungs- und Controlling-Instrument das strategische und operative Management im Verbund. Aus der Strategie, die durch die kommunikative Einbindung von allen wertschöpfenden ArchivmitarbeiterInnen getragen wird, werden Subziele in den anzugehenden strategischen Themen und auszubauenden Potenzialen definiert und daraus operative Maßnahmen abgeleitet, die zur Zufriedenstellung der NutzerInnen, zur Erfüllung der Strategie und letztendlich zur langfristigen Sicherung der Zukunft des Archivs führen. Bisher setzten sich Archive wenig mit betriebswirtschaftlichen Methoden auseinander – hauptsächlich aus dem Kostenaspekt heraus, seit Kosten-Leistungsrechnungen in der öffentlichen Verwaltung eingeführt wurden. Die vorliegende Arbeit zeigt die Eignung und Nutzung der BSC in Wirtschaftsarchiven am Beispiel des Historischen Archivs des Ostdeutschen Sparkassenverbandes mit einer betriebswirtschaftlichen Herangehensweise von Friedag und Schmidt auf, die auf Non-Profit-Organisationen ausgerichtet ist und eine individuelle Entwicklung der BSC auf die auszubauenden Potenziale des Archivs hin erlaubt.
Viele Jahrzehnte wurden Archive vor allem als nach außen relativ geschlossene Institutionen gesehen. Dabei wurde die traditionelle Arbeit der Archive von archivwissenschaftlichen Theorien und Erkenntnissen determiniert, wobei dabei das Archivgut und seine Erschließung und langfristige Erhaltung im Mittelpunkt stand. Im Vergleich mit anderen Kultureinrichtungen wie Museen oder Bibliotheken nahmen die Archive dabei stets eine etwas abgeschiedene Position ein, deren Arbeit weniger auf die Öffentlichkeit, als vielmehr auf einen kleinen Wissenschaftskreis ausgerichtet war. Im Zuge von Umstrukturierungen und Sparmaßnahmen in den öffentlichen Verwaltungen besteht auch zunehmend an die Archive die Anforderung, sich zu modernen Dienstleistungseinrichtungen zu entwickeln, die mit modernen Managementinstrumenten geführt werden und strategischen Planungen unterliegen. Die herkömmliche Archivarbeit wird dabei erweitert durch ökonomisch orientierte Sichtweisen, die vor allem die Nutzer des Archivs im Fokus haben. Dabei können die Nutzerkreise grob in drei Gruppen unterteilt werden. Zum einen ist dort die dem Archiv vorgeschaltete Verwaltung, die zumeist auch Träger des Archivs ist und dieses als internen Dienstleister in Anspruch nimmt. Zum anderen ist es die Gruppe der (meist) externen Nutzer des Archivs. Diese Gruppe bildet sich zumeist aus Wissenschaftlern, Heimat- und Familienforschern und anderen Personen und Institutionen, die aus den unterschiedlichsten Motiven ein Interesse an den im Archiv vorhandenen Informationen haben. Als dritte Gruppe sind die Depositare zu nennen, die dem Archiv auf vertraglicher Basis ihre Unterlagen überlassen haben, um deren Sicherung, Erschließung und Benutzung sicher zu stellen. Dabei können die Deposita sowohl aus privaten (Nachlässe) als auch aus institutionellen (z.B. Vereine, Verbände etc.) Unterlagen bestehen. Alleine die archivwissenschaftlichen Methoden bietet bisher wenig bis keine Möglichkeiten, diese neue ökonomisch orientierte Sichtweise der Archive hin zum Nutzer zu beschreiben. Deswegen soll in dieser Masterarbeit mit Hilfe der aus der Volkswirtschaft stammenden Theorie der „Neuen Institutionenökonomik (NIÖ)“ versucht werden, das Verhältnis des Archivs zu diesen ausgewählten Nutzergruppen zu untersuchen. Die NIÖ unterstellt, dass jedes Handeln geprägt ist von spezifischen Interessen der Beteiligten, die jeweils ihren Nutzen zu maximieren suchen und deswegen zu opportunistischen Handlungsweisen neigen. Dabei haben der Grad des möglichen Opportunismus und die Ausnutzung von Informationsasymetrien, mit der die Beteiligten versuchen, ihre jeweiligen Interessen durchzusetzen und die dadurch entstehenden Interessenskonflikte und Unsicherheiten direkten Einfluss auf die Kosten und die Effizienz des Handelns der Beteiligten. Um diese individuellen Interessen zu steuern, bedarf es bestimmter Regularien, die in der NIÖ als sog. Institutionen bezeichnet werden.
Auch das Handeln des Archivs und den o.g. Nutzergruppen ist geprägt von individuellen Interessen. Hier dienen die Archivgesetzte, Nutzungsordnungen und Depositalverträge im Sinne der NIÖ als diejenigen Institutionen, durch die das Handeln der o.g. Gruppen geregelt ist und Interessenkonflikte und Kosten verursachende Auseinandersetzungen vermieden werden. Vor allem mit drei Bausteinen der NIÖ, der Principal-Agent-Theorie, der Transaktionskostentheorie und der Property-Rights-Theorie soll untersucht werden, wie sich die individuellen Interessen dieser Nutzergruppen auf die Institutionen (Archivgesetzte, Nutzungsordnungen und Depositalverträge) auswirken und wie diese ausgestaltet sein müssen, um Interessenkonflikten frühzeitig zu begegnen, anfallende Transaktionskosten1 möglichst gering zu halten und letzten Endes produktiv miteinander zu kooperieren.
FRAGESTELLUNG
Wie können kommunale Ein-Personen-Archive mit Hilfe von Archivmanagement ihrer Leitungsaufgabe gerecht werden und ihre Institution besser oder gezielter entwickeln? Dieser Frage wurde in der Masterarbeit anhand der Literatur nachgegangen, nicht ohne mit der eigenen Erfahrung des Verfassers kritisch zu prüfen, ob die Praxistauglichkeit in kleinen Archiven gegeben ist oder nicht.
VORGEHENSWEISE
Unter Berücksichtigung spezifischer Rahmenbedingen kommunaler Ein-Personen-Archive (Non-Profit-Organisation, kein Personal- und Finanzmanagement, hohe Bedeutung persönlicher Kompetenzen) wurde Archivmanagement als Kombination aus Strategischem und Operativem Management definiert. Für eine aus Vision und Mission bzw. Leitbild abzuleitende zukunftssichernde Planung wurde in der betriebswirtschaftlichen, verwaltungswissenschaftlichen und archivfachlichen Literatur nach nutzbaren Ansätzen gesucht. Adaptiert wurde ein Strategieentwicklungsmodell für soziale Non-Profit-Organisationen. Dabei ist die operative Planung auf die archivischen Kernprozesse (Records Management, Überlieferungsbildung, Erschließung, Benutzung, Bestandserhaltung und Öffentlichkeitsarbeit) ausgerichtet worden. Für jeden dieser Geschäftsprozesse wurde eine Teilstrategie entwickelt und ein fiktiver, aber als „Baukasten“ nutzbarer Handlungsrahmen für einen Fünfjahreszeitraum abgeleitet.
ERGEBNISSE
Strategisches Management ist durchaus für kommunale Ein-Personen-Archive nutzbar, wenn die üblichen Schritte der Strategieentwicklung sowohl für Archive adaptiert werden, als auch die Komplexität der Strategieentwicklung pragmatisch reduziert wird. Dabei sind Aspekte des Wettbewerbs zwischen Archiven wohlüberlegt zu berücksichtigen. Nicht zu vernachlässigen ist ein Feedback durch Dritte.
FAZIT
Archivmanagement benötigt mehr öffentliche Fachdiskussion, die letztlich insbesondere kleineren Archiven wichtige Hilfestellungen geben könnte.
Die Hauptfragestellung dieser Arbeit war es, herauszufinden, welchen Nutzen bzw. Mehrwert die App für die Archive und die Öffentlichkeit hat. Weiterhin galt es, herauszufinden, wohin sich der Trend im Kontext Service und Dienstleistungsqualität für die Nutzer, durch Unterstützung der sich aktuell bietenden technischen Möglichkeiten, entwickelt und ob Apps in der Archivwelt an Bedeutung gewinnen können. Unter Beachtung der Case Studies im bibliothekarischen und kulturwissenschaftlichen Bereich, aber auch generell im Bereich der Dienstleistungen, ist die Frage, ob Apps in der Archivwelt an Bedeutung gewinnen können, wohl mit einem klaren „Ja!“ zu beantworten.
Seit 1874 werden Personenstandsregister in den staatlichen Standesämtern geführt. Die dafür errichteten Standesamtsbezirke haben seitdem eine Vielzahl von Wandlungen erfahren. Mit der Übergabe eines Großteils der Personenstandsregister an die zuständigen Archive seit 2010 mussten diese Entwicklungen von den Archiven nachvollzogen werden. Anhand des Landkreises Havelland und der Personenstandsregister in den drei aktiven Archiven wurde in dieser Arbeit der Versuch unternommen, die Entwicklungen so nachzuvollziehen, dass die auch auf andere Gebiete und Archive übertragbar sind. Unter Aufzeigung von Hilfsmitteln für die Erschließung von Zugehörigkeiten zu Standesämtern konnte gezeigt werden, auf welche Art und Weise eine Erschließung funktionieren kann. Am Ende der Arbeit steht für den Landkreis Havelland eine Übersicht, welche sowohl den Wandel der Verwaltungsgrenzen auf Kreis- und Gemeindeebene widerspiegelt als auch die Ermittlung der in den Archiven befindlichen Personenstandsunterlagen beinhaltet und die Zugehörigkeit aller Gemeinden des Landkreises zu den jeweiligen Standesamtsbezirken aufschlüsselt, und dies über eine Zeit von über 140 Jahren.
Die Archivierung von Schulunterlagen ist äußerst vielfältig. Neben Unterlagen aus schulischer Provenienz müssen außerdem auch Unterlagen der Schulträger und der Schulaufsichtsbehörden archiviert werden. Hierfür sind neben den kommunalen auch staatliche Archive zuständig. Die Schriftgutverwaltung der meisten Schulen ist stark verbesserungswürdig. Die Archive sollten hier beratend tätig werden. Durch regelmäßige Kontakte zu den einzelnen Schulen kann die Überlieferungsbildung langfristig entscheidend verbessert werden. Zur Sicherung der aktuell noch vorhandenen Altunterlagen empfiehlt sich eine systematische Erfassung und Sichtung aller Schulen innerhalb des eigenen Archivsprengels. Im Vorfeld durchgeführte Recherchen zur Entwicklung des lokalen Schulwesens erleichtern dabei das Vorgehen. Die Bewertung von Schulunterlagen kann durch Bewertungsmodelle vereinfacht werden. Für den staatlichen Bereich liegen solche Modelle bereits vor. Ein kommunales Bewertungsmodell existiert gegenwärtig noch nicht, sollte aber in Kooperation einzelner Kommunalarchive erstellt werden. Darüber hinaus ist eine Zusammenarbeit mit dem jeweils regional zuständigen staatlichen Archiv anzustreben, um eine »Überlieferungsbildung im Verbund« zu erreichen. Für die Übernahme und Kassation von Unterlagen bietet sich ein standardisiertes Verfahren an. Um »wilde Kassationen« zu verhindern, sollten die Kosten für die Aktenvernichtung zentral vom Archiv übernommen werden. Das Kommunalarchiv Minden hat mit einer entsprechenden Regelung seit Jahren gute Erfahrungen gemacht. Bei der Erschließung von Schulunterlagen sollte zur Arbeitserleichterung eine einheitliche Klassifikation für alle Schulbestände verwendet werden. Zentrale Schulunterlagen wie z.B. die Schulchroniken sollten zur leichteren Nutzbarkeit in digitaler Form im Internet präsentiert werden. Bei der Nutzung von bestimmten Schulunterlagen sind neben den archivischen Schutzfristen auch das Urheberrecht und das Recht am eigenen Bild zu beachten. Leider ist hier in manchen Bereichen die Rechtslage nicht immer ganz eindeutig. Hier wäre eine weitere Präzisierung wünschenswert.
Personal Digital Archiving
(2016)
Durch die Digitalisierung der Gesellschaft entstehen in immer stärkerem Ausmaß Dateisammlungen privater Bürger, die für sie persönlich relevante Unterlagen enthalten. Gleichzeitig wird durch ein ungünstiges Nutzerverhalten und technische Risiken die dauerhafte Nutzbarkeit dieser privater Daten bedroht. Die Arbeit untersucht, welche Gefahrenquellen für die dauerhafte Erhaltung von persönlichen digitalen Unterlagen existieren und betrachtet Möglichkeiten und Ansätze für private Archivlösungen. Dazu werden die Erkenntnisse der professionellen Digitalen Archivierung auf ihre Anwendbarkeit im privaten Rahmen evaluiert und ein Lösungsansatz für die dauerhafte und sichere Bewahrung privater Datensammlungen erstellt. Zudem wird die mögliche Rolle der Archive bei der Etablierung des Themas Personal
Digital Archiving untersucht.
Am Ende dieser Arbeit kann die Fragestellung der Thesis, ob eine Beziehung zwischen politischer Macht und Informationseinrichtungen besteht so beantwortet werden, dass gesellschaftliche und politische Einflüsse auf Informationseinrichtungen einwirken. Das heißt Macht ist nicht als politische Kraft zu verstehen, welche ausschließlich von Regierungseinrichtungen ausgeht. Es konnte auch festgestellt werden, dass Macht nicht durch Gesetz und Verbot wirkt, sondern ein sich immer verändernder Prozess darstellt, welcher durch Menschen beeinflusst und produziert wird. Macht wirkt sich dabei nicht nur von oben nach unten auf Informationseinrichtungen aus. Zum einen besitzen Informationseinrichtungen eine gewisse Autorität, welche ihnen für bestimmte Bereiche die Ausübung von Macht bzw. Einfluss ermöglicht. Zum anderen konnte festgestellt werden, dass vor allem gesellschaftliche und wirtschaftliche Einflüsse auf die Informationseinrichtungen wirken. Dies geschieht auf den Ebenen ihres Medienangebotes, ihrer Servicedienstleistungen und ihrer gesellschaftlichen Stellung. Diskurse und meinungsbildende Debatten, welche eine Gesellschaft formen, produzieren sich vor allem über Medien. Daraus entstehende Konzepte von Ideologien wie der Hegemonie oder dem Habitus werden über Medien kommuniziert. Informationseinrichtungen, deren Hauptaufgabe die Organisation und Bereitstellung von Inhalten dieser Medien sind, werden dadurch unmittelbar in den Prozess der Macht eingebunden. Schlussfolgernd stehen die Informationen, mit denen eine Informationseinrichtung arbeitet immer in einem gesellschaftlich politischen Kontext. Die unkritische und unpolitische Haltung einer Einrichtung hat Einfluss auf die Arbeit mit diesen Informationen. Inhalte und Texte innerhalb einer Informationseinrichtung werden kritiklos im Kontext der gesellschaftlichen Ordnung und des Diskurses übernommen und präsentiert. Nutzer dieser Einrichtung wird damit die Welt entsprechend des ideologischen Konsenses vermittelt. Informationseinrichtungen stehen damit nicht nur in Beziehung zur politischen Macht, sie unterstützen diese durch ihre selbstdefinierte neutrale Position.
Spätestens seit dem „Fall Gurlitt“ sind die Abpressung von Kunstwerken meist jüdischer Besitzer durch das nationalsozialistische Deutschland, der europaweite Raub von Kunst während des Zweiten Weltkriegs und neuerdings auch der Entzug privaten Kulturguts in SBZ und DDR ein Thema, das immer wieder empörte Berichterstattung in den Medien hervorruft.
In Deutschland haben sich Bund, Länder und Kommunen zur Unterstützung der Suche nach entzogenem Kulturgut und zur Rückgabe wiedergefundener Objekte verpflichtet, wenn sich diese heute in öffentlichem Besitz befinden.
Die Provenienzforschung, also die Klärung der Herkunft umstrittener Kunstwerke, ist oft schwierig und ohne Archivrecherchen weitgehend aussichtslos. Diese Recherchen zu ermöglichen und zu unterstützen ist auf Grund der Selbstverpflichtung von Bund, Ländern und Kommunen vor allem eine Aufgabe der staatlichen und kommunalen Archive.
Diese Aufgabe ist relativ neu und vielen Archivaren und Archivarinnen noch nicht bewusst. Möglichkeiten und Grenzen der Unterstützung sind bisher kaum diskutiert. Auch der austausch zwischen Provenienzforschern und Archivaren steht noch am Anfang. Zu diesem Austausch möchte diese Masterarbeit einen Beitrag leisten.
Diskutiert werden im allgemeinen Teil:
- der Weg zur Selbstverpflichtung zur Restituition von NS-Raubgut, die inhaltlichen Probleme und die Schwierigkeiten ihrer Umsetzung;
- die Methodik der Provenienzforschung und die Schlußfolgerungen für eine sie unterstützende archivische Erschließung;
- der aktuelle Stand der archivischen Erschließung zum Zweck der Provenienzforschung am Beispiel mehrerer abgeschlossener Archivprojekte des Deutschen Zentrums für Kulturgutverluste/ Magdeburg.
Die Arbeit entstand im Zusammenhang der Erschließung des Archivbestandes „Kunst und Antiquitäten GmbH“ des Bundesarchivs. Über diese Firma wurde ein Großteil des in der DDR entzogenen Kulturguts in den Westen exportiert, der Bestand ist damit eine zentrale Quelle für die Provenienzforschung.
Der spezielle Teil der Arbeit befasst sich deshalb mit:
- den Formen des Kulturgutentzugs in SBZ und DDR;
- der Geschichte und den Methoden der Kunst und Antiquitäten GmbH;
- dem Charakter des Archivbestandes und der Art seiner Erschließung;
- den sich ergebenden Recherchemöglichkeiten und ihren Grenzen;
- einzelnen methodischen Fragen