Management, betriebliche Steuerung
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Am 1.1.2022 ging die neue Universitätsbibliothek Zürich in Betrieb. Vorangegangen waren Phasen von teils heftigem Widerstand seitens Fakultäten und Studierender, der im Rahmen des Projekts Aufbau der Universitätsbibliothek aufgefangen werden konnte. Es gelang, die Betroffenen einzubeziehen und in die Lösungsfindung zu integrieren. Im Endeffekt wurden sämtliche Ressourcen (Personal, Sachmittel, Räume) von den Fakultäten an die neu gegründete UB übertragen. Im Vortrag wird dieser Prozess beschrieben mit seinen Herausforderungen und den getroffenen Lösungen. Mit dem Start anfangs 2022 begann dann der konkrete Aufbau einer einheitlichen Organisation. Geblieben sind die dezentralen Standorte (frühere Instituts- und Fakultätsbibliotheken) und die Zahl der Mitarbeitenden. Geändert hat sich fast alles: die meisten Mitarbeitenden haben neue Funktionen, arbeiten in neuen Teams und mussten die Arbeitsprozesse in ihrem Aufgabengebiet neugestalten. Die UB gliedert sich in sechs Bereiche mit örtlich und fachlich zusammengefassten Bibliotheken, bzw. Standorten. Diese Standorte sollen zum grössten Teil ohne Personal geführt werden, wofür die Infrastruktur angepasst werden muss. Hinzu kommt eine gewollte sehr enge Zusammenarbeit mit der Zentralbibliothek Zürich. Es wurden gemischte Teams gebildet, allen voran die Liaison Librarians arbeiten eng in gemischten Teams zusammen. Die UB hat sich einer Kultur der Zusammenarbeit auf Augenhöhe verschrieben und wendet verschiedene Methoden an, die man unter «New Work» subsumieren kann. Die Beteiligung der Mitarbeitenden im Entscheidungsprozess, die Delegation von Kompetenzen an die Basis sind wichtige Elemente dieser neuen Kultur.
Im Vortrag wird ein Fazit nach gut eineinhalb Jahren gezogen. Was funktioniert, wo besteht noch Verbesserungspotential? Und welche Konzepte konnten nicht so umgesetzt werden, wie man sich das in der Projektphase vorgestellt hatte? Und wie hat sich die Kultur der Zusammenarbeit verändert und allenfalls auch bewährt?
Auf den 1.1.2022 wurde die Universitätsbibliothek Zürich neu gegründet. Diese umfassende Neuorganisation wurde während vier Jahren in einem Vorprojekt und einem Hauptprojekt vorbereitet sowie zur Umsetzung geführt. Nach anfänglichen Startschwierigkeiten mit heftigem Widerstand aus der Universität gelang es dank eines professionellen Projektmanagements, umfangreichen Kommunikationsmassnahmen und dem Einbezug der verschiedenen Stakeholder die Akzeptanz gegenüber der Reorganisation so zu steigern, dass eine einvernehmliche Übertragung der Ressourcen an die UB möglich wurde. Es wurden die Finanzressourcen (Erwerbungsbudget und Sachmittel) sowie die Räume an die neue UB übertragen. In einem aufwändigen Interessebekundungs- und Stellenbesetzungsverfahren wurden die rund 170 Mitarbeitenden aus ihren früheren Anstellungen an den Fakultäten, Instituten und in der Hauptbibliothek in die neue Organisation transferiert. In der Vorbereitung zeigte sich, dass eine neue und einheitliche Unternehmenskultur ein wichtiger Erfolgsfaktor der neuen UB sein dürfte. Die gewählte Organisationsform soll die Zugehörigkeit zur UB stärken und doch die Diversität und Dezentralität der Standorte respektieren. Dieser neuen Komplexität soll mit einer neuen Führungskultur begegnet werden, die flache Hierarchien, Delegation von Kompetenzen, Autonomie von Expert*innen und eine Gesprächskultur auf Augenhöhe voraussetzt. Ein wichtiges Ziel der Reorganisation war, dass die UB eng mit der ZB Zürich zusammenarbeitet. Hierzu wurde die Rolle der Liaison Librarians völlig neu konzipiert. In gemischten Teams mit Mitarbeitenden der ZB Zürich und der UB sollen sie selbstorganisiert die Verbindung zu den Forschenden, Lehrenden und auch Studierenden pflegen. Im Bereich Data Services u. Open Access wurde ebenfalls ein gemeinsames Team von ZB und UB eingesetzt, das agile Prinzipien nutzen soll. Im Vortrag werden die verschiedenen Massnahmen und ihre allenfalls bereits sichtbaren Ergebnisse vorgestellt.
Mit dem Direktionswechsel Mitte 2017 lief auch die Strategie 2012-2017 der ZHB Luzern aus. Die Entwicklung der neuen Strategie 2018-2022 und die daran anschliessende Organisationsentwicklung diente als zentrales Führungsinstrument für die neue Direktion. Mit Hilfe der Strategie sollten die Voraussetzungen für ein mitarbeiterorientiertes Change Management geschaffen werden. Auf der Grundlage bestehender und neuer Analysen wurden in einem Kernteam mit Mitarbeitendenvertretung relevante Themen ausgearbeitet, die in zwei Workshops mit allen Mitarbeitenden priorisiert und konkretisiert wurden. Die Resultate wurden zudem mit Vertreterinnen und Vertretern der wichtigsten Partner (Stakeholder) in einem Sounding Board diskutiert und verfeinert. Von Dezember 2017 bis Juli 2018 konnte so eine neue Strategie entwickelt und verabschiedet werden, die als Grundlage für die anschliessende Organisationsentwicklung diente. Diese hatte zum Ziel, die organisatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen, um mit beschränkten Ressourcen die Ziele der Strategie erfolgreich umsetzen zu können. Im Vortrag wird vom Prozess der Strategie- und Organisationsentwicklung berichtet und es werden die lessons learnt vorgestellt. Klar ist, dass die Kommunikation und die Beteiligung der Mitarbeitenden wesentliche Erfolgsfaktoren darstellen.
Der im März dieses Jahres erschienene NMC Horizon Report 2017 Library Edition bildet den Ausgangspunkt für das Hands-on-Lab "Ausblick auf Bibliotheken im Jahr 2027". Das NMC hat über die Jahre seiner Arbeit ein erprobtes Verfahren zur Erstellung der Berichte entwickelt. Den Kern bildet die Delphi-Methode. Unter der Leitung des NMC (Samantha Becker) sowie der Co-Principal-Investigators“ (Lambert Heller, TIB Hannover; Andreas Kirstein, ETH-Bibliothek Zürich, Rudolf Mumenthaler, HTW Chur ; Franziska Regner, ETH-Bibliothek Zürich) arbeiten rund 50 Expertinnen und Experten aus Bibliotheken weltweit an der Entwicklung der Library Edition zusammen. Unterstützt wird die mittels Desktop-Recherche, Befragung und Wahl von Trends durchgeführte Erkenntnisgewinnung durch ein Wiki, das Workflows und Abstimmungen integriert. Welche Erkenntnisse entstehen, wenn eine zufällig zusammengesetzte Gruppe von im Bibliotheksbereich tätigen Personen sich 120 Minuten konzentriert dem Thema Trendanalyse und Zukunftsszenarien zuwendet? Dies soll im Hands-on-Lab erprobt werden. Über die sich vom NMC Report unterscheidende personelle Zusammensetzung der Gruppe hinaus soll im Hands-on Lab zudem in persönlichem Austausch gearbeitet werden. Statt der Delphi-Methode werden mittels des Desing Thinking Toolkits Szenarien entwickelt. Nebst diesen Aspekten ist natürlich auch der Zeitrahmen ein ganz anderer: Während der NMC Horizon Report über drei Monate entsteht, stehen der Workshop-Gruppe genau 120 Minuten zur Verfügung. Das ambitionierte Ziel ist es, ausgewählte Schlüsseltrends des Reports im Kontext des deutschsprachigen Bibliothekswesens zu vertiefen und weiter zu entwickeln, sodass die langfristigen Auswirkungen auf die Bibliotheken deutlicher hervortreten. Die Erkenntnisgewinnung, Diskussion und Ausarbeitung von Ergebnissen wird in Gruppen durchgeführt. Die Resultate der Gruppenarbeiten werden in der letzten halben Stunde gegenseitig vorgestellt und zu einer Gesamtsicht konsolidiert.
Im Rahmen des Forschungsprojekts Innovationsmonitor für Hochschulbibliotheken an der HTW Chur, das als KTI-Projekt mit einem Firmenpartner durchgeführt wurde, wurde untersucht, was Innovation in Schweizer Wissenschaftlichen Bibliotheken bedeutet und wie Innovationsmanagement betrieben wird. Mit der Methodenkombination von Umfrage, Experteninterviews und Fallstudien wurde ermittelt, welche Bibliotheken mit welchen Methoden arbeiten und wie erfolgreich sie dies tun. Auf der Grundlage der Erkenntnisse wurde ein Instrument entwickelt, das der Firmenpartner künftig zur Ermittlung des Innovationsgrads und des Handlungsbedarfs in Bibliotheken einsetzen wird. Im Vortrag werden die Projektergebnisse erläutert. Für Bibliotheken sind diese Ergebnisse relevant, da sie Entwicklungsrichtungen in Bezug auf Innovation und Trends aufzeigen; gleichzeitig sind sie für strategische Ausrichtungen von Infrastruktur und Dienstleistungen nutzbar. Es hat sich unter anderem gezeigt, dass vor allem die Deutschschweizer Universitätsbibliotheken in den letzten Jahren grosse Anstrengungen im Bereich Strategieentwicklung und Innovationsmanagement unternommen haben. Gegenüber früheren Untersuchungen haben die befragten Bibliotheken ihre Innovationskraft deutlich differenzierter und realistischer eingeschätzt. Die Ergebnisse der Studie erlauben es, verschiedene Innovationstypen von Bibliotheken zu beschreiben und die einzelne Bibliothek einem solchen Profil zuzuordnen. Die Frage scheint weniger zu sein, ob Bibliotheken innovativ sind, sondern was genau dies für die jeweilige Bibliothek heisst.
Im Vortrag wird diskutiert, was Innovation und Innovationsmanagement an Hochschulbibliotheken bedeutet. Ausgehend von den bisherigen Untersuchungen, die auf Befragung von Beteiligten basierten, kann festgestellt werden, dass unterschiedliche Vorstellungen von Innovation herrschen und dass Bibliotheksverantwortliche den Innovationsgrad ihrer Bibliothek tendenziell überschätzen. Hier will ein Projekt der HTW Chur neue Wege beschreiten und den Innovationsgrad von Hochschulbibliotheken mit klar definierten Kenngrössen erfassen.
Gerade angesichts der rasanten technischen Entwicklungen der letzten Jahre stossen viele Institutionen an ihre Grenzen, wenn es darum geht, mit dem Lauf der Zeit Schritt zu halten. Die ETH-Bibliothek hat sich deshalb die notwendigen Strukturen gegeben, um Innovationen routinemässig in ihre internen Abläufe einzubinden. Das in den vergangenen Monaten an der ETH-Bibliothek Zürich aufgebaute Innovationsmanagement basiert auf Methoden, die sich in anderen Branchen bereits etabliert haben. Im Vortrag wird gezeigt, welche Ziele die ETH-Bibliothek mit dem Innovationsmanagement erreichen will und welche konkreten Massnahmen sie getroffen hat. Wichtige Punkte sind zum Beispiel der Einbezug der Mitarbeitenden, die Integration des Innovationsprozesses in Abläufe der gesamten Bibliothek und der Aufbau eines Netzwerks.
Im Vortrag wird gezeigt, wie das Innovationsmanagement und das Produktmanagement miteinander verbunden sind. Die ETH-Bibliothek hat zunächst ein Innovationsmanagement eingeführt, das auf dem Bibliothekartag in Erfurt bereits vorgestellt worden ist. Die Problematik bei der Innovation ist jedoch, dass wir es mit beschränkten Ressourcen zu tun haben. Sowohl bei der Entwicklung wie auch beim Betrieb neuer Produkte und Dienstleistungen müssen wir von den bestehenden Ressourcen ausgehen. Das bedeutet, dass alte Produkte aufgegeben werden müssen, damit neue eingeführt und betreut werden können. Die ETH-Bibliothek hat zu diesem Zweck ein Produktportfolio erarbeitet, auf das im Vortrag genauer eingegangen wird. Es wurden Kundengruppen und Kernprodukte definiert. Die Produkte wurden bezüglich ihrer aktuellen Bedeutung und des künftigen Trends bewertet. Daraus ist ein Produktportfolio entstanden, das in Form einer Matrix visualisiert wird. Das Produktportfolio hat zusätzlich im Rahmen einer laufenden Reorganisation der ETH-Bibliothek eine wichtige Rolle gespielt. Zunächst diente es als entscheidender Input für die Prozesslandkarte. Anschliessend wurden auf dieser Grundlage verschiedene Organisationsvarianten erarbeitet. Die künftige Organisationsstruktur soll gewährleisten, dass die ETH-Bibliothek mit den bestehenden Ressourcen in der Lage ist, für ihre wichtigsten Kundengruppen attraktive Dienstleistungen anzubieten. Wobei das Innovationsmanagement eine zentrale Rolle spielt - und sich der Kreis wieder schliesst.