Management, betriebliche Steuerung
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Wie die Stadtbücherei Frankfurt am Main sich als kompetente Ansprechpartnerin in der rasant voranschreitenden Digitalisierung etablieren und digitale Kompetenzen fördern will – ein Einblick in die Digital-Strategie.
Die Stadtbücherei Frankfurt am Main entwickelt sich zu einer lernenden Organisation und nimmt dabei in ihrer Strategy Map und ihrem aktuellen Digitalstrategie-Prozess, neben zahlreichen weiteren Aspekten, die digitalen Kompetenzen klar in den Fokus. In Anbetracht der rasant fortschreitenden Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung ist es nicht ausreichend, Zugang zu ermöglichen, es muss Auseinandersetzung und Vermittlung an Kolleg*innen genauso wie an Kund*innen stattfinden.
Im Rahmen dieser #vBIB23-Session haben die Teilnehmenden Antworten auf die Frage gesammelt, wie Bibliotheken digitale Kompetenzen kontinuierlich im Innen und Außen fördern können.
Die Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort und die damit verbundenen Herausforderungen und Möglichkeiten sind kein neues Phänomen. Vielerorts waren variable Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeiten von Homeoffice bereits vor 2020 etabliert und akzeptiert.
Allerdings wirkte die Corona-Pandemie wie ein Brennglas und hat eine weitergehende Flexibilisierung vorangebracht. Der Weg in eine neue und hybride Arbeitswelt ist die Herausforderung der nächsten Jahre. Ein Zurück zum Status Quo vor 2020 ist genauso wenig eine Option wie die Fortsetzung einer ausschließlich digitalen Zusammenarbeit wie zu Pandemiezeiten. Es gilt die Vorteile der physischen und digitalen Arbeitswelten zu verknüpfen. Das ist nicht nur für die aktuellen Kolleg:innen von großer Bedeutung. Neben dem Aspekt der Kosten (bspw. für Büroraum) ist im Hinblick auf die weiter zunehmende Knappheit an Fachkräften und die sich verändernden Anforderungen der nachkommenden Generationen an einen Arbeitsplatz ist eine kulturelle, organisatorische und räumliche Neuaufstellung notwendig.
Dieser Beitrag soll theoretische und eigene praktische Erkenntnisse zu den Aspekten Arbeitskultur, Arbeitsorganisation sowie damit verbundene physische und digitale Räume vermitteln, um einen Diskussionsprozess und Austausch anzustoßen. Dabei soll verdeutlicht werden, dass die Aspekte als Teile des Ganzen zu sehen sind, wenn wir die zukünftige Zusammenarbeit gestalten und attraktiv für neue Kolleg:innen sein wollen.
Was ist bei der Planung einer Open Library alles zu bedenken? Was kann alles schiefgehen? Warum ist die Projektkommunikation so wichtig? Bietet die Open Library die Chance Bibliothek neu zu denken oder ist sie am Ende doch nur eine Kopie der personalgeführten Bibliothek? Dies waren die Fragen, die die Teilnehmenden diskutierten. Die Folien enthalten die Ergebnisse der jeweiligen Fragestellungen.
In der Jülich Aachen Research Alliance (JARA) bündeln die RWTH Aachen University und das Forschungszentrum Jülich seit 2007 ihre Kompetenzen in fünf Forschungssektionen, einem JARA-Center sowie vier JARA-Instituten. Gemeinsam werden Forschungsmöglichkeiten erschlossen und Projekte verwirklicht, die den Partnern alleine verwehrt blieben. Diese Zusammenarbeit der Wissenschaft wird nun ergänzt durch eine sehr enge Kooperation der beiden Bibliotheken: Die Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich und die Universitätsbibliothek der RWTH Aachen entwickeln sich und ihre Services gemeinsam weiter, um die Bedingungen für Forschung und Lehre innerhalb von JARA zu verbessern und an beiden JARA-Standorten eine exzellente gemeinsame Informationsinfrastruktur zu schaffen.
Gemäß einem durch die Versammlung der JARA-Vertragspartner gebilligten Konzept konvergieren beide Bibliotheken insbesondere im Hinblick auf Organisations- und Personalentwicklung, Informationsversorgung,
Publikationsunterstützung und Open Access, Datenmanagement und weitere Forschungsunterstützung,
Informationsvermittlung und Beratung, sowie
Digital Workspaces.Im Vortrag werden die Erfahrungen aus den ersten neun Monaten der Kooperation präsentiert und reflektiert. Gezielt werden Herausforderungen und Chancen in den Blick genommen und die Planungen für eine gemeinsame JARA Library GmbH vorgestellt.
Für die Kommunikationskultur innerhalb vieler Einrichtung stellte die Covid-19-Pandemie eine Prüfung dar. Aufgrund der Schließung von Bibliotheken und der sich immer wieder ändernden Beschlusslage waren Absprachen nicht nur dringender als zuvor. Es war auch schwieriger, sie aufgrund der einhergehenden Einführung von Homeoffice zu initiieren und zu treffen. Dies betraf nicht nur regelmäßige Besprechungen, sondern vor allem die vielen kleinen informellen Zusammentreffen auf dem Flur oder in der Teeküche.
Um diesem Zustand entgegen zu wirken, hat die Universitätsbibliothek Hildesheim im Sommer 2020 das Chat-Tool Rocket.Chat zur internen Kommunikation eingeführt. Diese von der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG) gehostete Open-Source-Lösung bot nicht nur Datensicherheit, sondern auch die Möglichkeit, ortsunabhängig Informationen zu teilen, Absprachen zu treffen und Diskussionen zu führen.
Bereits Ende des Jahres 2020 wurde die Zufriedenheit mit diesem zusätzlichen Kommunikationskanal in einer kurzen Umfrage im Rahmen einer Abschlussarbeit in Erfahrung gebracht. Um längerfristige Auswirkungen genauer zu erfragen, wurden im Frühjahr 2022 Interviews mit allen Kolleg_innen durchgeführt. Die 15 Fragen umfassenden Untersuchung beinhalteten Fragen zur Nutzung, zur Präferenz von Kommunikationskanälen und zur generellen Einschätzung zur Kommunikationskultur innerhalb der Universitätsbibliothek. Ergänzend wurden drei allgemeine Kanäle quantitativ untersucht und den Ergebnissen der Interviews gegenübergestellt.
Am 1.1.2022 ging die neue Universitätsbibliothek Zürich in Betrieb. Vorangegangen waren Phasen von teils heftigem Widerstand seitens Fakultäten und Studierender, der im Rahmen des Projekts Aufbau der Universitätsbibliothek aufgefangen werden konnte. Es gelang, die Betroffenen einzubeziehen und in die Lösungsfindung zu integrieren. Im Endeffekt wurden sämtliche Ressourcen (Personal, Sachmittel, Räume) von den Fakultäten an die neu gegründete UB übertragen. Im Vortrag wird dieser Prozess beschrieben mit seinen Herausforderungen und den getroffenen Lösungen. Mit dem Start anfangs 2022 begann dann der konkrete Aufbau einer einheitlichen Organisation. Geblieben sind die dezentralen Standorte (frühere Instituts- und Fakultätsbibliotheken) und die Zahl der Mitarbeitenden. Geändert hat sich fast alles: die meisten Mitarbeitenden haben neue Funktionen, arbeiten in neuen Teams und mussten die Arbeitsprozesse in ihrem Aufgabengebiet neugestalten. Die UB gliedert sich in sechs Bereiche mit örtlich und fachlich zusammengefassten Bibliotheken, bzw. Standorten. Diese Standorte sollen zum grössten Teil ohne Personal geführt werden, wofür die Infrastruktur angepasst werden muss. Hinzu kommt eine gewollte sehr enge Zusammenarbeit mit der Zentralbibliothek Zürich. Es wurden gemischte Teams gebildet, allen voran die Liaison Librarians arbeiten eng in gemischten Teams zusammen. Die UB hat sich einer Kultur der Zusammenarbeit auf Augenhöhe verschrieben und wendet verschiedene Methoden an, die man unter «New Work» subsumieren kann. Die Beteiligung der Mitarbeitenden im Entscheidungsprozess, die Delegation von Kompetenzen an die Basis sind wichtige Elemente dieser neuen Kultur.
Im Vortrag wird ein Fazit nach gut eineinhalb Jahren gezogen. Was funktioniert, wo besteht noch Verbesserungspotential? Und welche Konzepte konnten nicht so umgesetzt werden, wie man sich das in der Projektphase vorgestellt hatte? Und wie hat sich die Kultur der Zusammenarbeit verändert und allenfalls auch bewährt?
NFDI4Culture wird seit Oktober 2020 als Konsortium in der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) gefördert. Ziel von NFDI4Culture ist der Aufbau einer bedarfsorientierten, forschungsgeleiteten Infrastruktur für Forschungsdaten des materiellen und immateriellen Kulturerbes anhand der FAIR- und CARE-Prinzipien. Mit seinem Fokus auf nicht-textuellen Kulturgütern deckt das Konsortium ein breites Spektrum an akademischen Disziplinen und spezifischen Forschungsgegenständen ab: Architektur, Kunstgeschichte, Musikwissenschaft, Tanz- und Theaterwissenschaft, Film- und Medienwissenschaft. Im Konsortium arbeiten 9 antragstellende Institutionen mit 11 Fachgesellschaften sowie mehr als 40 Einrichtungen aus allen Domänen als „Participants“ zusammen, unter ihnen auch eine Reihe von Bibliotheken.
Zentraler Arbeitsschwerpunkt im Konsortium ist die Bereitstellung / Konfektionierung von Services, die Wissenschaftler:innen in allen Phasen des Forschungsdaten-Lebenszyklus bei ihrer Arbeit unterstützen. NFDI4Culture kann dabei auf reiche Erfahrungen aus unterschiedlichen Kontexten zurückgreifen, unter anderem denen der beteiligten Fachinformationsdienste (FID), die mit ihren langjährigen dichten Beziehungen in die Fachgemeinschaften als starke Partner den nachhaltigen Aufbau der auf die Fachcommunities ausgerichteten neuen e-Services, begleiten. Der Vortrag wird eine Reihe dieser Services, wie z.B. Culture Helpdesk, Registry for Tools & Services, Culture Knowledge Graph, Semantik Kompakkt, RADAR4Culture und weitere verschiedene Publikations- und Archivierungsangebote für Forschungsdaten in Schlaglichtern vorstellen. Im Mittelpunkt stehen dabei die unterschiedlichen Vorgehensweisen bei der Genese der Services aus der direkten Zusammenarbeit mit Wissenschaftler:innen heraus. Was kann für eine gemeinsame, enger zwischen Bibliotheken und Konsortien abgestimmte und abgesicherte Entwicklung abgeleitet werden? Welche Nachnutzungsmöglichkeiten gibt es?
Das Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen (hbz) startete 2019 zusammen mit einem Konsortium aus 41 NRW-Hochschulbibliotheken plus ZB MED - Informationszentrum Lebenswissenschaften in das Projekt ‚Go to Alma‘ (kurz: GO:AL). Mit dem Umstieg auf die Cloudgestützte Bibliotheksplattform Alma der Firma Ex Libris sollten sowohl die Verbunddatenbank des hbz als auch die verschiedenen lokal eingesetzten Bibliotheksmanagementsysteme abgelöst werden.
Der Umstieg erfolgt in mehreren 'Waves': Bis dato sind die ersten beiden Waves mit jeweils 6 bzw. 16 Bibliotheken erfolgreich umgezogen. Bis Ende 2023 sollen auch die 22 Bibliotheken der dritten und letzten Wave in Alma arbeiten. Im Projekt gab es inzwischen ‚Zuwachs‘ von drei Universitätsbibliotheken aus Rheinland-Pfalz.
Der hbz-Verbundkatalog war bereits mit der ersten Welle im April 2021 in die Alma-Netzwerkzone umgezogen (Phase I). Die im April 2023 geplante Phase II wird bedeuten, dass danach die Alma-NZ die primäre Datenbank für die Speicherung von Titel- und Bestandsdaten sein wird. Die parallel betriebene Aleph-Verbunddatenbank wird als Aleph-Bridge weiter betrieben, sodass alle Bibliotheken im Verbund über das eine oder das andere System bedient werden.
Wir berichten über unsere Erfahrungen nach dem Go-Live der ersten beiden Waves und die Pläne für den erfolgreichen Abschluss des Projekts im Herbst 2023.
Welche Forschungsaktivitäten unternehmen wir gemeinsam mit Forschungseinrichtungen in Australien? Welche Themen werden in unserer Einrichtung in interdisziplinären Kooperationen bearbeitet? Mit diesen und zahlreichen weiteren Fragestellungen sehen sich Forschungseinrichtungen in Deutschland ebenso konfrontiert wie mit der Sicherung einer dementsprechenden Auskunftsfähigkeit. Daher rückt das Management von Forschungsinformationen zunehmend in den Fokus. Dies zielt darauf ab, Daten über Aktivitäten und Ergebnisse der Forschung zu erfassen und zu pflegen, diese miteinander zu verknüpfen und zu kontextualisieren sowie für eine möglichst breite Nutzung aggregieren und bereitstellen zu können. In allen Einrichtungen gelten dabei vergleichbare Anforderungen an Aufbau, Struktur, Organisation und Weiterentwicklung des Datenmanagements.
Vieles ist dazu schon geteilt worden: z.B. in der im November 2022 erschienenen Standortbestimmung "Management von Forschungsinformationen in Hochschulen und Forschungseinrichtungen" (https://doi.org/10.18452/25440) der DINI AG Forschungsinformationssysteme sowie der Blogserie zur Systemwahl und Erfahrungen der Einrichtungen (https://blogs.tib.eu/wp/dini-ag-blog/category/systemwahl/) im Blog der DINI AG FIS & E-Pub.
Wo die Bibliotheken dabei stehen, ob sie am Steuer sitzen und welchen Beitrag sie leisten können, den Anforderungen ihrer Einrichtung nach guter und effizienter Forschungsberichterstattung zu begegnen, darauf gehen wir in unserem Vortrag ein. Der Beitrag blickt auf die Bereiche mit großem Veränderungspotential in Bezug auf das Management von Forschungsinformationen: KDSF-Standardisierung erreichen, PIDs- Interoperabilität steigern, Open-Science-Öffnung der Forschung und Sichtbarkeit, Forschungsdatenmanagement und die Einbeziehung von Informationen über Forschungsprimärdaten sowie die Evolution der Kompetenzfelder und Berufsbilder.
Die Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen (SUB Göttingen) betreibt seit gut drei Jahren das Publikationsmanagementsystem GRO.publications, welches die Angehörigen der Universität Göttingen bei der Pflege ihrer Publikationslisten unterstützen soll. Zeitgleich bildet GRO.publications das Repositorium und die Hochschulbibliografie für die Publikationen der Göttinger Forschenden. Nachdem beim letzten Bibliothekartag über den Aufbau des Systems und die Verbindungen zu den anderen am Campus betriebenen Systemen berichtet wurde, wird in diesem Beitrag konkreter auf die Erfahrungen und Weiterentwicklungen an GRO.publications eingegangen.
Der Vortrag gibt einen Einblick in die tägliche Arbeit mit dem System, sowie den Austausch mit den Nutzenden vor Ort und zeigt Good-Practices-Beispiele auf. Dazu zählen u.a. wie die Publikationsdaten ins System kommen und welche Erfahrungen mit den verschiedenen Datenquellen und der Datenpflege gemacht wurden. Außerdem werden neue Funktionen vorgestellt, wie beispielsweise die Profile für Projekte oder Veranstaltungen, aber auch die Integration von Volltexten und eine automatische DOI-Vergabe für Erstveröffentlichungen und Blog-Beiträge. Ein weiteres Themenfeld stellt den Austausch mit der Zielgruppe des Services dar: wer soll überhaupt angesprochen werden, wie erreichen wir die Verantwortlichen, welche Anforderungen existieren seitens der Nutzenden? Abschließend geht der Beitrag auf aktuelle Herausforderungen ein und gibt einen Ausblick auf mögliche Weiterentwicklungen.
Pop-Up-Stores dienen diversen Unternehmen, von großen Konzernen bis hin zum kleinen Start-Up-Projekt, als einzigartige Möglichkeit, neuartige Produkte für potenzielle Kunden sichtbar zu machen, deren Attraktivität zu testen und unkonventionelles Marketing zu betreiben. Auch in Deutschland sind die Läden auf Zeit mittlerweile ein etabliertes Konzept. Funktioniert dieses Format, das durch suggerierte Exklusivität und den besonderen Eventcharakter ein hohes Maß an Aufmerksamkeit, Mundpropaganda sowie Attraktivität erzeugen will, auch für Bibliotheken? Ob und wie das Pop-Up-Konzept übertragen werden kann, welche Vorteile Bibliotheken aus einem derartigen Projekt gegebenenfalls ziehen können und was bei der Umsetzung einer Pop-Up-Bibliothek zu beachten ist, wurde von Studierenden der Hochschule Hannover im Rahmen des berufsbegleitenden Studiengangs Informationsmanagement in einer Machbarkeitsstudie untersucht. Die Recherchen ergaben, dass die Bandbreite von Pop-Up-Konzepten an sich sehr groß ist, darüber hinaus zeigten Gespräche mit Expert*innen aus 7 Bibliotheken, dass Bibliotheken auch auf unterschiedlichste Weise dazu in der Lage sind, diese Konzepte wiederum an die eigenen Bedürfnisse bzw. Gegebenheiten anzupassen: Vom Testen neuer Raum- oder Veranstaltungsangebote bis zum Schaffen temporärer Bibliotheksstandorte in bisher wenig bis nicht erschlossenen Stadtteilen und nicht zuletzt als imagewirksame Öffentlichkeitsarbeit – die Möglichkeiten der Ausrichtung einer Pop-Up-Bibliothek sind so divers, wie die Bibliotheksarbeit an sich, und nach Aussage der Befragten in jedem Fall ein Gewinn. Die ausführliche Darstellung von zwei Pop-Up-Bibliotheken, die Hervorhebung besonderer Aspekte aus weiteren Praxisbeispielen sowie eine Zusammenstellung konkreter Handlungsempfehlungen bieten Bibliotheken Inspiration und Hilfestellung für die Umsetzung eigener Projekte.
Wir berichten über den beruflichen Austausch zwischen Hamburg und Berlin. Drei Wochen konnten jeweils zwei Mitarbeitende der ZLB Berlin und der Bücherhallen Hamburg die Tätigkeiten und Abläufe in der anderen Bibliothek kennen lernen. Am ersten Austausch beteiligten sich je eine FaMI und eine Diplombibliothekarin mit verschiedenen Erfahrungen und Interessen.
Der organisatorische Aufwand ist bedeutend, aber er lohnt sich: Kolleg*innen, die teilweise schon länger im Beruf sind, bekommen neue Impulse, einen frischen Blick auf ihre eigene Institution und neue Ideen. Aber auch die „betreuenden“ Bereiche profitieren von den Erfahrungen der Gäste und werden durch deren Fragen zur Reflexion der eigenen Tätigkeit angeregt. Die beiden Institutionen planen deshalb, das Programm zu verstetigen.
Der sogenannte «Grundkurs» für neue Mitarbeitende – überwiegend Powerpointpräsentationen aller Teams, Gruppen und Sektionen während sechs bis sieben Halbtagen –, war nicht mehr zeitgemäß.
Ein Projektteam bestehend aus sieben Mitarbeitenden aller Sektionen wurde beauftragt, ein neues Format zu kreieren, das nicht wie bisher eine möglichst umfassende Informationsvermittlung, sondern das gemeinsame Erleben und Schaffen einer Zugehörigkeit zum neuen Arbeitgeber beinhaltet. Es wurde ein vierteiliges Onboardingformat entwickelt:
1) Auf der Plattform "Meet the Library" können alle Mitarbeitenden (nicht nur die Neuen) Informationen über Teams, Gruppen, Sektionen jederzeit und selbständig entdecken. Die Inhalte wurden von den Mitarbeitenden selbst erstellt.
2) Ein- bis zweimal pro Jahr findet ein Marktplatz statt: eine Auswahl an Tätigkeiten der einzelnen Teams sowie unterschiedliche Themen anhand von Hands-on-Beispielen von Mitarbeitenden für Mitarbeitende werden vorgestellt. Zielgruppe: neue und "alte" Mitarbeitende.
3) Ein Bibtrail legt den Fokus auf dem Besuch von Zweig-Bibliotheken außerhalb des Hauptgebäudes. Zielgruppe: neue Mitarbeitende
4) Das Meet again findet 100 Tage nach dem Marktplatz statt. Es ist ein informelles Treffen für den Austausch und Feedback zum Onboarding-Prozess.
Am Vortrag werden wir das vierteilige Onboardingformat, das bisher zweimal durchgeführt wurde, vorstellen sowie Feedback von neuen wie «alten» Mitarbeitenden dazu präsentieren.
In Zeiten des drängenden technologischen Wandels, der Transformation zu Open Access und der Abwägung dessen was bleibt und was sich verändern muss, sind strategische Zielsetzungen und Entwicklungsplanungen von Bibliotheken unverzichtbar. Die Staats- und Universitätsbibliothek Bremen (SuUB) schreibt das bisherige Strategiepapier, den Bibliotheksentwicklungsplan 2020 (BEP 2020) fort. Der BEP 2028 verfolgt das Ziel Mitarbeitenden Orientierung zu geben, die Hochschulöffentlichkeit zu informieren und die Politik in die Verantwortung zu nehmen.
Für die Umsetzung der daraus folgenden Maßnahmen setzt die SuUB auf die Nachvollziehbarkeit der strategischen Entwicklungslinien durch die Beschäftigten.
Der Vortrag beschreibt, wie die Beschäftigten frühzeitig in den Prozess zur Fortschreibung des BEP einbezogen werden. Wie aus dem Strategiepapier ein Partizipationsprozess wird, der sowohl der Vermittlung der strategischen Planung der Bibliotheksleitung dient als auch den Beschäftigten Ansprüche auf Mitgestaltung eröffnet.
Ein Schwerpunkt wird gelegt auf die Gestaltung der partizipativen Elemente des Entwicklungsprozesses und die damit an Führungskräfte und Mitarbeiter:innen gestellten Herausforderungen.
Die Liste der Highly Cited Researchers (HCR) wird jährlich durch das Clarivate Institute for Scientific Information (ISI) publiziert und soll besonders einflussreiche Wissenschaftler*innen aus den Natur- und Sozialwissenschaften hervorheben. Europäische Forschende auf dem Gebiet der Hydrologie stellten kürzlich fest, dass die Namen auf der Liste nicht mit den Personen übereinstimmen, die in ihrer Gemeinschaft als einflussreich gelten. Diese Problematik wurde an uns Liaison Librarians der UB Zürich herangetragen, worauf wir uns zunächst zu einer Besprechung mit einem der anfragenden Hydrologen trafen. Als sich herausstellte, dass die HCR-Listen in seiner Forschungscommunity eine grosse Bedeutung haben, begannen wir, eine detaillierte Analyse der Methodik hinter den HCR zu erstellen, um nachzuvollziehen, weshalb gewisse Personen auf der Liste aufgeführt sind, und andere wiederum nicht. Daraus ergaben sich wertvolle Kenntnisse für uns, unsere Kunden sowie auch die hydrologische Forschungsgemeinschaft weit über die Universität Zürich hinaus.
In diesem Vortrag möchten wir anhand dieses Praxisbeispiels die Zusammenarbeit von Liaison Librarians mit Forschenden an der Universität Zürich veranschaulichen und aufzeigen, wie Bibliothekar*innen mit informationswissenschaftlichen Fachkenntnissen und Nähe zur Forschung einen Mehrwert für die Wissenschaft bieten können. Wir sind überzeugt, dass wir Bibliotheken mit solchen Dienstleistungen im akademischen Umfeld verankern können und dass so die Zukunft unserer Berufsgattung aussehen muss.
Beschäftigte im Bereich Open Access sind vielfach mit der quantitativen Auswertung von Publikationsdaten konfrontiert. Nicht überall haben sich bereits funktionale Workflows entwickelt, noch fehlt es mancherorts an systematischer Qualifizierung, an technischer Ausstattung, sowie an Ressourcen, um die anstehenden Aufgaben kollegial zu diskutieren und Routinen zu entwickeln.
Am vielfach artikulierten Vernetzungsbedarf setzt das Projekt indi:oa1 mit einem Mentoring-Programm an. Bisherige Erfahrungen mit Mentoring im Wissenschaftssystem entstammen oft dem Kontext der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses. Grundlegend ist der gezielte Austausch zwischen erfahrenen Mentor*innen und weniger erfahrenen Mentees. Mentoring kann Veränderungsprozesse initiieren und strukturverändernd in Organisationen hineinwirken. Es übernimmt eine „Scharnierfunktion“ (Kurbjuhn 2017) zwischen Personal- und Organisationsentwicklung im Wissenschaftssystem.
Unser Mentoring-Programm überträgt diese Erfahrungen in ein relativ neues und dynamisches Arbeitsfeld an wissenschaftlichen Bibliotheken. Es soll sowohl zur individuellen Qualifikation von Mitarbeiter*innen auf der operativen Ebene als auch zur organisationalen Entwicklung von Standorten beitragen. Im November 2022 haben fünf Tandems aus Mentor*innen und Mentees, die an diversen Schnittpunkten von Open Access und Bibliometrie ihre Schwerpunkte sehen, ihre gemeinsame Arbeit aufgenommen.
Der Vortrag beleuchtet unsere Erfahrungen, den Ablauf und die Herausforderungen mit dem Mentoring als Personal- und Entwicklungsinstrument. Dabei sollen insbesondere die Lessons Learned und die Übertragungsmöglichkeiten auch auf andere Arbeitsbereiche in wissenschaftlichen Bibliotheken diskutiert werden.
[1] Das Projekt „indi:oa – Verantwortungsbewusste Bewertung und Qualitätssicherung von Open-Access Publikationen mittels bibliometrischer Indikatoren“ wird vom BMBF gefördert und von der SUB Göttingen und dem DZHW Berlin gemeinsam durchgeführt.
Die alte Strategie 2018-2022 der ZHB Luzern benötigte eine Nachfolge und die umfangreiche Entwicklung zu einer Matrixorganisation aus dem Jahre 2019 musste auf den Prüfstand gestellt werden. In einem partizipativen Prozess wurden dafür alle Mitarbeitenden nicht nur in Form von Workshops eingebunden, sondern konnten auch mittels digitaler Tools (lamapoll) die alte Strategie vorab auswerten. In Form von Pitch-Meetings während der Workshops kamen sämtliche Themenschwerpunkte für die neue Vision der ZHB im Jahre 2029 ausschliesslich von Mitarbeitenden, welche diese in Blitzumfragen (mentimeter) gemeinsam gewichten konnten. Darüber hinaus wurde das Feedback zur Organisationsentwicklung 2019 im Rahmen einer Retrospektive abgeholt und im Rahmen eines zweiten Workshops von allen Mitarbeitenden auf Basis der Erkenntnisse zu konkreten Verbesserungsmassnahmen weiterentwickelt. Zwischen den Workshops arbeitete ein Kernteam zusammen mit einem für alle Mitarbeitenden geöffneten Sounding Board an Entwürfen und Arbeitsdokumenten für den kommenden Workshop in einem virtuellen Kollaborationstool (stackfield). In einem Folgeworkshop wurde dann u.a. mit kollaborativer Textverarbeitung (etherpad) gemeinsam mit allen Mitarbeitenden gleichzeitig eine Live-Überarbeitung der Vision nach den Prämissen des Golden Circle (Simon Sinek) vorgenommen. Der gesamte Prozess der Strategie- und Organisationsentwicklung wird noch bis Juni 2023 andauern - der Beitrag vermittelt einen Einblick in den bisherigen Fortschritt mit einem Fokus auf die eingesetzten Kollaborationstools, welche allen Mitarbeitenden die aktive Mitgestaltung erlauben.
An Hochschulbibliotheken sind in nahezu allen Bereichen bibliothekarischer Arbeit Applikationen im Einsatz, die die Arbeitsabläufe unterstützen und managen. Diese Applikationen werden in aufwendigen Prozessen beschafft, sie werden aktuell gehalten und, am Ende ihres Lebenszyklus, durch zeitgemässe Produkte ersetzt.
Für die erfolgreiche Beschaffung und gelungene Projekte ist das Ermitteln und Formulieren der Anforderungen aller Akteure an die Applikation entscheidend. Häufig aber sind diese im Pflichtenheft unklar formuliert, unvollständig oder es werden Akteure nicht ins Projekt einbezogen. Dies kann Nacharbeiten noch Monate nach der Produktionsaufnahme nach sich ziehen. Mit den Methoden des Requirements Engineering lässt sich das Erarbeiten von Anforderungen in Anschaffungs- und Transformationsprojekten optimal unterstützen.
Im Vortrag stellen wir vor, was Requirements Engineering ist und welche Angebote und Services an der ETH-Bibliothek in Zürich bestehen und aufgebaut werden, um das Potential des Requirements Engineering in Projekten zu nutzen. Wir zeigen anhand von Beispielen, wie Requirements Engineering auf den Projektverlauf und die Anforderungsentwicklung wirkt und schliesslich zu optimalen Produktentscheidungen, zufriedenen Benutzenden und glücklichen Kundinnen und Kunden beiträgt.
Die Arbeitswelt hat längst begonnen, sich von dem stark durch den Taylorismus beeinflussten klassischen Projektmanagement zu verabschieden und sich in Richtung Agilität zu bewegen. Das betrifft seit etwa einem Jahrzehnt auch den Öffentlichen Dienst und damit die Bibliotheken. Agilität verspricht aufgrund seiner iterativ-inkrementellen Vorgehensweise eine schnelle und flexible Anpassung an sich ändernde Umstände - also genau das, was komplexe Probleme in Produkt- und Service-Entwicklung sowie Kreativarbeit erfordern. Die Einführung von Agilität hat für eine Organisation weitreichende Konsequenzen, was häufig nicht allen Beteiligten auf allen Ebenen klar ist. Es reicht nicht, Agilität in einer kleinen Nische als Spielwiese zu erlauben. Soll Agilität wirklich funktionieren, müssen sich Management und Teams gleichermaßen verändern. Im Kern des agilen Veränderungsprozesses stehen Teams, die ermächtigt werden müssen. Dazu gehört, dass sich die Teams selbst organisieren und monitoren, ihre Prozesse eigenständig gestalten und die relevanten Entscheidungen für ihr Produkt oder ihren Dienst selbst treffen. Die Aufgabe der Teams ist es, Kunden in kurzen Iterationen wertvolle Leistungen auszuliefern. Das Management muss die notwendigen Rahmenbedingungen dafür setzen, dass Teams diese Aufgabe erfüllen können. Es muss die Teams ermächtigen, sich selbst zu organisieren, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung übertragen und Vertrauen schenken. Es muss dafür sorgen, dass die Teams alle Fähigkeiten, Werkzeuge und Mittel dafür haben und dauerhaft stabil sind. Schließlich haben die einzelnen Teammitglieder je nach Rolle unterschiedliche Verantwortlichkeiten, die sie ihrerseits aktiv übernehmen müssen. Erst wenn jeder Verantwortung für seinen Anteil am Ganzen übernimmt, funktioniert die agile Organisation. Der Vortrag erörtert das Spannungsverhältnis zwischen Management und Teams im Zusammenhang von agiler Führung und Selbstorganisation.
Die Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin hat im Zuge eines Change Projekts und der Einrichtung einer Abteilung Dienste für Forschung ein Konzept für den Einsatz von Liaison Librarians umgesetzt. Diese arbeiten wissenschaftsnah und kooperieren eng mit anderen Teams der Universitätsbibliothek, wenn die Bedarfe von Forschenden es erfordern. Hier stellen wir die Kooperation zwischen Liaison Librarian und dem Team Forschungsdatenmanagement der Universitätsbibliothek für ein Praxisprojekt aus dem Fachbereich Geowissenschaften vor, die einen Erfolg der Neustrukturierung im Sinne eines ‚Proof of Concept‘ belegt.
Auf Anforderung des Fachbereichs Geowissenschaften wurde ein Projekt entwickelt, dass die Forschungsdaten des Fachbereichs als wertvolle Produkte der Forschung sichtbarer macht und gleichzeitig die Aufmerksamkeit sowie die Kompetenz der Forschenden am Fachbereich für Forschungsdatenmanagement erhöht. Dazu werden einerseits Forschende motiviert und unterstützt, unveröffentlichte Daten zu publizieren. Aufgrund der Komplexität der Daten erfordert dies oft die Einbindung des Forschungsdatenmanagement-Teams sowie der IT-Abteilung der Universitätsbibliothek. Andererseits werden publizierte Datensätze durch die Universitätsbibliothek identifiziert, in Kooperation mit den Autor*innen für Laien verständlich aufbereitet und auf den Webseiten des Fachbereichs prominent dargestellt. Der direkte Kontakt mit den Forschenden bietet wertvolle Gelegenheiten, Best Practice der Datenpublikation zu vermitteln und damit die Datenkompetenz am Fachbereich zu stärken. Zusätzlich werden potentiell weitere Nutzungsmöglichkeiten der Daten, z. B. durch Schüler*innen, angestoßen.
Das Projekt erhöht seitdem erfolgreich die Sichtbarkeit der forschungsunterstützenden Dienste der Universitätsbibliothek am Fachbereich Geowissenschaften und kann nach dem Abschluss als Blaupause für andere Fachbereiche, gegebenenfalls modifiziert, eingesetzt werden.