Management, betriebliche Steuerung
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Durch den rasanten technologischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wandel werden Unternehmen und auch öffentliche Einrichtungen wie Bibliotheken mit großen Herausforderungen konfrontiert. Sie müssen auf die sich wandelnden Anforderungen und Arbeitsbedingungen wie z.B. die mit der digitalen Revolution einhergehende Komplexitätszunahme, reagieren und Veränderungen anstoßen. Für die erfolgreiche Durchführung dieser Veränderungsprozesse spielt eine überlegte, effektive und effiziente, Mitarbeiterführung eine entscheidende Rolle. Da Führung ein allgegenwärtiges und vor allem auch überzeitliches Konzept ist, das in allen menschlichen Gemeinschaften, in allen Ländern und zu allen Zeiten zu finden ist, existiert eine große Anzahl an Modellen und Ansätzen, um Führung bestmöglich zu beschreiben, zu organisieren und auszuüben. (Fast) alle Theorien besitzen Elemente oder Ansätze, die in oder für bestimmte Führungssituationen nützlich sind, jedoch gibt es kein „Allround-Erfolgsrezept“, das immer zum Erfolg führt. Für die Mitarbeiterführung kann es hilfreich sein, unterschiedliche Theorien zu kennen, um einen für die jeweilige Situation und die eigenen Persönlichkeit gewinnbringenden Führungsstil auszuwählen. In diesem Aufsatz wird ein Überblick über die wesentlichen, klassischen und neueren, Führungstheorien gegeben.
Die Hochschulbibliothek der FH Bielefeld steht im Prozess einer umfassenden Neustrukturierung. Einerseits bezieht sie ab 2015 den Bielefelder Campusneubau der FH und wird hier als neuen Servicebereich ein sog. Lernzentrum mit betreiben. Andererseits bildet sie seit Anfang 2013 gemeinsam mit der Datenverarbeitungszentrale den Serviceverbund MIND (Medien- und Informationsdienste). Angesichts dieser Entwicklungen sind die strategischen Schwerpunktsetzungen der Bibliothek neu zu definieren. So tritt die Aufgabe, die Kompetenzentwicklung Studierender in physischen und virtuellen Lernumgebungen aktiv zu unterstützen, gegenüber anderen Aufgaben deutlich hervor. Der Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur hingegen wird in einem Pilotprojekt zu gewissen Anteilen der Datenverarbeitungszentrale übertragen. Formal geschieht dies in Form von Service Level Agreements. Der Beitrag schildert, wie Service Level Agreements an der FH Bielefeld eingesetzt werden, um für die Hochschulbibliothek Spielräume für neue strategische Kernaufgaben zu schaffen. Dabei geht es auch um Annäherungen an ein gemeinsames Serviceverständnis von Datenverarbeitungszentrale und Bibliothek.
Im Rahmen eines Semesterprojektes an der Hochschule Darmstadt im Studiengang Informationswissenschaft unter Leitung von Prof. Dr. Berthold Meier wurde die in Bibliotheken zur Beurteilung der Auskunfts- und Servicequalität noch sehr selten angewandte Methode des Mystery Shopping erprobt. Für die Studie sind verschiedene Hochschul- und Universitätsbibliotheken im hessischen Raum persönlich und virtuell besucht worden. Der verwendete Fragenkatalog ist im Laufe des Semesters durch eine konstruktive Diskussion innerhalb der Studiengruppe erstellt worden. Der Fragenkatalog wurde hierbei in 4 Schwerpunktbereiche unterschieden. Als Schwerpunktbereiche wurden definiert: - Face-to-Face (direkte Auskunftsqualität und Kundenfreundlichkeit) - Email-Auskunft (Beurteilung der Antwortqualität und –zeit) - Physische Präsenz (Beurteilung der räumlichen Gegebenheiten und technischen Ausstattung) - Webauftritt (Beurteilung der Benutzerfreundlichkeit sowie der Serviceangebote) Die Ergebnisse der Fragebögen wurden inhaltlich diskutiert und mit Hilfe eines selber entwickelten Punktesystems bewertet. Grundsätzlich konnte festgestellt werden, dass sich die Methode des Mystery Shopping für die Beurteilung der Auskunfts- und Servicequalität von Bibliotheken durchaus eignet. Die Auswertung der Einzelergebnisse ergab ein relativ homogenes Bild der besuchten Bibliotheken. Für eine differenziertere Bewertung wird ein häufigerer Besuch der Bibliotheken empfohlen.
An Update on Kuali OLE
(2014)
Bibliotheken müssen sich eingestehen, dass Intuition und Zufall nicht mehr ausreichen, um ihren Auftrag in einem inzwischen durch Wettbewerb geprägten Umfeld erfolgreich zu behaupten. Es werden durch mangelndes Innovationsmanagement zu häufig Chancen verspielt, gesellschaftlich relevante Angebote zu entwickeln, damit hohe Kundenzufriedenheit und –bindung zu erreichen und ein innovatives Image zu erlangen, um damit die Zukunftsfähigkeit der Bibliothek sicher zu stellen. Trotzdem erfährt das Thema Innovationsmanagement erst seit ca. 5 Jahren in Bibliotheken größere Aufmerksamkeit. Es sind vor allem große Bibliotheken, die ein strategisches Innovationsmanagement aufgebaut haben. Kleinere und mittelgroße Bibliotheken dagegen betreiben kaum systematisches Innovationsmanagement. Diese Bibliotheken sollten bzgl. ihrer Größe und Ressourcenausstattung vor ähnlichen Problemen stehen wie zahlreiche Start-Up-Unternehmen und KMU, die in vielen Fällen nur durch wenige qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betrieben werden müssen und nicht über eine eigene Abteilung für Innovation verfügen. Daher wurde die Situation von Start-Ups und KMU bzgl. ihrer Innovationsfähigkeit, ihrer Strukturen und Beratungsangebote z.B. durch Technologieberater und Industrie- und Handelskammern in einem Projekt untersucht. Der Vortrag stellt die Ergebnisse des Vergleiches zwischen Start-Ups / KMU und Bibliotheken vor und behandelt u.a. folgende Aspekte: - Faktoren / Kompetenzen der Mitarbeiter, die bei Start-Ups / KMU zu einem hohen Innovationspotenzial führen, - Strukturen des Innovationsmanagements bei Start-Ups / KMU - Besonderheiten bestehender erfolgreicher Beratungsangebote für Start-Ups / KMU, - die Übertragbarkeit auf Bibliotheken. Zudem soll ein erstes Konzept vorgestellt werden, welche Voraussetzungen in kleineren und mittelgroßen Bibliotheken notwendig sind, um erfolgreich systematisches Innovationsmanagement zu betreiben.
Projektarbeit, insbesondere wenn sie durch Drittmittel gefördert wird, ermöglicht auch bei schwieriger Etatlage innovativ, nachhaltig und motivationsfördernd die Daueraufgaben der Bibliothek zu verbessern. Mit Projekten sind konkrete Ziele in einem bestimmten Zeitraum und mit begrenzten Mitteln zu erreichen. Ihre Aufgabenstellung enthält einen hohen Innovationsgrad, ist entsprechend komplex und eine Herausforderung für alle Beteiligten. Daher erfordert Bibliotheksarbeit in Projektform besondere Steuerungsmethoden.
Produkte an Bibliotheken? Der Begriff „Produkt“ statt „Angebot“ oder „Service“ wird hier bewusst gewählt, um zu betonen, dass die Kundenorientierung für eine Bibliothek die wesentliche Rolle spielt. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit einer strukturierten Betrachtung von Produkten einer Bibliothek: begrenzte Ressourcen müssen zielgerichtet im Sinne der Kundenbedürfnisse und der eigenen Strategie eingesetzt werden. Produkte managen an Bibliotheken? Das Produktmanagement erfüllt zwei wichtige Funktionen: Zum einen werden bestehende Produkte laufend überprüft, angepasst oder ggf. vom Markt genommen, zum anderen sollen neue Produkte entwickelt werden. Innovationen an Bibliotheken? Die Produktentwicklung geht wiederum mit dem Einbringen von neuen Ideen einher, so dass das Produktmanagement eng mit dem Innovationsmanagement verknüpft ist. Der Vortrag stellt Prozesse und Instrumente dar, die zur Etablierung eines Produkt- und Innovationsmanagements geeignet und zielführend sind. Dabei werden Fallbeispiele großer wissenschaftlicher Bibliotheken im deutschsprachigen Raum, insbesondere die ZB MED, herangezogen. Die ZB MED führt derzeit einen strukturierten Prozess für das Produkt- und Innovationsmanagement ein. Eingebettet ist die Einführung dieses Managementprozesses in das Projekt „Strategie und Neuausrichtung ZB MED“, in dem von 2012 bis 2014 die strategische Neupositionierung der Bibliothek erarbeitet wird.
Die Universitätsbibliothek der Technischen Universität München (TUM) beschreitet mit der Initiative eRIC (eResearch - Infrastructure and Communication) einen neuen Weg hin zu einer integrierten Kommunikations- und Serviceinfrastruktur für alle Angehörigen der Hochschule. Nach Abschluss des Projekts wird eine Infrastruktur bereit stehen, die den gesamten Lebenszyklus eines Forschungsprojekts begleitet und insbesondere Tools und Expertise für Kommunikation und Kooperation in der Forschung, (Primär-)Datenerhebung und -auswertung sowie Publikationsmanagement individuell anpassbar zur Verfügung stellt. Der Aufbau entsprechender Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen sowie die Bildung eines für die Implementierung von Arbeitstools geeigneten Entwicklerteams erfolgt zusammen mit nationalen und internationalen bibliothekarischen Einrichtungen und Forschern/innen aus dem universitären Umfeld. Die Initiative wird während der gesamten Laufzeit durch ein DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem begleitet. Die Entwicklung einer integrierten Kommunikations- und Serviceinfrastruktur wird durch eine generische Softwarearchitektur flankiert, die auf der Systemarchitektur von mediaTUM, dem Medienserver der TUM, aufbaut. Spezialanforderungen werden in einem bottom-up-Ansatz bei fachübergreifender Nachnutzbarkeit zunächst als verallgemeinerte Software- oder Servicemodule implementiert (Aufbau einer generischen System-Schicht). Darauf aufbauend werden Spezialanforderungen in gesonderten Softwaremodulen realisiert (spezialisierte System-Schicht). Der umfassende Ansatz der Initiative betrifft letztlich alle Abteilungen der Universitätsbibliothek und hebt das Serviceangebot wissenschaftlicher Bibliotheken auf eine neue Qualitätsstufe.
Da fast der gesamte Buch- und Zeitschriftenbestand der Technischen Hochschule Berlin durch Kriegseinwirkungen sowie Beschlagnahmung nach Kriegsende verlorengegangen war, schien es lange Zeit überflüssig, in der UB der TU Berlin nach NS-Raubgut zu suchen. U.a. die Forschungen in der Zentral- und Landesbibliothek Berlin machten jedoch deutlich, dass im Zuge der Übernahme sogenannter herrenloser Bestände auch nach 1945 noch geraubte Literatur in öffentliche Bibliotheken gelangte. Stichproben solcher Zugänge ließen vermuten, dass auch die UB der TU Berlin auf diese Weise NS-Raubgut erhalten hat. Für das aktuelle Provenienzforschungsprojekt wurde ein Einlieferer ausgewählt, der in den Zugangsverzeichnissen als "Luftkriegsakademie Gatow“ erscheint. Aus den Archivalien geht hervor, dass die TH im Herbst 1945 von der Britischen Besatzungsbehörde ca. 10.000 Bände dieser Provenienz übernahm. Recherchen ergaben inzwischen, dass sich hinter diesem Einlieferer eine Vielzahl von Institutionen verbirgt. Zu nennen sind beispielsweise der Fliegerhorst Gatow, die Lufttechnische Akademie, die Deutsche Akademie der Luftfahrtforschung und das Reichsamt für Wetterdienst. All diese Institutionen verfügten über eigene Bibliotheken. Für all diese Einrichtungen bzw. ihre Bibliotheken zeichnet sich ab, dass in deren Beständen neben regulären Zugängen NS-Raubgut enthalten war. Dabei dürfte es sich in der Regel um Kriegsbeute handeln, die aus speziellen Fach- sowie Militärbibliotheken in den von der Deutschen Wehrmacht besetzten Gebieten stammt. Der Vortrag thematisiert die Aneignung von Literatur, die während des nationalsozialistischen Krieges erbeutet wurde, durch deutsche Militär- und wissenschaftliche Spezialbibliotheken sowie deren spätere Übernahme in eine öffentliche Bibliothek der Bundesrepublik Deutschland.
In the Seventh Framework Programme (FP7: 2007-2013) of the European Commission the pilot project OpenAIRE required open access to publications in selected projects. A reference of these publications on the OpenAIRE platfom was required. In the following Framework Programm (Horizon 2020: 2024-2020) open access to all publications became mandatory. Academic libraries of the involved institutions are in charge to fullfill the requirements. The paper describes how the requiremenst were met at the Fraunhofer-Gesellschaft and outlines the challenges and obstacles. The adjustment of the publication infrastructure, changes of regulations and documentation were necessary involving all staff affected (Librarians, Fachinformationsmanager and other specialists). Additionally all scientists, all staff in charge of EC funded projects were briefed and informed about the legal requirements (e.g. copy right agreements: CTA). Important for the success of the campaign was the cross-linking and integration of all stakeholders. As a result not only publications of EC funded projects are recorded but publication of other public funded projects (e.g. BMBF, DFG, ...), too.
Jeder kennt sie, die zahllosen Argumente gegen eine einheitliche Organisation von Projekten: "das kostet viel zu viel Zeit“, "irgendwie klappt es auch immer ohne“ oder "das habe ich doch alles im Kopf“… Und die Zahl der Projekte wächst. Immer mehr Aufgaben in Bibliotheken werden als zeitlich begrenzte Projekte gestaltet. Oft kommen dabei befristete Drittmittel und Kooperationspartner ins Spiel. Spätestens dann ist eine pragmatische Projektorganisation mit einer guten Dokumentation unverzichtbar. Dazu erleichtert eine übergreifende einheitliche Handhabung innerhalb der jeweiligen Bibliothek den Einsatz von Projektmanagement-Tools. In meinem Beitrag möchte ich deshalb ein Basiskonzept vorstellen, das als Ausgangspunkt für ein solches praxisorientiertes Projektmanagement dienen kann. Im September 2013 erschien dazu ein Beitrag in b.i.t. online. Auf der Webseite der Zeitschrift kann - unter Creative Commons Zero - ein Set von Formularen heruntergeladen werden. Das Set ist über eine zentrale Einstiegsseite mit einem Projektmanagement-Prozess übersichtlich strukturiert und erschlossen. Über Links können die Formulare direkt angesteuert werden. Leitfragen, die mit der Eingabe verschwinden, unterstützen beim Ausfüllen der Formulare. Beitrag in b.i.t. online 4 (2013) Veronika Diem: Projektmanagement in der bibliothekarischen Praxis und Download der Projektmanagement-Tools unter http://www.b-i-t-online.de/heft/2013-04-index.php
Crowdsourcing ist das Outsourcing von Teilaufgaben von Institutionen oder Firmen an Freiwillige (Crowd), die diese Aufgaben aufgrund von Interesse und spezifischem (Fach-)Wissen in ihrer Freizeit erledigen helfen. Dank Internet wurde diese Art der Mitarbeit technisch vereinfacht. Das wohl bekannteste Projekt dieser Art ist Wikipedia. Auch im kulturellen Sektor der Gedächtnisinstitutionen (kurz: GLAM) hält diese neue Form der Generierung und des Teilens von Wissen langsam Einzug. Einige Crowdsourcing-Projekte grosser Institutionen sind etwa die Library of Congress als Vorreiter mit schlecht beschrifteten Bildern auf Flickr Commons, das Geotagging von alten Kartenmaterialien an der British Library, oder die Text-Korrekturen beim Australian Newspapers Digitisation Program der National Library of Australia. Im Bildarchiv der ETH-Bibliothek wurde von Dezember 2009 bis Dezember 2013 ein erfolgreiches Projekt mit ehemaligen Mitarbeitenden der ehemaligen Luftfahrtsgesellschaft Swissair durchgeführt. Aus dem Firmen-Bildarchiv der Swissair wurde eine Auswahl von 40‘000 Bildern digitalisiert und in Tranchen von 200 Bildern wöchentlich auf der eigenen Bilddatenbank online gestellt. Eine Gruppe von interessierten Swissair-Pensionären half regelmässig mit, diese Bilder online mit Metadaten und Kontextwissen anzureichern, Personen und Ereignisse, Flugzeugtypen und Flugzeuge zu identifizieren sowie die Bilder zu datieren. Im Vortrag werden erstens die im Projekt gemachten Erfahrungen kritisch berichtet: der Redaktionsworkflow, die Nutzerauthentifizierung- und verwaltung, der (unterschätzte) Betreuungsaufwand und die Öffentlichkeitsarbeit sowie wichtigste Ergebnisse, der allgemeine Nutzen und Mehrwert. Zweitens soll auch ein konzeptueller Ausblick auf künftige Crowdsourcing-Projekte des Bildarchivs der ETH-Bibliothek gegeben werden, unter Berücksichtigung der Fragestellung, ob weitere Online-Plattformen/Tools zum Einsatz kommen sollen oder nicht.
The presentation introduces Open Educational Resources (OER) as a possible future field of activity for scientific libraries. In order to do so, it explains the basics of the OER-concept and refers to a survey concerning the participation of libraries and librarians in OER-projects which was conducted 2012 at the University of Strathclyde (Glasgow). The study comes to the conclusion, that libraries and librarians can yield important competences into OER-projects, though this is not well enough known by both, libraries and OER-projects. According to the author OER rises new challenges for scientific libraries within the areas of awareness raising, metadata standards, OER-supply, OER-production and OER-management.
Die Information der Benutzer/innen vor Ort, per Telefon oder Internet gehört zu den zentralen Dienstleistungen von Bibliotheken. Standards, in denen entsprechende Anforderungen formuliert sind, wurden bisher vorrangig von öffentlichen Bibliotheken erarbeitet. Unter Bezugnahme auf vorliegende Modelle hat die Universitätsbibliothek Heidelberg in 2013 entsprechende Standards für den Benutzungsbereich entwickelt, die thematisch den Umgang mit Benutzer/innen, die Organisation des Arbeitsplatzes, das Verhalten in schwierigen Situationen sowie das Miteinander unter Kollegen umfassen. Ein Ziel dieses Prozesses ist es, dass sich die Mitarbeiter/innen in der Erarbeitungsphase auf spezifische Standards verständigen. Im Anschluss daran tragen die Standards dazu bei, im Berufsalltag Orientierung zu bieten und in strittigen Situationen einen gemeinsamen Bezugspunkt zu bilden. In dem Vortrag wird einführend der theoretische Hintergrund der Entwicklung von Dienstleistungsstandards aufgezeigt. Der Schwerpunkt liegt anschließend auf der Darstellung der Erfahrungen der UB Heidelberg in organisatorischer und inhaltlicher Hinsicht.
Ein Jahr lang wurde das gesamte Team der Stadtbücherei Würzburg zum Thema Social Media geschult und musste sich vielen neuen Herausforderungen stellen. Es sollen sowohl die Entwicklungen und Fortschritte der Stadtbücherei Würzburg im Bereich des Web 2.0 präsentiert werden, als auch die aufgetretenen Fehlschläge und Problemfelder.
Im Rahmen einer qualitativen Studie wurden 16 Interviews mit Führungskräften und Change Managerinnen in öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken geführt, um Aspekte des Führungsverhaltens insbesondere bei großen Veränderungsprozessen zu ermitteln und daraus neuen Anforderungen an Führungskräfte in Bibliotheken abzuleiten. Einige dieser Ergebnisse werden hier vorgestellt.
Social Media gehört mittlerweile (fast) zum Alltag der Bibliotheken - allerdings scheint sich der Einsatz von Facebook, Twitter und Co. vor allem für öffentliche Bibliotheken als geeignetes Betätigungsfeld zu erweisen. Wissenschaftliche Bibliotheken sind derzeit nur vereinzelt im sozialen Netz zu finden. Die SuUB Bremen ist seit einiger Zeit bei Twitter und Faceboook aktiv und möchte über diese Medien der Bibliothek ein "Gesicht" geben. Es ergeben sich komplette neue Kommunikationswege. Die Auftritte der SuUB bei Twitter und Facebook sind bei den Nutzern sehr beliebt und ermöglichen eher unkonventionellen Wege des Dialogs mit dem Nutzer und des Infotainments (auch eine wissenschaftliche Bibliothek kann Spaß machen!). Durch besondere Aktionen wie z.B. "Blind Date mit einem Buch" oder einem Adventskalender bringen wir Unterhaltung und Information (zu besonderen Beständen, Dienstleistungen ...) in unsere Social Web Auftritte. Dieser Vortrag zeigt die Erfahrungen und auch Möglichkeiten der Präsenz im Web 2.0 für eine wissenschaftliche Bibliothek. Welche Erfahrungen haben wir mit unseren Auftritten in den Social Media gemacht?
Die UB Mannheim hat sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten baulich stark verändert und dabei stets versucht, neue Erkenntnisse über die Veränderung der Arbeitsgewohnheiten und Bedürfnisse ihrer Nutzer zu berücksichtigen. Aktuell wird der "in die Jahre gekommene“ allgemeine Lesesaal einer Runderneuerung unterzogen. Es entsteht dort ein modernes Learning-Center mit verschiedensten Möglichkeiten zur Gruppenarbeit, welche sich auch in der variantenreichen und teilweise flexiblen Möblierung widerspiegeln. Anstelle vieler Regalmeter gedruckter Medien und stationärer PCs finden die Studierenden moderne technische Ausstattung vor, die sie in den unterschiedlichsten Lernsituationen optimal unterstützen soll und dabei konsequent auf die Verwendung mobiler Endgeräte ausgerichtet ist. Von der virtuellen Lehrbuchsammlung über Präsentationstools für kleine und größere Gruppen bis hin zum "Schulungszentrum“ und einer "Relax-Zone" - durch eine intelligente Zonierung wird die zuvor wenig strukturierten Fläche flexibel nutzbar. Neben dem räumlichen und technischen Aspekt gehört zum Learning Center der UB Mannheim auch ein umfangreiches Beratungsangebot rund um das Thema Wissenschaftliches Lernen und Arbeiten. Mit bibliothekarischem Fachpersonal und externen Partnern soll ein Portfolio von Themen abgedeckt werden, das von Literaturverwaltung über Richtiges Zitieren bis hin zu Präsentationstechniken und Stressbewältigung reicht. Das neu zusammengestellte Team des Learning Centers wird mit einem umfangreichen Fortbildungsprogramm auf die künftigen Aufgaben vorbereitet. Die Bibliothek entwickelt sich damit ein Stück weit hin zu ihrem Ziel, als aktiver Partner für studentisches Lernen und Arbeiten wahrgenommen zu werden.
Im Vortrag wird diskutiert, was Innovation und Innovationsmanagement an Hochschulbibliotheken bedeutet. Ausgehend von den bisherigen Untersuchungen, die auf Befragung von Beteiligten basierten, kann festgestellt werden, dass unterschiedliche Vorstellungen von Innovation herrschen und dass Bibliotheksverantwortliche den Innovationsgrad ihrer Bibliothek tendenziell überschätzen. Hier will ein Projekt der HTW Chur neue Wege beschreiten und den Innovationsgrad von Hochschulbibliotheken mit klar definierten Kenngrössen erfassen.