Management, betriebliche Steuerung
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Der Vortrag zeigt den aktuellen Stand der deutschen und vor allem der internationalen Normung im Bereich des Bibliotheksmanagement. Gezeigt werden die ISO-Normen zu Bibliotheksstatistik und Leistungsmessung in Bibliotheken, zur Erstellung von nationalen Preisindizes für Publikationen und von Statistiken der nationalen Buchproduktion. In allen Normen werden in den neuen Entwürfen die elektronischen Publikationsformen und die elektronischen Bibliotheksdienste speziell behandelt.
Welche Faktoren bestimmen Imagebilder, wie werden sie transportiert und wie lassen sie sich messen? Fast 10 Jahre praktische Imagemessungen mit Hilfe von Polaritätenprofilen in Bibliotheken sollen auf den Prüfstand: Welche Erfahrungen gibt es bei der Erhebung von Selbst- und Fremdbildern? Von wem wollen wir was wissen? Wie kommen wir an diese Informationen ´ran? Was machen wir mit den Ergebnissen? Neben einer kurzen Begriffsklärung und Hintergrunderläuterung stehen praktische Erfahrungen mit Imagemessungen in öffentlichen, wissenschaftlichen und in Spezialbibliotheken im Vordergrund.
An praktischen Beispielen wird die Kooperation der Universitätsbibliothek Mannheim mit der AbsolventUM GmbH der Universität Mannheim auf dem Gebiet des Sponsoring / Fundraising dargestellt. Das Spektrum der Beispiele reicht von Sachspenden über Events bis hin zu den Einsatzmöglichkeiten eingeworbener Geldspenden. Die Universitätsbibliothek Mannheim besitzt 2,2 Mio Medieneinheiten, bietet 300 Datenbanken campusweit an und hat rund 18.000 aktive Benutzer. Wirtschafts- und Sozialwissenschaften prägen das wissenschaftliche Profil der Universität Mannheim. Zur Stärkung dieser Schwerpunkte hat sich die Universitätsbibliothek zum leistungsstarken Informationsversorger mit allen Dienstleistungen einer modernen, kundenorientierten Einrichtung entwickelt. Wegen ihrer wirtschaftswissenschaftlichen Ausrichtung war es nur folgerichtig, dass die Universität die AbsolventUm GmbH Marketing-Gesellschaft gründete. Diese GmbH ist an der Universität für alle Sponsoring- und Fundraising-Aktivitäten zuständig. Die Universitätsbibliothek ist mit ihren eigenen Aktivitäten auf diesen Gebieten an die AbsolventUM GmbH gekoppelt. Zwar ist die UB Mannheim durch die Kooperation mit der AbsolventUM GmbH nicht ganz frei in der Auswahl ihrer möglichen Aussenkontakte, profitiert jedoch in großem Maße vom kaufmännischen und professionellen Know-How der GmbH und den daraus resultierenden Synergie-Effekten.
Die Universität Mannheim gilt als führende deutsche Universität in den Wirtschafts- und Sozialwissenschaften. Dass die Mannheimer nicht nur viel von Forschung und Lehre verstehen, sondern auch professionell im Fundraising agieren, beweist die Verleihung des höchsten deutschen PR-Preises 2004 für das Projekt "Die Renaissance des Barockschlosses". Im Rahmen des Projektes wurden über 13 Millionen Euro an Spenden für die Renovierung des Mannheimer Schlosses eingeworben, in dem weite Teile der Hochschule untergebracht sind. Das Besondere dabei: Professoren, Studierenden und Mitarbeiter und sogar Prominente aus der lokalen Wirtschaft und Politik haben bei Streichaktionen selbst mit angepackt. So konnten seit 2001 15 "neue" Hörsäle komplett renoviert werden!
Betreibermodelle
(2005)
Bibliothek, Kommune und ekz - als Partner und Betreiber einer Bibliothek. Mit Fantasie und Mut gehen auch in Zeiten knapper Kassen neue, unkonventionelle Wege. So können Sie kommunale Leistungen für die Büger erhalten, Lebensqualität und Bildungschancen für alle sichern. Die ekz-Bibliotheks-GmbH als neuartige Betriebsform eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten und setzt Maßstäbe. Das bedeutet für Ihre Bibliothek wirtschaftliche Effizienz und hohe Innovationskraft. Gemeinsam mit Ihnen optimieren wir interne Abläufe und Fremdleistungen, sorgen für den effizienten und transparenten Einsatz von Haushaltsmitteln.
Elektronische Bibliotheksangebote stecken aus statistischem Blickwinkel noch in den Kinderschuhen. In seinem Beitrag fasst Herr Mundt kurz die bisher gemachten Erfahrungen zusammen und stellt Überlegungen an, inwieweit elektronische Medien und Dienstleistungen Eingang in die DBS als nationale Bibliotheksstatistik finden können und sollten.
Qualitätsmanagement ist in Bibliotheken schon lange kein Fremdwort mehr. Es ist jedoch noch die Ausnahme, Qualitätsmanagement zum umfassenden Leitkonzept für das Management der Organisation zu machen. Der Vortrag will auf der Basis des CAF-Modells (Common Assessment Framework) ein Vorgehenskonzept vorstellen, mit dem Bibliotheken und Informationseinrichtungen die Steuerung der Organisation auf zentrale qualitative Anforderungen ausrichten können. Dabei geht das zugrunde gelegte Qualitätsverständnis über die Frage der Fehlervermeidung weit hinaus. Es bietet praktikable Lösungsansätze, um die Gestaltungsspielräume und Gestaltungsnotwendigkeiten in der täglichen Arbeit im Spannungsverhältnis von Kundenorientierung, Mitarbeiterorientierung und Ressourcen sichtbar und umsetzbar zu machen: Qualitätsmanagementmethoden werden genutzt, um Leistungs- und Effizienzsteigerungen zu planen und zu realisieren. Illustriert wird das Konzept am Beispiel einer Bibliothek, die sich mit dem CAF-Modell in einen umfassenden Veränderungsprozess begeben hat.
Vom Qualitätsmanagement zur Zertifizierung – Maßnahmen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit
(2006)
2004 haben sich auf Initiative der Dezernate 49.1.2 der Bezirksregierungen Köln und Düsseldorf die Stadtbibliotheken Dormagen, Erkrath, Leichlingen, Neuss, Krefeld und Wesel entschlossen, einen Qualitätsmanagement-Verbund zu gründen und nach ISO 9001: 2000 zertifizieren zu lassen. Ziel war und ist es, die Bibliothekskunden noch stärker als bisher in den Mittelpunkt der Bibliotheksarbeit zu rücken. Die Anforderungen der Kunden sollen den Maßstab für Management- Entscheidungen bilden – und dies nicht nur bei größeren Vorhaben, sondern vor allem bei den vielen kleinen Dingen, die die Zufriedenheit der Kunden ausmachen. In den vergangenen 18 Monaten haben die Bibliotheken das Qualitätsmanagement-System eingeführt. Sie haben sich auf eine gemeinsame Qualitätspolitik und gemeinsame Qualitätsziele geeinigt. Die Arbeitsabläufe einschließlich der Prozesse zur Bibliothekssteuerung wurden überprüft und abgestimmt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden geschult und haben sich in das neue Management-System eingearbeitet. Neben der fachlichen Unterstützung wurde das Projekt auch finanziell durch das Land Nordrhein-Westfalen gefördert. Im Februar 2006 wurde der Verbund durch den TÜV-Süd geprüft und zertifiziert. Durch das System-Audit wurde den Bibliotheken bestätigt, daß das eingeführte Qualitätsmanagement-System die Kunden in den Mittelpunkt der Bibliotheksorganisation rückt und die Arbeitsabläufe wirksam steuert. Die sechs Verbund-Bibliotheken gehören zu den Vorreitern des bundesdeutschen Bibliothekswesens. Bisher wurden erst zwei kleinere Bibliotheken zertifiziert – Freiberg/Neckar mit einem Gesamtbestand von ca. 30.000 ME und Walldorf/Baden mit ca. 38.000 ME. Aber nicht nur aus diesem Grund ist das Projekt bundesweit einmalig: Erstmalig arbeiten mehrere Bibliotheken auf Management-Ebene so eng zusammen. Hervorzuheben ist, daß die beteiligten Bibliotheken völlig unterschiedlichen Größenordnungen angehören (ca. 25.000 bis 220.000 ME). Das Spektrum reicht von der Klein- bis zur Großstadtbibliothek. Die Bibliotheken konnten bei der Einführung des Qualitätsmanagement-Systems von ihrem unterschiedlichen Erfahrungshorizont profitieren. Darüber hinaus konnte der Verbund einen Sponsor gewinnen. So wird im Verbund die Software N5-Process Solution der N5 GmbH Stuttgart eingesetzt. Die Software ermöglicht die webbasierte Dokumentation des Qualitätsmanagement-Systems. Das Projekt setzt insgesamt damit in vielerlei Hinsicht Maßstäbe für das Öffentliche Bibliothekswesen. Es kann aber auch für andere Bereiche der Kommunalen Selbstverwaltung Vorbildfunktion haben. Der Vortrag beschreibt den derzeitigen Stand des Qualitätsmangement-Systems im Verbund sowie in der Stadtbibliothek Neuss und gibt beispielhaft Einblicke in das webbasierte Dokumentations-Handbuch. Schließlich wird auf die Vor- und Nachteile einer Gruppenzertifizierung eingegangen.
In dem Vortrag wird die seit dem Jahr 2000 betriebene Prozesskostenrechnung der UB Mannheim dargestellt. Die UB Mannheim hat sich dabei gegen eine permanente Prozesskostenrechnung entschieden. Stattdessen werden alle zwei Jahre über Zeitaufschreibungen die Prozesse der Universitätsbibliothek analysiert und kostenmäßig bewertet. Ausgehend von einer allgemeinen Skizzierung des Projektes und der für die KLR aufgewendeten Personal- und Zeitressourcen wird die Verteilung der Kosten auf die Kostenarten und die Kostenstellen aufgezeigt. Als Folie für die Interpretation der Daten dient der Vergleich mit anderen Bibliotheken. Im Zentrum des Vortrages stehen die kostenmäßige Bewertung von Prozessen und Produkten sowie die sich aus der Prozessanalyse ergebenden Reorganisationsmaßnahmen und Einsparpotentiale. An Prozessen und Produkten werden unter anderem vorgestellt die gebende und die nehmende Fernleihe, Subito, die Ausleihe einer Medieneinheit, die Bearbeitung einer Medieneinheit, die Erwerbung über Tausch und Geschenk sowie die Aussonderung einer Medieneinheit. Als mögliche Reorganisationsmaßnahmen werden u. a. die Änderung von Geschäftsgängen, die räumliche Reorganisation der Bibliothek sowie die Anpassung von Gebühren an die wirklichen Kosten diskutiert. Der Vortrag endet mit einem Ausblick auf die geplante weitere Entwicklung sowie den zukünftigen Einsatz und Stellenwert der Prozesskostenrechnung an der UB Mannheim.
Die Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf wird in den nächsten Jahren etwa 25 von vormals 153 Stellen verlieren. Ihr erklärtes Ziel ist es, diese Stellenreduktion nicht nur ohne Serviceverringerung und –verschlechterung umzusetzen, sondern ganz im Gegenteil durch interne Umstrukturierung das kundenorientierte maßgeschneiderte Dienstleistungsangebot der Bibliothek weiter zu steigern. Dies geschieht im wesentlichen durch folgende Maßnahmen: 1. Reduktion von Aufsichts- und Auskunftsplätze durch Zusammenlegung unausgelasteter Bereiche, durch Baumaßnahmen, durch Prozessoptimierung, Automatisierung von Routinearbeiten (Selbstverbuchung) sowie durch Entwicklung innovativer Angebote (Online-Auskunft, systematische Vermittlung von Informationskompetenz). 2. Dezentralisierung bibliothekarischer Tätigkeiten (z.B. Katalogisierung, Einband, Beschriftung) in den Fällen, wo Personal durch die Aufrechterhaltung von Öffnungszeiten oder die Wahrnehmung von Auskunftsfunktionen unabdingbar an einen dezentralen Bibliotheksstandort gebunden, aber nicht vollständig ausgelastet ist. 3. Zusammenführung von vormals verstreut – zentral und dezentral - aufgestellter Literatur eines Faches an einem Ort (neue Fachbibliothek Jura). 4. Reduktion von naturwissenschaftlichen Bibliotheksstandorten durch „Transferierung“ ihrer Funktionen in die Zentralbibliothek, unterstützt durch die systematische Erhöhung der elektronischen Medien. 5. Reduktion von Organisations- und Koordinierungsaufwand durch Outsourcing (Einsatz von Wachdiensten für die Verlängerung von Öffnungszeiten). 6. Aufgabenkritik: Die Universitäts- und Landesbibliothek nimmt landesbibliothekarische Aufgaben wahr (Bereitstellung von Pflichtliteratur, Erstellung der nordrhein-westfälischen Bibliographie), die vom zuständigen Unterhaltsträger nur unzureichend finanziert wird. Die Universitäts- und Landesbibliothek überlegt deshalb, einen Teil dieser Aufgaben einzustellen. Ziel des Vortrags ist es, die bereits eingeleiteten oder noch einzuleitenden Maßnahmen nicht nur zu beschreiben, sondern auch darzustellen, wie sie eingeleitet wurden, wie darauf reagiert wurde, wie viel Zeit die Umsetzung beanspruchte und wie die bisherigen Ergebnisse zu bewerten sind.
An der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn bestehen neben der Universitäts- und Landesbibliothek als zentraler Einrichtung etwa 150 Instituts- und Seminarbibliotheken unterschiedlichster Größe und Ausstattung. Gerade in den traditionell zeitschriftenlastigen Fächern führt die Zersplitterung der Ressourcen zu immer gravierenderen Standortnachteilen. Es liegt deshalb nahe, Mittel- und Abonnementverwaltung zu bündeln, um effizienter damit umgehen zu können. Für den Bereich der elektronischen Campuslizenzen hat die ULB von Beginn an die zentrale Verwaltung bei finanzieller Beteiligung der Fächer übernommen. Einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung der funktionalen Einschichtigkeit stellen seit 2002 geschlossene Kooperationsverträge mit der Medizinischen Fakultät sowie verschiedenen mathematischnaturwissenschaftlichen Fachbereichen dar. Der Vorteil für die Institute liegt dabei in einer größeren Titelvielfalt, die sich durch die Zusammenlegung der Mittel ergibt, sowie in der Entlastung von bibliothekarischen Aufgaben. Andererseits geben sie die ungeteilte Verfügungsgewalt über ihre Etats auf und lassen sich auf teils langwierige Einigungsprozesse ein. Die UB gewinnt durch die zentrale Ressourcenverwaltung einen größeren Handlungsspielraum bei Verhandlungen und Vertragsabschlüssen mit Anbietern. Ihre Position bei den Fächern wird gestärkt, da sie eng in den Entscheidungsprozess eingebunden ist und im besten Falle auch Einfluss darauf nehmen kann. Allerdings darf der Aufwand für die Vorbereitung solcher Kooperationen und für die dauerhafte Übernahme der zusätzlichen Dienstleistungen nicht unterschätzt werden.
Die wissenschaftlichen Bibliotheken in Baden-Württemberg beschäftigen sich seit über fünf Jahren mit Fragen des Controlling und der Kosten- und Leistungsrechnung. Das Controlling in den baden-württembergischen Bibliotheken ist zum Teil in das Landesprojekt "Neue Steuerungssysteme" (NSI) eingebettet, zum anderen Teil ist die Initiative von den Bibliotheken selbst ausgegangen mit dem Ziel, mit Hilfe eines Bibliothekscontrollings steuerungsrelevante Informationen für die Bibliotheken zu gewinnen. Der vorliegende Beitrag berichtet über die Erfahrungen der baden-württembergischen Universitäts- und Landesbibliotheken bei der Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung und zeigt die damit verbundene Problematik auf.
Speziell am Beispiel des Berichtswesens wird deutlich, dass das gesamte Verfahren immer professioneller und der Managementkreislauf bewusst durchlaufen wird. So wird neben der bereits erwähnten Erstellung eines Jahresberichts für die unterjährige Steuerung seit 2 Jahren ein unterjähriges Zwischenberichtsgespräch geführt, dessen Ergebnisse in einem Zwischenbericht festgehalten werden, aus welchem die steuerungsrelevanten Informationen für die Verwaltungsspitze und den Gemeinderat in komprimierter Form weiter aufbereitet werden. Darüber hinaus konnte in den vergangenen Jahren festgestellt werden, dass alle städtischen Ämter gerade in Krisensituationen, insbesondere durch die hohen Einnahmeausfälle der letzten Jahre, außergewöhnlich kooperativ zusammengearbeitet haben. Die neue Rollenverteilung zwischen Fachämtern und Querschnittsämtern hat demnach, trotz zahlreicher Einschnitte zu einem neuen und besseren Umgang miteinander geführt, der weit über die rein finanziellen Aspekte hinausgeht.
Die Stadt Rheine hat 1993 damit begonnen, die gesamte Verwaltung zu reformieren und sich von der hoheitlichen Verwaltung alter Schule zur modernen Dienstleistungsverwaltung zu wandeln. Für alle Bereiche der Kommunalverwaltung wurden Produktbeschreibungen erarbeitet, die Zieldefinitionen und Kennzahlen umfassen. Diese Produktbeschreibungen sind seither Teil des Haushaltsplans. Die Zielvereinbarungen des Produkts 1303, Stadtbücherei, werden vorgestellt und erläutert. Der lang andauernde und noch nicht abgeschlossene Refomprozeß wird kritisch dargestellt.