Projektplanung und strategisches Management
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Im Mai 2019 startete im Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin (Universitätsbibliothek, Fachbibliotheken, Center für Digitale Systeme, Universitätsarchiv) ein zweijähriges Organisationsentwicklungs-Projekt. In diesem Vortrag wird das für die Projektleitung und -koordination verantwortliche Team die Ergebnisse des Projekts vorstellen. Wir stellen den Entwicklungsprozess und die Mitgestaltungsformate unserer neuen Strategie vor und geben einen Einblick in die Inhalte. Außerdem verdeutlichen wir die Funktion der Strategie für die zukünftige Organisationsentwicklung. Aufbauend auf der Strategie wurde eine neue Organisationstruktur entworfen. Mit der Gründung von zwei neuen Abteilungen und der maßgeblichen Umgestaltung der vorhandenen Bereiche ist eine Ausrichtung der Universitätsbibliothek auf die Bedürfnisse der Forschenden, Lehrenden und Studierenden ins Zentrum der Organisation gerückt. Wir stellen die neue Struktur vor und erläutern die Beweggründe für die Veränderungen. Das Change-Projekt veränderte das gesamte Organisationsdesign des Bibliothekssystems. Dazu gehören zum Beispiel Kommunikationsprozesse, Infrastrukturen und ein verändertes Verständnis von Führung. Wir stellen die wichtigsten Veränderungen vor und zeigen die Wege auf, die zu den Entscheidungen geführt haben. Ein Change-Projekt dieser Größe ist eine Herausforderung und erfordert ein hohes Maß an Geduld und eine aufmerksame Gestaltung von Mitgestaltungsprozessen. Wir mussten mehr als die Hälfte des Projektes unter den Bedingungen der COVID-19-Pandemie umsetzen. Wir berichten von den Hürden und Lektionen aus den letzten zwei Jahren. Abschließend werfen wir einen Blick nach vorn und beschreiben, wie Organisationsentwicklung als Daueraufgabe für die gesamte Organisation gedacht, und wie eine planvolle, strategische Fortführung der Veränderungen umgesetzt werden kann.
Die Wertschöpfung von Bibliotheken unterliegt derzeit komplexen und zugleich volatilen Entwicklungen, die eine fundamentale Neuausrichtung des strategischen Managements erfordern. Um in dieser Umwelt die eigenen Möglichkeiten unter Bedingungen permanenter Unsicherheit produktiv gestalten zu können, bedarf es einer robusten Strategiepraxis, die im Management Board der Bibliothek geteilt und gelebt wird. Um die Grundlage für erfolgreiche und wirksame Strategiearbeit zu schaffen, bedarf es der dezidierten Auseinandersetzung mit der eigenen Strategiepraxis. Ein solches Projekt hat die Zentralbibliothek Zürich in einem Forschungsprojekt mit einem Strategieexperten der Universität St. Gallen über drei Jahre durchgeführt. Dabei wurde auf der Basis ethnographischer Beobachtungen der Arbeit der Geschäftsleitung die Strategiepraxis gemeinsam reflektiert, wissenschaftlich angereichert und so sukzessive weiterentwickelt. Für die Strategieforschung ist der ‚Fall‘ Bibliothek von exemplarischer Bedeutung, da sich das Geschäftsfeld von einer stabilen und sicheren Wertschöpfung hin zu neuen Formen entwickelt, in welchen Unsicherheit – eine Grundkomponente von Strategiearbeit – eine bestimmende Rolle einnimmt. Innerhalb des Vortrages möchten wir den produktiven Dialog zwischen Bibliothek und Strategieforschung skizzieren und die Erkenntnisse des Forschungsprojektes resümieren: Die Analyse der verschiedenen Weisen, wie Unsicherheit im Management Board bearbeitet wurde, führte auf fünf Formen der Unsicherheitsarbeit, welche direkte Auswirkungen auf die Produktivität, den Entwicklungshorizont und die möglichen Strategien der Bibliothek hat. Dabei, so zeigte sich, hängt die Entwicklung der eigenen Strategiepraxis im Managementalltag direkt mit dem Zulassen oder Verhindern bestimmter Spielarten von Unsicherheit zusammen. Die Erkenntnisse des Projekts bieten Denk- und Aktionsanstöße für Bibliotheken, die sich systematisch und proaktiv mit ihrer eigenen Zukunft auseinandersetzen wollen.
Seit 2018 finden jedes Jahr im Dezember in der ‚Die Bibliothek Wirtschaft & Management‘ (DBWM) sogenannte „Library Retreats" (LR) statt. Innerhalb von fünf Tagen legt das Fachpersonal der DBWM die Jahresplanung gemeinsam für das Folgejahr fest. Verschiedene Projektideen werden vorgestellt und in wechselnden Gruppenkonstellationen unter Verwendung diverser Methoden (Brainstorming, World Café, User Experience etc.) bearbeitet. Am fünften Tag erfolgt eine Zusammenfassung der Gruppenergebnisse und eine Priorisierung der Projekte für das nächste Jahr. Die Projekte werden in Arbeitspakete mit kontrollierbaren Aufgaben gegliedert, der damit verbundene Workload für die Mitarbeitenden beurteilt und die Zuständigkeiten festgelegt. Jedem Teammitglied wird ein individuelles Zeitkontingent in Form von Avataren für Projektarbeit zugewiesen, das entsprechend auf die Projekte verteilt wird. Kleinere, teambildende Maßnahmen lockern die Veranstaltung auf. Die Ergebnisse werden dokumentiert und stehen als Gesamtdokumentation anschließend zur Verfügung. Dem Team und der Leitung einmal im Jahr diese Zeit zu geben, ermöglicht effizienteres Arbeiten und spart auf lange Sicht sogar Zeit. Alle Teammitglieder kennen zu Jahresbeginn ihre Aufgaben und können sofort in die Projektarbeit einsteigen. Aufgrund der intensiven Vorarbeit im LR entfallen die üblichen Kick-off- und Planungsmeetings. Um den Überblick über die Entwicklung und den Stand der laufenden Projekte zu behalten, finden zusätzlich ca. alle drei Monate eintägige Library Retreats statt. Somit kann flexibel auf Änderungen oder Hindernisse reagiert werden. Unterstützend wurde in der DBWM für die tägliche Planung KANBAN als agile Projektmanagementmethode eingeführt. Aufgrund der Pandemie im Jahr 2020 fand das LR zum ersten Mal als reine Onlineveranstaltung per Zoom statt.
Die Geschichte der "Bibliothekswissenschaft" im deutschsprachigen Raum ist von der grundsätzlichen Debatte darüber geprägt, ob es sich überhaupt um eine eigene Disziplin handelt, andererseits von wechselnden Perspektiven auf die fachliche Ausrichtung, die Methodik und die Verbindung zur bibliothekarischen Praxis. Ohne das nicht unumstrittene Konzept der "Turns" im wissenschaftlichen Umfeld zu bemühen, lässt sich feststellen, dass sich historische, verwaltungswissenschaftliche und informationstheoretische Paradigmen einander ablösten bzw, ineinander übergingen. Derzeit ist es üblich, die Bibliothekswissenschaft - wenn überhaupt - immer gemeinsam mit oder als Teil der Informationswissenschaft zu benennen. Dabei ist der Fokus einerseits auf die digitale Transformation von (wissenschaftlicher) Information und deren Bedingungen, andererseits auf das sich im selben Maß verändernde Verhältnis von "User" und Informationsdienstleister gerichtet. Dies ist entscheidend für die zukünftige Entwicklung von Bibliotheken, aber ist es auch ausreichend? Gleichzeitig lebt man in der bibliothekarischen Praxis eine theoretische Unbeschwertheit, die sich aus unterschiedlichen - meist sozial- und kulturwissenschaftlichen - Kontexten bedient, ohne diese kritisch einzuordnen oder wenigstens genau zu kennen. Dies betrifft z.B. die geradezu märchenhafte Inflation "Dritter Orte" oder auch die teils originellen Herangehensweisen an Themen wie Nutzer:innenbeteiligung oder Servicemarketing. Einerseits werden, wie von Karsten Schuldt beschrieben, Ergebnisse bibliothekswissenschaftlicher Forschung schlicht ignoriert, andererseits, so das Dilemma, finden Praktiker:innen in der Forschungsliteratur oft nicht die gesuchten Antworten. Der Vortrag stellt vor diesem Hintergrund fünf Thesen zu ausgewählten Herausforderungen an Bibliotheken und mögliche Antworten der Bibliothekswissenschaft zur Diskussion - nicht, um einen "Turn" zu initiieren, sondern um mögliche Wege aus dem genannten Dilemma aufzuzeigen.