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Entwicklung einer Balanced Scorecard für das staatliche Archivwesen am Beispiel des Landesarchivs Sachsen-Anhalt

  • Archive sind zunehmend mit Kürzungen von Haushaltsmitteln, Personalmangel und Sparzwängen konfrontiert, weshalb dem Archivmanagement und Berichtswesen eine immer bedeutendere Rolle zukommt. Dementsprechend möchten die staatlichen Archivverwaltungen den Einsparungen aktiv begegnen und in der Erfüllung ihres Auftrags handlungsfähig bleiben. Der hohe Rechtfertigungsdruck gegenüber dem Archivträger zwingt Archive dazu, ihre Leistungen zu bemessen, darzustellen und sich mit dazu notwendigen Controlling-Instrumenten auseinanderzusetzen. Die vorliegende Masterarbeit behandelt den Einsatz einer Balanced Scorecard (BSC) im staatlichen Archivwesen und überprüft anhand der Entwicklung einer Methodik und eines Modells am Beispiel des Landesarchivs Sachsen-Anhalt (LASA), inwiefern sich der Einsatz dieses Controlling-Instruments für das LASA und andere staatliche Archivverwaltungen lohnt und übertragen lässt. Mittels der beispielhaften Entwicklung einer Führungs- und Berichts-Scorecard für das LASA zeigt die Arbeit die Vorgehensweise und MethodikArchive sind zunehmend mit Kürzungen von Haushaltsmitteln, Personalmangel und Sparzwängen konfrontiert, weshalb dem Archivmanagement und Berichtswesen eine immer bedeutendere Rolle zukommt. Dementsprechend möchten die staatlichen Archivverwaltungen den Einsparungen aktiv begegnen und in der Erfüllung ihres Auftrags handlungsfähig bleiben. Der hohe Rechtfertigungsdruck gegenüber dem Archivträger zwingt Archive dazu, ihre Leistungen zu bemessen, darzustellen und sich mit dazu notwendigen Controlling-Instrumenten auseinanderzusetzen. Die vorliegende Masterarbeit behandelt den Einsatz einer Balanced Scorecard (BSC) im staatlichen Archivwesen und überprüft anhand der Entwicklung einer Methodik und eines Modells am Beispiel des Landesarchivs Sachsen-Anhalt (LASA), inwiefern sich der Einsatz dieses Controlling-Instruments für das LASA und andere staatliche Archivverwaltungen lohnt und übertragen lässt. Mittels der beispielhaften Entwicklung einer Führungs- und Berichts-Scorecard für das LASA zeigt die Arbeit die Vorgehensweise und Methodik zur Einführung einer BSC auf, von der Strategieentwicklung bis hinunter (top-down) zur Definition von operativen, auf die Strategie abgestimmten Zielen, Aktionen und Kennzahlen. Auf der Grundlage einer SWOT-Analyse werden aktuelle strategische Themen herausgearbeitet. Während die Führungs-Scorecard das strategische Management in den auf staatliche Archivverwaltungen ausgerichteten Perspektiven und strategischen Themen unterstützt, erfüllt die anschließend entwickelte Berichts-Scorecard den Zweck der Kommunikation von erbrachten Leistungen und Wirkungen des Archivs nach innen und außen mit Kennzahlen für relevante Stakeholder, deren Bedeutung mit einer Stakeholder-Analyse ermittelt werden, bevor die aus Sicht der Stakeholder bedeutenden Kennzahlen der Leistungserbringung (output) und Leistungswirkung (outcome) bestimmt werden. Einen breiten Raum widmet die Arbeit dem Thema der Wert- und Wirkungsmessung, das in Archiven bisher wenig rezipiert wurde. Auf Basis des Forschungsstandes im Bibliothekswesen als vergleichbare Kulturerbe-Einrichtung werden Empfehlungen für die Erhebung konkreter qualitativer Kennzahlen in Archiven durch eine konzipierte Umfrage an Nutzende vorgeschlagen. Den Abschluss der Arbeit bilden konkrete Handlungsempfehlungen für das LASA, indem die Empfehlungen aus den Analysen noch einmal in einem Cluster an durchzuführenden Maßnahmen zusammengefasst werden. Hierauf folgen ein Fazit und ein individueller Ausblick für die Anwendung der BSC in Staats- und öffentlichen Archiven.zeige mehrzeige weniger
  • Archives are increasingly confronted with budget cuts, staff shortages and austerity constraints, which is why archival management and reporting are playing an increasingly important role. Accordingly, state archive administrations want to actively counter the savings and remain capable of acting in the fulfilment of their mission. The high pressure to justify themselves to the archives' owners forces archives to measure and present their performance and to deal with the necessary controlling instruments for this. This master's thesis deals with the use of a balanced scorecard (BSC) in state archives and, using the example of the State Archive Saxony-Anhalt (LASA), examines the extent to which the use of this controlling instrument is worthwhile and can be transferred to the LASA and other state archive administrations by developing a methodology and a model. By means of the exemplary development of a management and reporting scorecard for the LASA, the work shows the procedure and methodology for introducing a BSC, from strategyArchives are increasingly confronted with budget cuts, staff shortages and austerity constraints, which is why archival management and reporting are playing an increasingly important role. Accordingly, state archive administrations want to actively counter the savings and remain capable of acting in the fulfilment of their mission. The high pressure to justify themselves to the archives' owners forces archives to measure and present their performance and to deal with the necessary controlling instruments for this. This master's thesis deals with the use of a balanced scorecard (BSC) in state archives and, using the example of the State Archive Saxony-Anhalt (LASA), examines the extent to which the use of this controlling instrument is worthwhile and can be transferred to the LASA and other state archive administrations by developing a methodology and a model. By means of the exemplary development of a management and reporting scorecard for the LASA, the work shows the procedure and methodology for introducing a BSC, from strategy development down (top-down) to the definition of operative goals, actions and key figures aligned with the strategy. Based on a SWOT-analysis, current strategic issues are elaborated. While the management scorecard supports strategic management in the perspectives and strategic topics aligned with state archive administrations, the subsequently developed reporting scorecard fulfils the purpose of communicating the archive's performance and impact internally and externally with key figures for relevant stakeholders, whose significance is determined with a stakeholder analysis before the key figures of performance (output) and impact (outcome) that are significant from the perspective of the stakeholders are determined. The work devotes a large amount of space to the topic of value and impact measurement in archives, which has received little attention in archives to date. Based on the state of research in the library sector as a comparable cultural heritage institution, recommendations for the collection of concrete qualitative key figures in archives are proposed through a designed survey to users. The thesis concludes with concrete recommendations for action for the LASA by summarising the recommendations from the analyses once again in a cluster of measures to be implemented. This is followed by a conclusion and an individual outlook for the application of the BSC in state and public archives.zeige mehrzeige weniger

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Metadaten
Verfasserangaben:Björn SteffenhagenORCiD
URN:urn:nbn:de:kobv:525-32749
übersetzter Titel (Englisch):Developing a balanced scorecard for the state archives administration based on the example of the State Archive Saxony-Anhalt
Verlagsort:Potsdam
Gutachter*in:Marcus Stumpf, Detlev Heiden
Dokumentart:Masterarbeit
Sprache:Deutsch
Datum der Veröffentlichung (online):28.10.2023
Jahr der Erstveröffentlichung:2023
Veröffentlichende Institution:Fachhochschule Potsdam
Titel verleihende Institution:Fachhochschule Potsdam
Datum der Abschlussprüfung:24.03.2023
Datum der Freischaltung:05.01.2024
Freies Schlagwort / Tag:Archiventwicklungsplanung; Archivmanagement; MA Archivwissenschaft; strategisches Controlling
GND-Schlagwort:Archiv; Balanced Scorecard; Controlling
Auflage:überarb. Fassung
Seitenzahl:188
Fachbereiche und Zentrale Einrichtungen:FB5 Informationswissenschaften
DDC-Klassifikation:000 Informatik, Informationswissenschaft, allgemeine Werke
000 Informatik, Informationswissenschaft, allgemeine Werke / 020 Bibliotheks- und Informationswissenschaften
Lizenz (Deutsch):License LogoCreative Commons - CC BY-SA - Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International
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