Management, betriebliche Steuerung
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Bibliothek - Quo vadis?
(2017)
Nicht nur Bibliotheken sind einem erheblichen Veränderungsdruck durch den digitalen Wandel ausgesetzt. Der Vortrag erlaubt einen Blick über den bibliothekarischen Tellerrand und zeigt, wie sich der klassische Handel diesem Druck stellt. Dazu gehören neben einer schonungslosen Situationsanalyse eine gelebte Kundenorientierung und ein aktives Change Management.
Postheroisches Management
(2017)
Bibliotheksumzug
(2017)
Das erste Working Paper der Reihe "Checklisten" erschien 2003 und ist hier als eine überarbeitete und erweiterte Auflage veröffentlicht. Der Bibliothekszumzug wird hier in Planung und Durchführung praktisch dargestellt, so dass das Management des Umzugs physischer Bestände umfassend als Wissen zur Verfügung steht.
Kurioserweise entstanden in den letzten Jahren durch Zusammenschlüsse für die Ausleihe von digitalen Medien regionale Verbünde. Diese starteten meist als Zweckverbände für die gemeinsame Finanzierung. Bundesweit einzigartig ist die Kombination aus gemeinsamem Bibliotheksausweis Metropol-Card, Onleihe-Verbund metropolbib, PressReader-Angebot in einer Vereinsstruktur unter hauptamtlicher Geschäftsführung und das über drei Bundesländer hinweg, wie es im Metropol-Card-Bibliotheken Rhein-Neckar e.V. geschieht. Die Metropol-Card wurde 2007 und metropolbib 2011 eingeführt. Die Verbünde wurden 2015 zusammengeführt, um z.B. Sponsorengelder einwerben zu können. Der Verein hat sich als die beste Organisationsform herausgestellt, um eine kommunenübergreifende Lobbyarbeit zu betreiben und im Rahmen einer Dachorganisation, in diesem Falle die Metropolregion Rhein-Neckar, effizient zu betreiben. Der Vortrag beleuchtet die organisatorischen Rahmenbedingungen für den Verein innerhalb der kommunalen Strukturen. Dabei soll auf die Finanzierungsmodelle des gemeinsamen Medienerwerbs und der Geschäftsführung eingegangen werden. Ebenso werden die Mehrwerte beleuchtet wie das gemeinsame Marketing. Hier wird auch der Blick auf die Frage nach organisatorischen Veränderungen, gerade in kleinen Bibliotheken, gelegt und darauf, wie große Bibliotheken als treibende Mitglieder die Entwicklung voranbringen können. Neben den vielen Vorteilen sollen auch die Herausforderungen diskutiert werden, wie die Unterschiede in den Bibliotheken, die zu anderen Prioritätssetzungen führen. Schließlich sollen auch die Aspekte der Entwicklung eines solchen regionalen Verbundes diskutiert werden, wie die Frage nach den Grenzen seines Wachstums, der Aufbau einer gemeinsamen Nutzerdatenbank und die Notwendigkeit gemeinsamer Rechercheinstrumente. Die Veranstaltung soll als Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch mit anderen, ähnlichen Verbünden dienen oder als Anregung für im Aufbau befindliche Vereine.
Aufgrund technologischer Innovationen innerhalb einer digitalen Gesellschaft entwickeln Kinder und Jugendliche andere Stärken als bisherige Generationen. Den Generationen Y (ca. *1980-1999) und Z (ca. *1995-2010) werden in Studien beispielsweise veränderte Stategien bei Problem- und Konfliktlösung oder bei Entscheidungsvermögen und Analysefähigkeit zugeschrieben. In einem Strategiepapier (1) haben sich deutsche Hochschulen mit den Auswirkungen auf die Lehre beschäftigt und einen Maßnahmenkatalog entwickelt.Bibliotheken beschränken sich bei Zukunftstrends bisher auf die Entwicklung von Dienstleistungsangeboten für Ihre Kund*innen. Die zukünftigen Mitarbeitenden der Generationen Y und Z bringen die veränderten Werte und Stärken jedoch auch mit in die Kollegien der Bibliotheken. Wie kann in Ausbildung und Personalentwicklung darauf eingegangen werden? Wie kann die erfolgreiche Zusammenarbeit in der "Mehr-Generationen-Belegschaft" (2) gelingen?Nach einzwei kurzen einführenden Impulsvorträgen zu den Kompetenzen der betroffenen Generationen und den möglichen Auswirkungen in der (Aus-)Bildung generell sollen im Workshop Auswirkungen auf die Arbeit in und von Bibliotheken benannt und mögliche Handlungsansätze erarbeitet werden.(1) Kreulich, Klaus und Dellmann, FrankDigitalisierung. Strategische Entwicklung einer kompetenzorientierten Lehre für die digitale Gesellschaft und Arbeitswelt. Berlin, 2016. http:www.uas7.defileadminDateienUAS7_Broschuere_Digitalisierung.pdf [Abgerufen: 21.11.2016](2) Klaffke, Martin (Hrsg.)Generationen-Management. Berlin, 2014.
Der im März dieses Jahres erschienene NMC Horizon Report 2017 Library Edition bildet den Ausgangspunkt für das Hands-on-Lab "Ausblick auf Bibliotheken im Jahr 2027". Das NMC hat über die Jahre seiner Arbeit ein erprobtes Verfahren zur Erstellung der Berichte entwickelt. Den Kern bildet die Delphi-Methode. Unter der Leitung des NMC (Samantha Becker) sowie der Co-Principal-Investigators“ (Lambert Heller, TIB Hannover; Andreas Kirstein, ETH-Bibliothek Zürich, Rudolf Mumenthaler, HTW Chur ; Franziska Regner, ETH-Bibliothek Zürich) arbeiten rund 50 Expertinnen und Experten aus Bibliotheken weltweit an der Entwicklung der Library Edition zusammen. Unterstützt wird die mittels Desktop-Recherche, Befragung und Wahl von Trends durchgeführte Erkenntnisgewinnung durch ein Wiki, das Workflows und Abstimmungen integriert. Welche Erkenntnisse entstehen, wenn eine zufällig zusammengesetzte Gruppe von im Bibliotheksbereich tätigen Personen sich 120 Minuten konzentriert dem Thema Trendanalyse und Zukunftsszenarien zuwendet? Dies soll im Hands-on-Lab erprobt werden. Über die sich vom NMC Report unterscheidende personelle Zusammensetzung der Gruppe hinaus soll im Hands-on Lab zudem in persönlichem Austausch gearbeitet werden. Statt der Delphi-Methode werden mittels des Desing Thinking Toolkits Szenarien entwickelt. Nebst diesen Aspekten ist natürlich auch der Zeitrahmen ein ganz anderer: Während der NMC Horizon Report über drei Monate entsteht, stehen der Workshop-Gruppe genau 120 Minuten zur Verfügung. Das ambitionierte Ziel ist es, ausgewählte Schlüsseltrends des Reports im Kontext des deutschsprachigen Bibliothekswesens zu vertiefen und weiter zu entwickeln, sodass die langfristigen Auswirkungen auf die Bibliotheken deutlicher hervortreten. Die Erkenntnisgewinnung, Diskussion und Ausarbeitung von Ergebnissen wird in Gruppen durchgeführt. Die Resultate der Gruppenarbeiten werden in der letzten halben Stunde gegenseitig vorgestellt und zu einer Gesamtsicht konsolidiert.
Die von der Managementkommission geplante Veranstaltung eröffnet ein Vortrag von Dirk Baecker, Professor für Kulturtheorie und Management an der Universität WittenHerdecke. Dabei werden auf der Basis eines postheroischen Managements“ Überlegungen zur Organisation von Institutionen jenseits traditioneller Hierarchien angestellt. Daran schließen zwei Präsentationen an, die aktuelle Anforderungen an Bibliotheken formulieren: Aus der Sicht der Wissenschaft spricht Henning Lobin, Professor für Angewandte Sprachwissenschaft und Computerlinguistik an der Universität Gießen, den Blick auf kommunale Bibliotheken richtet Ton van Vlimmeren, Direktor der Bibliothek Utrecht. Die Veranstaltung folgt dem Diskussionskontext der Managementkommission: Die digitale Transformation stellt Bibliotheken vor immense Herausforderungen. Die elektronische Medienrevolution verändert den Informationsmarkt nachhaltig und stellt die Position der Bibliotheken als maßgebliche Informationsversorger grundlegend in Frage. Profitierten die Bibliotheken während der Gutenberg-Galaxis von ihrer Quasi-Monopolstellung, so finden sie sich nun in einer umkämpften Marktsituation wieder, die sich durch harte Konkurrenz, disruptive Innovation und hochgradige Rasanz auszeichnet. Gegenwärtig steht die Leitungsebene vor der Aufgabe, ihre Bibliotheken in einem äußerst dynamischen Umfeld erfolgreich zu positionieren. Die Managementkommission von VDB und dbv greift diese Konstellation und verfolgt zwei Fragen: 1.) Wie sollen wir unsere Bibliotheken organisieren, um in Umwelten erfolgreich zu sein, die nicht mehr stabil und berechenbar, sondern dynamisch und schwer kalkulierbar sind? 2.) Wie können wir die Anforderungen unserer Umwelten in die Gestaltung und Entwicklung unserer Bibliotheken integrieren, um am Markt zu bestehen?
Nach einer kurzen Einführung in die Methoden SWOT-Analyse (Bibliotheks- und Umfeldanalyse) und Balanced Scorecard (BSC) erarbeiten in diesem Workshop die Teilnehmerinnen gemeinsam mittels SWOT-Analyse und oder auf Basis verschiedener Strategiearten (z. B. Marktdurchdringungs-, Marktentwicklungs-, Produktentwicklungs- oder Diversifikationsstrategie) in Verbindung mit der Balanced Scorecard erste strategische (also langfristige) Ziele für die eigene Bibliothek. Es werden darüber hinaus bereits Kennzahlen zum Messen der Ziele (Bibliothekscontrolling) erarbeitet sowie erste Maßnahmen und Projekte zum Erreichen dieser langfristigen Bibliotheksziele zusammengetragen. Dieser Workshop soll sowohl die Relevanz einer langfristigen Planung für Bibliotheken aufzeigen als auch vermitteln, wie mit relativ überschaubarem Aufwand strategische Ziele für die eigene Bibliothek entwickelt und gemessen werden können.
Längst liegt die Notwendigkeit einer konsequenten Nutzerorientierung in wissenschaftlichen wie öffentlichen Bibliotheken auf der Hand: Steigender Kostendruck bei begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen, Aufgabenzuwächse sowie veränderte Nutzergewohnheiten insbesondere vor dem Hintergrund des digitalen Wandels haben dazu geführt, dass der nutzerorientierten Serviceerbringung eine grundlegende Rolle zukommt: Angebote sind wesentlich an den konkreten Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer auszurichten und in ihrer Qualität stets zu optimieren. Entsprechend hat die SUB Göttingen 2016 auf Grundlage ihrer Strategischen Ziele eine Servicestruktur etabliert, innerhalb derer die Steigerung der nutzerorientierten Entwicklung und Qualitätsmessung von Services im Mittelpunkt steht. Eine wichtige Rolle kommt dabei auf dem Göttingen Campus der Benutzungsabteilung zu, die als größte Organisationseinheit der Bibliothek Services insbesondere für Studierende und Promovierende aller Studienphasen und Fakultäten vorhält. Das Instrumentenspektrum reicht von Umfragen und der Etablierung eines Beschwerdemanagements über die Nutzereinbindung bei der konkreten Serviceentwicklung und Mittelbeantragung bis hin zur Weiterentwicklung insbesondere digitaler, auf konkrete Services bezogener Feedbackmöglichkeiten und der standardisierte Qualitätsanalyse und -Evaluierung auf der Grundlage von Kennzahlen. Die Bandbreite der Möglichkeiten, Erfahrungen, Herausforderungen und Erfolge stellt der Vortrag vor.
Kommunikation nach innen wie außen ist ein wichtiges Instrument bei organisatorischem Wandel. Information und Dialog vermitteln Veränderungsnotwendigkeiten und bereiten Neues vor. Nicht umsonst wird diesem Aspekt im Change-Management ein hoher Stellenwert eingeräumt. Zahlreiche Formate und Maßnahmen bieten sich dafür an, von der schriftlichen Bekanntgabe im Intranet bis zum aktivierenden Workshop und Informationsveranstaltungen der Bibliotheksleitung. Anhand verschiedener Beispiele aus der Staatsbibliothek zu Berlin PK (hier zur Einführung von Qualitätsmanagement, bei der Auflage eines Strategieprozesses und der Neuausrichtung des Projektmanagements) werden Kaya Tasci und Eva Haas-Betzwieser zur dortigen Kommunikationspraxis berichten.
Organisationsentwicklung wird gemeinhin als Prozess verstanden, der eine strategisch geplante, soziokulturelle Veränderung in der Organisation zur Folge hat. Methoden zum Herbeiführen der Veränderung gibt es unzählige. Allen gemein ist, dass sie nur dann erfolgreich und nachhaltig sind, wenn die Veränderungen an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst sind. Mit dem Ziel, die Prozesse innerhalb der Organisation zu verändern und eine deutlich kollaborativere Kultur zu etablieren, startete 2013 ein Projekt zur Einführung eines Intranets an der Universitätsbibliothek der Ludwig-Maximilians-Universität. Durch den enormen Umfang und die hohen Zielsetzungen war ein Vorgehen nach klassischen Wasserfallmodellen wenig erfolgversprechend. Es wurde daher die Methode des Design Thinking angewandt.Positive Veränderungen stellten sich nicht nur für die Mitarbeiter ein, sondern wurden direkt an die Kunden weitergereicht, denn es gibt nichts Besseres als einen Dienstleister, der weiß, was er tut und warum er es tut. Der Vortrag wird: 1. die Methode des Design Thinking anhand der Gestaltung des Intranets erläutern. Ziel ist es auf Grundlage der Prinzipien der Methode zu erläutern, welche kognitiven und strukturellen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um in diesem Kontext gute Entscheidungen treffen zu können. 2. konkret implementierte Lösungen dieses Design-Prozesses aufzeigen. Der Fokus liegt hier vor allem auf den Domänen Controlling, Statistik, Qualitätsmanagement und Kollaboration. 3. erklären, warum sich die Entscheidungen und die daraus abgeleiteten Lösungen vor allem aus den Bereichen Controlling und Statistik positiv auf die Organisation ausgewirkt haben. Das Resultat waren nicht nur effizientere Arbeitsabläufe, zufriedenere Mitarbeiter, bessere Informationsversorgung und die Konservierung von Wissen. Der größte Mehrwert lag im besseren Zusammenwachsen der Organisation, alle ziehen nun an einem Strang.
Seit Anfang 2011 befindet sich die Stadtbibliothek Nürnberg in einem intensiven Organisationsentwicklungsprozess. Anstöße dazu waren der Neubau der Zentralbibliothek, der die drei bis dahin räumlich getrennten Standorte der Zentralbibliothek unter einem Dach zusammenführte und der organisatorische Zusammenschluss von Stadtbibliothek und Bildungszentrum (VHS) zum Bildungscampus Nürnberg. Bislang sichtbare Ergebnisse des Organisationsentwicklungsprozesses sind die Entwicklung einer neuer Organisationsstruktur, die Implementierung eines Marketingkonzepts, ein neues Gebührenmodell, die Durchführung eines Strategieentwicklungsprozesses mit der Absicht, Zielvereinbarungen daraus abzuleiten. Um die Wirksamkeit dieser einzelnen Managementinstrumente zu erhöhen, ist die Implementierung eines übergreifenden und ganzheitlichen Führungs- und Steuerungskonzeptes ein konsequenter nächster Schritt. Dafür wurde 2014 das auf dem Qualitätsmanagementmodell EFQM basierende Modell Ausgezeichnete Bibliothek“ gewählt. Der Vortrag stellt vor, wie mithilfe dieses QM-Modells ein umfassender, kritisch-analysierender Blick auf alle relevanten Managementfelder der Organisation gelingt und daraus konkrete Verbesserungsprojekte abgeleitet werden. Reflektiert werden Vorgehensweise, Erfolgsfaktoren und erste Ergebnisse.
Technisch getriebene Innovation und neue Systeme und Dienste finden in Diskussionen der Bibliothekscommunity seit vielen Jahren großes Interesse, sie werden als wichtiger Indikator für die Erneuerungsfähigkeit der Branche insgesamt wahrgenommen, als Kennzeichnung des Reifegrads der sie tragenden Organisation. Gleichzeitig ist aber deutlich, dass der Durchdringungsgrad der digitalen Transformation bislang vergleichsweise gering ist. Das könnte ein Grund dafür sein, warum die technischen Neuerungen auch als Bedrohung empfunden werden. Es entsteht ein starker, anscheinend kaum einlösbarer Anpassungsdruck, der sich aus den veränderten Rahmenbedingungen in der zunehmend digitalen Umwelt ergibt. Diese Ausgangssituation trifft nicht nur Bibliotheken, sondern auch große Teile der herkömmlichen Industrie. Das Ausmaß der Veränderungserwartungen reicht dabei immer weiter: Inzwischen konzentrieren sich die Überlegungen neben Themen wie Mobilität, Internet der Dinge, big data zunehmend auf die Denk- und Arbeitsweise von Einrichtungen insgesamt, auf ihre Organisation und Ausrichtung, ihre Prozesse, also ihre innere Verfasstheit. Wenn zum Beispiel nun die Schwarmorganisation als Antwort ausgerufen wird, ist klar, dass es um einen ganzheitlich integrierten Ansatz, der alle Organisationsbereiche erfasst, geht und nicht mehr nur um einzelne Bereiche der Organisation. Der Beitrag will - nach Darstellung einiger Erkenntnisse aus dem nichtbibliothekarischen Bereich - Konsequenzen und erste konkrete Ansätze zur Umsetzung an der Staatsbibliothek zu Berlin einerseits und begonnene Veränderungen bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz andererseits beispielhaft aufgreifen, um so zu zeigen, wie ein integrierter Weg aussehen kann.
Die Veränderungen im Rahmen des Bologna-Prozesses hatten und haben gravierende Auswirkungen auf die Hochschulen. Die zunehmende Bedeutung neuer Lehrmethoden (from teaching to learning“) führt zu einem erhöhten Änderungsbedarf bei den Lerninfrastrukturen und zur Etablierung von Lernzentren. Veränderte didaktische Konzepte wie zum Beispiel Projektarbeit erfordern eine Supportstruktur, die sich an den Bedarfen von Einzellernenden und Lern- bzw. Projektgruppen orientiert. In diesem Kontext spielen die Hochschulbibliotheken eine zentrale Rolle, da sie seminar- und vorlesungsunabhängige Lern- und Raumangebote bereithalten. Auch die Gestaltung von E-Learning-Angeboten und -umgebungen ist eine große Herausforderung für die Hochschulen. Um diese Angebote optimal einzubinden, bedarf es flexibler Raumstrukturen. Der Gestaltung von physischen, digitalen und hybriden Lernräumen kommt hier in Zukunft eine wichtige Funktion zu. Allerdings müssen damit auch veränderte Organisationskonzepte verbunden sein, die die Hochschule als ganzheitliche sowie integrierte Lernwelt etablieren und nicht als segmentierte und additive, wie es derzeit in den meisten Hochschulen der Fall ist. In einem dreijährigen Forschungsprojekt arbeiten die Hochschule der Medien Stuttgart (HdM), die Hochschule für angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW), die Otto-Friedrich-Universität Bamberg, die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf und die Deutsche Initiative für Netzwerkinformation (DINI) an einer Studie zum State-of-the-art und an einem integrativen Konzept. Der Workshop dient der Projektvorstellung und dem Informationsaustausch. Die TN haben Gelegenheit, ihre Erfahrungen aber auch Fragen und Bedarfe zur Lernraumthematik aktiv einzubringen.
Die Frage, was eine Bibliothek künftig erfolgreich bleiben lassen kann, ist zunehmend hoch flexibel und - je nach örtlichen Gegebenheiten - auch durchaus individuell zu beantworten: hinsichtlich der Tiefe und Materialität ihrer Informationsressourcen, ihrer konkreten Dienstleistungen, Leistungsniveaus und Kenntnisschwerpunkte, ihrer Reichweite und Partnerschaften.Der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Zukunftsentwicklung von Bibliotheken liegt in der Qualifikation, Motivation und den Beteiligungschancen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Vortrag veranschaulicht, wie unter den besonderen Rahmenbedingungen öffentlicher Einrichtungen funktionale Zergliederung und Hierarchie vermindert und Raum für neue Identifikation und Kreativität eröffnet werden kann. Dazu werden beispielhaft Bausteine für gelungene Personalarbeit vorgestellt, die Haltung und Arbeitsweisen beeinflussen.
Was hat Design Thinking mit Personalentwicklung zu tun oder warum klappt es denn in Köln so gut?
(2017)
Die Veränderung einer Organisationskultur setzt einen langen Atem und damit das Wissen um die Langsamkeit, mit der sich eine Organisation verändern kann, voraus. Ängste und Widerstände gegen Veränderungen sind selbstverständliche Teile dieses Prozesses. Förderlich sind eine Kultur des Vertrauens und eine hohe Fehlertoleranz. Am Beispiel der Organisationskultur der Zentralbibliothek wird die Personalentwicklungsmaßnahmen in der Stadtbibliothek Köln vorgestellt. Um neue Angebote zu etablieren, haben sich bestimmte Formate etabliert, das fängt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an, geht über eine Reihe von Schulungen und Veranstaltungen bis hin zu noch neuen Formaten wie die interne Durchführung von Design Thinking Workshops zu Umgestaltung einiger Bereiche.
Wissenschaftliche Bibliotheken stehen vor der großen Herausforderung, Infrastrukturen für die neu entstandenen E-Science bei gleichzeitiger Ressourcenverknappung zu schaffen. Längst ist klar, dass dies nur auf kooperativem Weg (lokal wie global) unter Berücksichtigung der eigenen Rahmenbedingungen und bei Konzentration insbesondere auch der personellen Kräfte zu erreichen ist. Entsprechend sind die Strategieprozesse wissenschaftlicher Bibliotheken zur Definition übergeordneter verbindlicher Ziele und daraus abgeleiteter Handlungsschwerpunkte v.a. an den Bedarfen der E-Science ausgerichtet. Dies hat erhebliche Konsequenzen für die nachgeordneten Organisationseinheiten, da zur Zielerreichung eine umfassende Umstrukturierung der Personalressourcen zwingend notwendig ist. Dies gilt auch für die Benutzungsabteilung der SUB Göttingen, die den Personalbereich seit 2012 systematisch umgebaut hat: Personal wurde im erheblichen Umfang abgebaut (20%), die Finanzierung verstärkt auf Drittmittel umgestellt und Kooperationen bei der Entwicklung und dem Betrieb strategisch besonders relevanter E-Services (Weiterentwicklung innovativer Lernumgebungen, Vernetzung mit E-Learning-Partnern an der Universität Göttingen) zur Konzentration der Personalkräfte und -kompetenzen konsequent ausgebaut. Im Ergebnis definiert sich die Benutzungsabteilung neu als wichtiger Teil der E-Infrastruktur auf dem Campus der Universität Göttingen und darüber hinaus. Im Vortrag werden anhand konkreter Zahlen der Gesamtprozess ebenso wie die großen Herausforderungen, die dabei zu bewältigen waren, als auch die erzielten Erfolge und Zukunftsperspektiven dargestellt.
Mit einem breit angelegten Wissensmanagement-Projekt hat die Stadtbibliothek im Bildungscampus Nürnberg u.a. einen Methodenmix zur individuellen Wissenssicherung erarbeitet und parallel mit Kolleginnen und Kollegen sowie deren Vorgesetzten in einer knapp 2jährigen Pilotphase angewendet. Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts sowie Implementierung der Instrumente und Verantwortung für Wissenssicherung und -transfer ausscheidender Mitarbeitender in die Linie sind Gegenstand des Vortrags.