101. Deutscher Bibliothekartag in Hamburg 2012
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Patron-driven acquisiton is often seen only in connection with electronic resources. The "EVA" project approaches this method in regard to printed material. Inter-library-loan requests can highlight gaps in the local library collection. Subject librarians can use this data for more efficient acquisition and collection building. The "ErwerbungsVorschlags-Assistent" (EVA) is a new module that enables subject librarians to review ILL requests and to decide beforehand if the request should go through or if the specified medium should be acquired for the local collection. ILL requests are automatically compared to specific criterias in regard to their suitability as an acquisition, enriched with external data and presented to the appropriate subject librarian. This new module is fully integrated in the ILL systems of the Northrine-Westphalian library consortium, however specific subsystems are also fit for use with other existing systems. Since October 2011, EVA is in production with several German university libraries. But the conversion of ILL- into acquisition-requests poses also some questions: Is there a competition between ILL and collection building? Is it useful to minimize the number of ILL requests in this way? How is the user experience and service level for patrons impacted? Experiences and preliminary results from the participating libraries are presented and further directions of its new workflows are explored.
Fachreferenten geben ihre Bestellungen an die Erwerbungsabteilung meist durch Kennzeichnungen in Ausdrucken oder eMails weiter. Beide Übermittlungsmethoden bieten jedoch kaum Raum für Optimierungen. Die UB Bamberg entschied sich daher 2009, Fachreferat und Erwerbungsabteilung besser zu verzahnen. Sieben Anforderungen wurden im Vorfeld definiert: 1. Die Fachreferenten sollten automatisiert Literaturdaten aus mehreren online-Quellen (Bibliographien, Katalogen, etc.) in ein einziges Datenbanksystem übernehmen können. 2. Die importierten Datensätze sollten mit Informationen (z.B. RVK-Systemstelle oder Preis) angereichert werden. 3. Die Fachreferenten sollten die gespeicherten Literaturdatensätze bearbeiten und für weitere online-Recherchen nutzen können. 4.Die Fachreferenten sollten die Literaturtitel online an die Erwerbungsabteilung übermitteln. 5. Die Erwerbungsabteilung sollte die übermittelten Daten weitgehend automatisiert in die Bestell- und Katalogisierungssysteme übernehmen können. 6. Das System sollte geringe Kosten verursachen. 7. Das System sollte von anderen Bibliotheken genutzt werden können. Die genannten Anforderungen konnte die UB Bamberg in zwei Projektphasen in den Jahren 2009 und 2011 überwiegend lösen und setzt hierzu erfolgreich das Literaturverwaltungsprogramm Citavi ein. Die meisten Funktionlitäten könnten auch mit anderen Programmen (zotero, endnote, etc.) umgesetzt werden. Für Citavi sprach eine offene Programmierschnittstelle und eine bereits vorhandene Campuslizenz. Für ihre regulären User bietet Citavi bereits eine Vielzahl von Importoptionen, die für bibliothekarische Belange angepasst wurden. Über die offene Schnittstelle konnten weitere Funktionen (z.B. Preisrecherche) durch die UB Bamberg integriert werden. Gleiches galt für die Datenübermittlung und die automatische Weiterverarbeitung in den Systemen der Erwerbungsabteilung.