Aussonderung aus einem Dokumentenmanagementsystem

  • Die Einführung einer elektronischen Schriftgutverwaltung erfordert den gesamten Lebenszyklus elektronischer Akten und somit auch die Aussonderung und Übernahme in das zuständige Archiv frühzeitig zu bedenken. Das EOM hat sich als erste kirchliche Behörde in Deutschland dieser Entwicklung hin zur elektronischen Schriftgutverwaltung mit Einführung von Domea® angeschlossen. Nach einer ersten Phase, in der das System nur in ausgewählten OE’s zum Einsatz kam, wird gegenwärtig die elektronische Akte flächendeckend eingeführt, weshalb parallel hierzu auch die Bemühungen um die Archivierung digitaler Unterlagen intensiviert wurden. In vorliegender Arbeit wurde versucht, nicht nur die relevanten Metadaten in Abstimmung mit den Anforderungen der Domea®-Anwenderländer zu ermitteln, die eine geordnete Übernahme aus Domea® in ein Digitales Archiv gewährleisten. Vielmehr sollte die Thematik „Aussonderung aus einem DMS“ auch anhand des Bewertungsaspekts beleuchtet werden,um hieraus neue Möglichkeiten der Bewertung undDie Einführung einer elektronischen Schriftgutverwaltung erfordert den gesamten Lebenszyklus elektronischer Akten und somit auch die Aussonderung und Übernahme in das zuständige Archiv frühzeitig zu bedenken. Das EOM hat sich als erste kirchliche Behörde in Deutschland dieser Entwicklung hin zur elektronischen Schriftgutverwaltung mit Einführung von Domea® angeschlossen. Nach einer ersten Phase, in der das System nur in ausgewählten OE’s zum Einsatz kam, wird gegenwärtig die elektronische Akte flächendeckend eingeführt, weshalb parallel hierzu auch die Bemühungen um die Archivierung digitaler Unterlagen intensiviert wurden. In vorliegender Arbeit wurde versucht, nicht nur die relevanten Metadaten in Abstimmung mit den Anforderungen der Domea®-Anwenderländer zu ermitteln, die eine geordnete Übernahme aus Domea® in ein Digitales Archiv gewährleisten. Vielmehr sollte die Thematik „Aussonderung aus einem DMS“ auch anhand des Bewertungsaspekts beleuchtet werden,um hieraus neue Möglichkeiten der Bewertung und letztlich der späteren Nutzung zu erarbeiten, die wiederum Auswirkungen auf die auszusondernden Metadaten haben. So wurden etwa im Rahmen der „Aktenkunde“ nicht nur die signifikanten Eigenschaften der Dokumente selbst definiert, es wurden auch die „dokumentimmanenten“ Metadaten mit Angaben zu Historie und Laufweg als signifikant gewertet, die aufgrund ihrer besseren Nutzbarkeit in den Metadaten zu erhalten sind, wenngleich auch andere Formen des dauerhaften Erhalts denkbar sind. Zudem wurden zusätzliche Anforderungen an die Bewertung und Übernahme gestellt, um die vielfältigen Möglichkeiten des Digitalen im Vergleich zur Bewertung von Papierakten zumindest ansatzweise zu nutzen.zeige mehrzeige weniger

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Metadaten
Verfasserangaben:Michael Volpert
URN:urn:nbn:de:kobv:525-8900
Untertitel (Deutsch):Erarbeitung eines Metadatenkonzepts für das DMS Domea® im Erzbischöflichen Ordinariat München
Gutachter:Karin Schwarz, Christian Keitel
Dokumentart:Masterarbeit
Sprache:Deutsch
Datum der Veröffentlichung (online):09.03.2015
Jahr der Erstveröffentlichung:2012
Veröffentlichende Institution:Fachhochschule Potsdam
Titel verleihende Institution:Fachhochschule Potsdam
Datum der Freischaltung:09.03.2015
GND-Schlagwort:Archiv; Archivbestand; Bewertung; Software; Metadaten; Aussonderung; elektronische Publikation; Akte; Registratur; Dokumentenverwaltungssystem; Konzeption
Seitenzahl:135
Fachbereiche und Zentrale Einrichtungen:FB5 Informationswissenschaften
DDC-Klassifikation:000 Informatik, Informationswissenschaft, allgemeine Werke / 020 Bibliotheks- und Informationswissenschaften
600 Technik, Medizin, angewandte Wissenschaften / 650 Management, Öffentlichkeitsarbeit
Lizenz (Deutsch):License LogoCC - Namensnennung-Nicht kommerziell-Keine Bearbeitung