Management, betriebliche Steuerung
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Die Arbeitswelt hat längst begonnen, sich von dem stark durch den Taylorismus beeinflussten klassischen Projektmanagement zu verabschieden und sich in Richtung Agilität zu bewegen. Das betrifft seit etwa einem Jahrzehnt auch den Öffentlichen Dienst und damit die Bibliotheken. Agilität verspricht aufgrund seiner iterativ-inkrementellen Vorgehensweise eine schnelle und flexible Anpassung an sich ändernde Umstände - also genau das, was komplexe Probleme in Produkt- und Service-Entwicklung sowie Kreativarbeit erfordern. Die Einführung von Agilität hat für eine Organisation weitreichende Konsequenzen, was häufig nicht allen Beteiligten auf allen Ebenen klar ist. Es reicht nicht, Agilität in einer kleinen Nische als Spielwiese zu erlauben. Soll Agilität wirklich funktionieren, müssen sich Management und Teams gleichermaßen verändern. Im Kern des agilen Veränderungsprozesses stehen Teams, die ermächtigt werden müssen. Dazu gehört, dass sich die Teams selbst organisieren und monitoren, ihre Prozesse eigenständig gestalten und die relevanten Entscheidungen für ihr Produkt oder ihren Dienst selbst treffen. Die Aufgabe der Teams ist es, Kunden in kurzen Iterationen wertvolle Leistungen auszuliefern. Das Management muss die notwendigen Rahmenbedingungen dafür setzen, dass Teams diese Aufgabe erfüllen können. Es muss die Teams ermächtigen, sich selbst zu organisieren, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung übertragen und Vertrauen schenken. Es muss dafür sorgen, dass die Teams alle Fähigkeiten, Werkzeuge und Mittel dafür haben und dauerhaft stabil sind. Schließlich haben die einzelnen Teammitglieder je nach Rolle unterschiedliche Verantwortlichkeiten, die sie ihrerseits aktiv übernehmen müssen. Erst wenn jeder Verantwortung für seinen Anteil am Ganzen übernimmt, funktioniert die agile Organisation. Der Vortrag erörtert das Spannungsverhältnis zwischen Management und Teams im Zusammenhang von agiler Führung und Selbstorganisation.
Die Wertschöpfung von Bibliotheken unterliegt derzeit komplexen und zugleich volatilen Entwicklungen, die eine fundamentale Neuausrichtung des strategischen Managements erfordern. Um in dieser Umwelt die eigenen Möglichkeiten unter Bedingungen permanenter Unsicherheit produktiv gestalten zu können, bedarf es einer robusten Strategiepraxis, die im Management Board der Bibliothek geteilt und gelebt wird. Um die Grundlage für erfolgreiche und wirksame Strategiearbeit zu schaffen, bedarf es der dezidierten Auseinandersetzung mit der eigenen Strategiepraxis. Ein solches Projekt hat die Zentralbibliothek Zürich in einem Forschungsprojekt mit einem Strategieexperten der Universität St. Gallen über drei Jahre durchgeführt. Dabei wurde auf der Basis ethnographischer Beobachtungen der Arbeit der Geschäftsleitung die Strategiepraxis gemeinsam reflektiert, wissenschaftlich angereichert und so sukzessive weiterentwickelt. Für die Strategieforschung ist der ‚Fall‘ Bibliothek von exemplarischer Bedeutung, da sich das Geschäftsfeld von einer stabilen und sicheren Wertschöpfung hin zu neuen Formen entwickelt, in welchen Unsicherheit – eine Grundkomponente von Strategiearbeit – eine bestimmende Rolle einnimmt. Innerhalb des Vortrages möchten wir den produktiven Dialog zwischen Bibliothek und Strategieforschung skizzieren und die Erkenntnisse des Forschungsprojektes resümieren: Die Analyse der verschiedenen Weisen, wie Unsicherheit im Management Board bearbeitet wurde, führte auf fünf Formen der Unsicherheitsarbeit, welche direkte Auswirkungen auf die Produktivität, den Entwicklungshorizont und die möglichen Strategien der Bibliothek hat. Dabei, so zeigte sich, hängt die Entwicklung der eigenen Strategiepraxis im Managementalltag direkt mit dem Zulassen oder Verhindern bestimmter Spielarten von Unsicherheit zusammen. Die Erkenntnisse des Projekts bieten Denk- und Aktionsanstöße für Bibliotheken, die sich systematisch und proaktiv mit ihrer eigenen Zukunft auseinandersetzen wollen.
Kurioserweise entstanden in den letzten Jahren durch Zusammenschlüsse für die Ausleihe von digitalen Medien regionale Verbünde. Diese starteten meist als Zweckverbände für die gemeinsame Finanzierung. Bundesweit einzigartig ist die Kombination aus gemeinsamem Bibliotheksausweis Metropol-Card, Onleihe-Verbund metropolbib, PressReader-Angebot in einer Vereinsstruktur unter hauptamtlicher Geschäftsführung und das über drei Bundesländer hinweg, wie es im Metropol-Card-Bibliotheken Rhein-Neckar e.V. geschieht. Die Metropol-Card wurde 2007 und metropolbib 2011 eingeführt. Die Verbünde wurden 2015 zusammengeführt, um z.B. Sponsorengelder einwerben zu können. Der Verein hat sich als die beste Organisationsform herausgestellt, um eine kommunenübergreifende Lobbyarbeit zu betreiben und im Rahmen einer Dachorganisation, in diesem Falle die Metropolregion Rhein-Neckar, effizient zu betreiben. Der Vortrag beleuchtet die organisatorischen Rahmenbedingungen für den Verein innerhalb der kommunalen Strukturen. Dabei soll auf die Finanzierungsmodelle des gemeinsamen Medienerwerbs und der Geschäftsführung eingegangen werden. Ebenso werden die Mehrwerte beleuchtet wie das gemeinsame Marketing. Hier wird auch der Blick auf die Frage nach organisatorischen Veränderungen, gerade in kleinen Bibliotheken, gelegt und darauf, wie große Bibliotheken als treibende Mitglieder die Entwicklung voranbringen können. Neben den vielen Vorteilen sollen auch die Herausforderungen diskutiert werden, wie die Unterschiede in den Bibliotheken, die zu anderen Prioritätssetzungen führen. Schließlich sollen auch die Aspekte der Entwicklung eines solchen regionalen Verbundes diskutiert werden, wie die Frage nach den Grenzen seines Wachstums, der Aufbau einer gemeinsamen Nutzerdatenbank und die Notwendigkeit gemeinsamer Rechercheinstrumente. Die Veranstaltung soll als Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch mit anderen, ähnlichen Verbünden dienen oder als Anregung für im Aufbau befindliche Vereine.
Nach der Abwicklung des BIX stehen die Bibliotheken in Deutschland vor der Aufgabe, neue Formen des Leistungsvergleichs zu entwickeln. Die DBS bietet dafür eine zuverlässige und reichhaltige Datenbasis. Aber wie kann dieser Datenschatz so aufbereitet werden, dass jede Bibliothek auf einfache und kostengünstige Weise ihre Position zu anderen Bibliotheken bestimmen kann? Eine Expertengruppe des dbv ist derzeit dabei, Eckpunkte zu definieren und ein Modell dafür zu erarbeiten. Der Vortrag berichtet aus der Arbeit dieser AG.
Seit einiger Zeit stößt man in der bibliothekarischen Fachliteratur häufig auf das Thema „Embedded Librarianship". Hierbei handelt es sich um ein Strategiekonzept zur besseren Einbettung und Eingliederung einer Bibliothek in ihre Trägerorganisation durch eine erhöhte Kundenorientierung und proaktive Servicementalität.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass die strategische Einbettung sowohl für Hochschulbibliotheken als auch für Spezialbibliotheken sehr relevant sein kann, um die Position der Bibliothek innerhalb ihrer Trägerorganisation zu stärken.
In der Veranstaltung werden mögliche Tätigkeiten als Embedded Librarian anhand bereits bestehender Beispiele vorgestellt. Die Praxis des Embedded Librarianship wird dabei aus zwei Perspektiven erläutert - aus der Sicht von Embedded Librarians an Hochschul- und in Spezialbibliotheken. Lernziele des Workshops: Einführung in die Thematik; Kennenlernen von Strategien zur Integration der Bibliothek; Kennenlernen von Umsetzungsmöglichkeiten in die Praxis für Hochschul- und Spezialbibliotheken.
Die Hochschulbibliothek der FH Bielefeld steht im Prozess einer umfassenden Neustrukturierung. Einerseits bezieht sie ab 2015 den Bielefelder Campusneubau der FH und wird hier als neuen Servicebereich ein sog. Lernzentrum mit betreiben. Andererseits bildet sie seit Anfang 2013 gemeinsam mit der Datenverarbeitungszentrale den Serviceverbund MIND (Medien- und Informationsdienste). Angesichts dieser Entwicklungen sind die strategischen Schwerpunktsetzungen der Bibliothek neu zu definieren. So tritt die Aufgabe, die Kompetenzentwicklung Studierender in physischen und virtuellen Lernumgebungen aktiv zu unterstützen, gegenüber anderen Aufgaben deutlich hervor. Der Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur hingegen wird in einem Pilotprojekt zu gewissen Anteilen der Datenverarbeitungszentrale übertragen. Formal geschieht dies in Form von Service Level Agreements. Der Beitrag schildert, wie Service Level Agreements an der FH Bielefeld eingesetzt werden, um für die Hochschulbibliothek Spielräume für neue strategische Kernaufgaben zu schaffen. Dabei geht es auch um Annäherungen an ein gemeinsames Serviceverständnis von Datenverarbeitungszentrale und Bibliothek.
Projektarbeit, insbesondere wenn sie durch Drittmittel gefördert wird, ermöglicht auch bei schwieriger Etatlage innovativ, nachhaltig und motivationsfördernd die Daueraufgaben der Bibliothek zu verbessern. Mit Projekten sind konkrete Ziele in einem bestimmten Zeitraum und mit begrenzten Mitteln zu erreichen. Ihre Aufgabenstellung enthält einen hohen Innovationsgrad, ist entsprechend komplex und eine Herausforderung für alle Beteiligten. Daher erfordert Bibliotheksarbeit in Projektform besondere Steuerungsmethoden.
Produkte an Bibliotheken? Der Begriff „Produkt“ statt „Angebot“ oder „Service“ wird hier bewusst gewählt, um zu betonen, dass die Kundenorientierung für eine Bibliothek die wesentliche Rolle spielt. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit einer strukturierten Betrachtung von Produkten einer Bibliothek: begrenzte Ressourcen müssen zielgerichtet im Sinne der Kundenbedürfnisse und der eigenen Strategie eingesetzt werden. Produkte managen an Bibliotheken? Das Produktmanagement erfüllt zwei wichtige Funktionen: Zum einen werden bestehende Produkte laufend überprüft, angepasst oder ggf. vom Markt genommen, zum anderen sollen neue Produkte entwickelt werden. Innovationen an Bibliotheken? Die Produktentwicklung geht wiederum mit dem Einbringen von neuen Ideen einher, so dass das Produktmanagement eng mit dem Innovationsmanagement verknüpft ist. Der Vortrag stellt Prozesse und Instrumente dar, die zur Etablierung eines Produkt- und Innovationsmanagements geeignet und zielführend sind. Dabei werden Fallbeispiele großer wissenschaftlicher Bibliotheken im deutschsprachigen Raum, insbesondere die ZB MED, herangezogen. Die ZB MED führt derzeit einen strukturierten Prozess für das Produkt- und Innovationsmanagement ein. Eingebettet ist die Einführung dieses Managementprozesses in das Projekt „Strategie und Neuausrichtung ZB MED“, in dem von 2012 bis 2014 die strategische Neupositionierung der Bibliothek erarbeitet wird.
(Presentation from Dr. Schachl-Raber: http://prezi.com/u34zursatuxe/weiterentwicklungsprozess/) There were several causes that called for “action and reaction” in the organization of our library’s work processes: new fields of action and new challenges for libraries, edificial transformations, and especially the swift development in the realm of e-media. Habits - some of them much-loved - that had developed over time were put into question. An update of our organigram as well as the development of up-to-date guidelines for our actions and work processes went hand in hand with a renewed/newly developed self-concept. This led to the start of a development process at the University Library of Salzburg in 2011. But how to start this venture? Specialist literature on corporate planning and strategic management offered two options: top down or bottom up. The UBS developed an “interlocked cooperation” accompanied by external supervision for the whole process and critical phases. After a meeting of the whole team, the most urgent matters were formulated, for example the need for a documentation of all work processes. Amongst other topics, there was a vital interest in the documentation of formal media processing, and a corresponding project group was installed. The mission of the project is to analyze and depict the current state of the whole operational procedure with the help of process management, and to find out if, and if yes where there is a need for change. Consequently, suggestions for improvements are developed. The paper will outline how process management can take place. It will give an insight into the whole process and the stages passed so far as well as the practical work of the project groups.
Prozessmanagement bewegt sich auf der Schnittstelle von Organisationsanalyse, Wissensmanagement und Qualitätsmanagement und setzt dabei eine intensive Mitarbeiterbeteiligung voraus.Der Vortrag beleuchtet Motivationen von Bibliotheken, die ihre Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren und beschreibt Methoden und Tools, mit denen Prozessmanagement erfolgreich gestaltet werden kann.
Die Computergesellschaft setzt sich aus Menschen, Nicht-Menschen und Hybriden zusammen. Bibliotheken sind in den Netzwerken der Computergesellschaft ein Akteur unter vielen Akteuren. Bibliotheken stehen im Wettbewerb um die besten Applikationen, Methoden und Technologien. Durch branchenfremde Newcomer befinden sich Bibliotheken in einem Innovationsdruck. Den Herausforderungen auf den zukünftigen dynamischen Wissensmärkten können Bibliotheken durch Anpassung der Organisationsstrukturen und Schaffung von kollaborativen Teamkulturen begegnen. Die Integration von unterschiedlichen Stakeholdern erfordert neue Führungstheorien, da hierarchische Strukturen zu star sind, um neuartige Teamkonzepte und virtuelle Zusammenarbeit zwischen kommerziellen und nichtkommerziellen Akteuren händeln zu können.
Der Vortrag beleuchtet die konzeptionellen Grundlagen von Qualitätsmanagement als Steuerungskonzept für Bibliotheken und Informationseinrichtungen. Dabei wird aufgezeigt, dass professionelles Qualitätsmanagement mehr ist als ein kleinteiliger Methodenmix. Es bietet die Chance, bereits angewandte, aber auch neue Managementinstrumente in ein qualitätsorientiertes Führungskonzept einzubinden.
Die Universitäten Duisburg und Essen wurden 2003 fusioniert. Im Sinne der Qualitätsentwicklung hat die Hochschulleitung rasch das Instrument der institutionellen Evaluation eingeführt. Die Universitätsbibliothek gehört zu den Pilotanwendern des Evaluationsverfahrens und in seiner Folge sind zahlreiche Managementwerkzeuge zur Anwendung gekommen, um die Fusion erfolgreich zu bewältigen. Der Beitrag befasst sich 8 Jahre nach der Fusion mit der Erwartungen und den Resultaten in diesem Prozess. Es geht um die Frage inwieweit betriebswirtschaftliche Instrumente nachhaltig wirken und zum Einsatz kommen. Ein Fazit ist, dass die Theorie allein nicht den Erfolg sichert. Sie ist nur das Transportband. Prägender sind konkrete, erfolgreiche Veränderungen in Teilschritten, eingebunden in einen weitergesteckten Plan. Kontinuität, Transparenz, Beteiligung Flexibilität und Nachjustierung ggf. aus der theoretischen Reflexion sind maßgebliche Erfolgsfaktoren.
Was macht eine Institution erfolgreich? Welche Rolle spielen Personalmanagement und Führung dabei? Welches sind die Top-Themen aktuellen Personalmanagements? Ein Überblick aus der Sicht einer Mitarbeiterin aus der Personalentwicklung der Technischen Informationsbibliothek und Universitätsbibliothek Hannover (TIB/UB). Die TIB/UB geht beim Personalmanagement verstärkt einen Weg „vom Verwalten zum Gestalten“. Die zunehmend bewusste, wo immer es geht, proaktive Gestaltung von Strukturen und Prozessen gewinnt für die Erreichung der strategischen Ziele eine immer größere Bedeutung.