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In this article we describe a concept for the digital preservation of the cultural heritage of smaller cultural institutions without their own infrastructure, in order to preserve and use digital objects in the long term. For this purpose, a digital archive will be extended by a pre-ingest component, which will aggregate the digital objects of the cultural institutions and provide access to the archived information. The proposed system for distributed digital preservation can be described by an extended Open Archive Information System (OAIS) reference model—the Outer-Inner OAIS (OO-IO) model. In the Federal state of Brandenburg there are about 340 archives, museums and libraries. Most of them are rather small but of great significance for cultural heritage. The digital preservation of data and information is therefore one of the biggest challenges. Unfortunately, smaller institutions often lack the knowledge and the resources to meet this challenge. The described approach supports these cultural and research institutions in their efforts to preserve cultural heritage.
Der Einsatz von Informationstechnologien in der öffentlichen Verwaltung und den Wirtschaftsunternehmen erfolgt bekanntlich in größerem Umfang seit den 1960er Jahren. E-Government-Initiativen auf allen Verwaltungsebenen führten in den vergangenen Jahren dazu, dass die elektronische Datenverarbeitung in ihren verschiedensten Formen mittlerweile zum Büroalltag gehört. Auch wenn die elektronische Akte bisher in vielen Behörden und Unternehmen noch nicht real ist und die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns über die Papierakte gesichert zu sein scheint, existiert eine große Zahl fachspezifischer IT-Anwendungen, die das Verwaltungshandeln durch eine teilautomatisierte Sachbearbeitung erleichtern sollen. Registratur- und Informationssysteme, elektronische Register, Buchungs- und andere Systeme unterstützen den Bearbeitungsprozess einer spezifischen fachlichen Aufgabe und werden unter dem Begriff der Fachverfahren subsumiert. Die informationstechnische Grundlage dieser Fachverfahren bilden Datenbanksysteme, die in Vergleich zu den herkömmlichen Quellentypen der Urkunden, Amtsbücher und Akten einen neuen Dokumenttyp darstellen. Ursprünglich für die Verwaltung von kaufmännischen Daten entwickelt, bilden Datenbanksysteme heute die Dateninfrastruktur der modernen Informationsgesellschaft. Datenbanksysteme sind nicht nur die Grundlage für die meisten Geschäftsprozesse, sondern auch für vielfältige Webanwendungen (z. B. DMS, CMS). Relationale Datenbanken bilden, oft unsichtbar für den Nutzer, die Datenbasis für die meisten heute verfügbaren Informationssysteme. Sie unterscheiden sich von anderen statischen Dokumenttypen durch ihren ausschließlich digitalen und dynamischen Charakter und beeinflussen bisherige Geschäftsgänge und interne Verwaltungsabläufe ebenso wie auch die Methoden der Archivierung von der Übernahme bis hin zur Nutzung. Angesichts des Alters und der Fülle von Fachverfahren ist es an der Zeit, sich aus archivfachlicher und informationstechnologischer Sicht den Datenbanken als eine archivwürdige Quelle umfassend zu nähern, bestehende Erfahrungen und Lösungsansätze zu nutzen und nachhaltige Verfahren zur Datenbankarchivierung zu entwickeln. Für innovative und praxisrelevante Lösungen muss dabei die archivfachliche Betrachtung des Dokumenttyps Datenbank an erster Stelle stehen. Ähnlich wie eine Urkunden- und Amtsbuchlehre oder Aktenkunde wird künftig eine Datenbankkunde nötig sein, um die Auswirkungen dieses Dokumenttyps auf das Verwaltungshandeln und die Archivierungsstrategien zu beschreiben und vorteilhaft für Archivare und Benutzer in Handlungsstrategien umsetzen zu können. Der Artikel befasst sich mit grundsätzlichen Anforderungen an den archivischen Umgang mit Datenbanken, insbesondere mit den Methoden der Bewertung und dauerhaften Erhaltung der in den Datenbanken gespeicherten Informationen.
Der Beitrag fasst die wichtigsten Aspekte einer Rahmenkonzeption zur digitalen Archivierung zusammen, die für das Unternehmensarchiv der Volkswagen AG 2008 entwickelt wurde. Das Unternehmensarchiv der Volkswagen AG wurde in den letzten Jahren mit Fragen zur Übernahme primär digitaler Objekte aus dem unternehmensweiten Internetauftritt und mit Fragen der Sicherung von elektronischen Unternehmensdaten konfrontiert, die dezentral in den verschiedenen Unternehmensbereichen in der Regel in Datenbanksystemen verwaltet werden. Zunächst wurde daher begonnen, konzeptionelle Überlegungen für die digitale Webarchivierung zu entwickeln und bereichsübergreifend zu diskutieren. Im Verlauf dieser Diskussionen wurde sehr schnell klar, dass die Konzeption und der Aufbau eines digitalen Archivs komplexe Prozesse sind, die nur auf der Grundlage eines Rahmenkonzeptes zur digitalen Archivierung als Teil einer Gesamtstrategie zur Sicherung und langfristigen Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und Daten in einem Unternehmen umgesetzt werden können.