TY - JOUR A1 - Schwarz, Karin T1 - Ratsinformationssysteme in Kommunalarchiven JF - Brandenburgische Archive : Berichte und Mitteilungen aus den Archiven des Landes Brandenburg N2 - Ratsinformationssysteme sind zunehmend Teil der städtischen Rats- und Verwaltungsarbeit geworden. Als Serviceangebot für Ratsmitglieder, E-Government-Angebot für die Öffentlichkeit und zur Arbeitsoptimierung in der öffentlichen Verwaltung haben nicht nur größere, sondern inzwischen auch kleinere Kreise, Städte und Gemeinden Ratsinformationssysteme (RIS) eingeführt. Ihre Aufgabe ist es, Daten, Informationen und Dokumente der Rats- und Verwaltungstätigkeit für das kommunale Vertretungsgremium zentral zusammen zu führen und einen komfortablen, benutzerorientierten Zugriff übers Intraoder Internet zu erlauben. So können mithilfe von RIS Ratsprotokolle, Sitzungsvorlagen und -einladungen, Informationen zu Fraktionen und Ratsmitgliedern derart abgefragt werden, dass Ratsmitgliedern die Aufbewahrung dieser Unterlagen zu Hause erspart, der Verwaltung die Papierrecherche abgenommen und den Bürgerinnen und Bürgern die Ratsarbeit transparenter gemacht wird. RIS enthalten oder verweisen auf Informationen und Unterlagen, die in Kommunen allgemein als archivwürdig gelten und oftmals eine zentrale sowie zeitlich weit zurückreichende Überlieferung der Kommune ausmachen. Sie liegen nun aber nicht mehr allein in papierner, sondern auch in digitaler Form in einem Informationssystem vor. KW - Informationssystem KW - Archiv KW - Verwaltung KW - Dienstleistung KW - Archivierung KW - Schriftgut KW - Dokumentenverwaltungssystem Y1 - 2014 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:kobv:525-9128 SN - 2190-6351 N1 - Der Beitrag ist die schriftliche Fassung des Vortrags auf dem Brandenburgischen Archivtag am 18. April 2013 in Forst (Lausitz). IS - 31 SP - 17 EP - 23 PB - BLHA CY - Potsdam ER - TY - JOUR A1 - Schwarz, Karin T1 - Master Informationswissenschaften an der FH Potsdam BT - Archivwissenschaft vertiefen und verbinden JF - Archivar KW - Hochschulbildung KW - Informationswissenschaften KW - Archiv KW - Beruf KW - Berufsbild KW - Arbeitsmarkt KW - Masterstudium Y1 - 2015 SN - 0003-9500 VL - 68 IS - 4 SP - 317 EP - 321 CY - Düsseldorf ER - TY - CHAP A1 - Schwarz, Karin T1 - Archive T2 - Grundlagen der Informationswissenschaft KW - Informations- und Dokumentationswissenschaft KW - Archiv Y1 - 2023 SN - 978-3-11-076904-3 U6 - https://doi.org/10.1515/9783110769043-007 SP - 93 EP - 101 PB - DeGruyter CY - Berlin ER - TY - JOUR A1 - Däßler, Rolf A1 - Schwarz, Karin T1 - Archivierung und dauerhafte Nutzung von Datenbankinhalten aus Fachverfahren BT - Eine neue Herausforderung für die digitale Archivierung JF - Archivar N2 - Der Einsatz von Informationstechnologien in der öffentlichen Verwaltung und den Wirtschaftsunternehmen erfolgt bekanntlich in größerem Umfang seit den 1960er Jahren. E-Government-Initiativen auf allen Verwaltungsebenen führten in den vergangenen Jahren dazu, dass die elektronische Datenverarbeitung in ihren verschiedensten Formen mittlerweile zum Büroalltag gehört. Auch wenn die elektronische Akte bisher in vielen Behörden und Unternehmen noch nicht real ist und die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns über die Papierakte gesichert zu sein scheint, existiert eine große Zahl fachspezifischer IT-Anwendungen, die das Verwaltungshandeln durch eine teilautomatisierte Sachbearbeitung erleichtern sollen. Registratur- und Informationssysteme, elektronische Register, Buchungs- und andere Systeme unterstützen den Bearbeitungsprozess einer spezifischen fachlichen Aufgabe und werden unter dem Begriff der Fachverfahren subsumiert. Die informationstechnische Grundlage dieser Fachverfahren bilden Datenbanksysteme, die in Vergleich zu den herkömmlichen Quellentypen der Urkunden, Amtsbücher und Akten einen neuen Dokumenttyp darstellen. Ursprünglich für die Verwaltung von kaufmännischen Daten entwickelt, bilden Datenbanksysteme heute die Dateninfrastruktur der modernen Informationsgesellschaft. Datenbanksysteme sind nicht nur die Grundlage für die meisten Geschäftsprozesse, sondern auch für vielfältige Webanwendungen (z. B. DMS, CMS). Relationale Datenbanken bilden, oft unsichtbar für den Nutzer, die Datenbasis für die meisten heute verfügbaren Informationssysteme. Sie unterscheiden sich von anderen statischen Dokumenttypen durch ihren ausschließlich digitalen und dynamischen Charakter und beeinflussen bisherige Geschäftsgänge und interne Verwaltungsabläufe ebenso wie auch die Methoden der Archivierung von der Übernahme bis hin zur Nutzung. Angesichts des Alters und der Fülle von Fachverfahren ist es an der Zeit, sich aus archivfachlicher und informationstechnologischer Sicht den Datenbanken als eine archivwürdige Quelle umfassend zu nähern, bestehende Erfahrungen und Lösungsansätze zu nutzen und nachhaltige Verfahren zur Datenbankarchivierung zu entwickeln. Für innovative und praxisrelevante Lösungen muss dabei die archivfachliche Betrachtung des Dokumenttyps Datenbank an erster Stelle stehen. Ähnlich wie eine Urkunden- und Amtsbuchlehre oder Aktenkunde wird künftig eine Datenbankkunde nötig sein, um die Auswirkungen dieses Dokumenttyps auf das Verwaltungshandeln und die Archivierungsstrategien zu beschreiben und vorteilhaft für Archivare und Benutzer in Handlungsstrategien umsetzen zu können. Der Artikel befasst sich mit grundsätzlichen Anforderungen an den archivischen Umgang mit Datenbanken, insbesondere mit den Methoden der Bewertung und dauerhaften Erhaltung der in den Datenbanken gespeicherten Informationen. KW - Archivwesen KW - Digitalisierung KW - Datenbank KW - Langzeitarchivierung KW - Verwaltung KW - Datenbanksystem KW - Datenstruktur Y1 - 2010 UR - https://www.archive.nrw.de/sites/default/files/media/files/Archivar_1_10.pdf SN - 0003-9500 VL - 63 IS - 1 SP - 6 EP - 18 PB - Landesarchiv Nordrhein-Westfalen CY - Düsseldorf ER - TY - JOUR A1 - Schwarz, Karin T1 - Die Evaluierung des Politischen Archivs im Auswärtigen Amt durch die FH Potsdam BT - Zur transparenten Zugänglichkeit des Archivs und zu archivischen Arbeitsweisen im Politischen Archiv JF - Archivar N2 - Die Zugänglichkeit von Archivgut gehört zu den Grundsätzen einer Demokratie, die damit Verwaltungs- und politisches Handeln für den Bürger nachvollziehbar und kontrollierbar macht. Umso mehr steht die Legitimität von Archiven im Fokus, wenn diese Grundsätze gefährdet zu sein scheinen und Benutzer den Eindruck haben, in ihrem Recht auf Zugang zum Archivgut behindert zu werden. Die Benutzung im Politischen Archiv (PA) wird seitens der Benutzer als sehr positiv eingeschätzt. Dieses Ergebnis einer internationalen Benutzerumfrage deckt sich größtenteils mit den Einschätzungen einer Projektgruppe der Fachhochschule Potsdam. Beide widerlegen somit auch das bislang oftmals kolportierte Bild einer restriktiven Archivpolitik des Politischen Archivs, welches bis heute von einer Unabhängigen Historikerkommission, das die Vergangenheit des Amts in dessen Auftrag erforschte, gepflegt wird. Dabei wird immer wieder deutlich, dass eine Beurteilung des Politischen Archivs auf der Grundlage von Fakten anstatt von Vermutungen dringender denn je geboten ist. Allerdings ist eine Skepsis gegenüber der Erfüllung der archivischen Demokratiefunktion im Politischen Archiv zunächst durchaus nachvollziehbar: Sie macht sich vor allem am Organisationsstatus des PA fest, denn es ist in die Organisation seines Registraturbildners und Trägers integriert und bildet ein Referat innerhalb des Auswärtigen Amts. Der als demokratischem Grundprinzip erachteten Trennung von Archiv und Registratur(bildner) läuft es organisatorisch zuwider. Skeptiker sehen somit die Unabhängigkeit archivischer Tätigkeit, vor allem bei der Bewertung und Auswertung von Quellen, wegen der Weisungsgebundenheit innerhalb des Auswärtigen Amts gefährdet. Der Planungsstab des Auswärtigen Amts hat im April 2011 eine Projektgruppe unter Leitung von Karin Schwarz beauftragt, das Politische Archiv im Hinblick auf einen transparenten, benutzungsfördernden Archivzugang und eventuelle Beeinträchtigungen zu prüfen. Im Ergebnis sollten zudem Empfehlungen erarbeitet werden, die die Ansprüche der Benutzer schon im Vorfeld der Benutzung, vor allem bei der Bewertung und Erschließung, umsetzen bzw. fördern können. Für die Durchführung des Projekts waren zwei wesentliche Aspekte entscheidend: 1. die Unabhängigkeit der Projektgruppe in ihrem Handeln und ihren Empfehlungen, 2. die uneingeschränkte Zugänglichkeit zu den Akten und Arbeitsmitteln des Politischen Archivs. Die Projektgruppe1 konnte ihre Arbeit in vollem Umfang umsetzen: Aktenstudium, Benutzerumfrage, Mitarbeiterinterviews und Mitarbeiten bei der Lesesaalbetreuung fanden ungehindert statt. Im Folgenden sind Evaluierungsergebnisse in Auswahl aufgeführt. Auf die Vollständigkeit musste an dieser Stelle verzichtet werden. KW - Diplomatischer Dienst KW - Politik KW - Archivbestand KW - Transparenz Y1 - 2012 SN - 0003-9500 IS - 3 SP - 288 EP - 291 PB - Landesarchiv Nordrhein-Westfalen CY - Düsseldorf ER -