Management, betriebliche Steuerung
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Ticketsysteme, die eine Bearbeitung von Anfragen in Form von Fällen (Tickets) ermöglichen, kommen heutzutage überall dort zum Einsatz, wo Aufgaben eine strukturierte und nachvollziehbare Erledigung erfordern. Der offensichtlichste Anwendungsfall in der Bibliothek ist sicherlich die Bearbeitung von Störungsmeldungen, Service- und Informationsanfragen, die sowohl von externen wie auch von internen Nutzern eingereicht werden. Darüber hinaus kann ein Ticketsystem aber auch genutzt werden, um tagtäglich stattfindende Workflows, an denen Fachreferat, Medienbearbeitung und Benutzung beteiligt sind, besser zu organisieren und sie damit schneller und effizienter zu gestalten. In einem Praxisbericht aus der Universitätsbibliothek Kassel soll anhand mehrerer Beispiele aufgezeigt werden, wie die Gestaltung solcher Workflows mit Hilfe des Ticketsystems OTRS aussehen kann, welche Vor- und Nachteile sich daraus ergeben, und mit welchen Widerständen man mitunter bei der Einführung rechnen muss.
Was 2015 mit der Agenda 2020 begann und als strategisches Entwicklungskonzept der Hochschulbibliothek der TH Wildau auf dem 104. Bibliothekartag vorgestellt worden ist, stand 2019 auf dem Prüfstein. Es sollte für eine Zukunft fortgeschrieben werden, für die hinsichtlich der Ausprägung bibliothekarischer Belange und Arbeitsweisen weder eine Glaskugel noch Algorithmen hilfreich zur Seite stehen. Mit dieser ersten Erkenntnis hat das Bibliotheksteam in einem iterativen Prozess das Strategiepapier Agenda 2025 erarbeitet und dabei die Leitkonzepte der Agenda 2020 erneut aufgegriffen, kritisch geprüft und neu aufgestellt. Die Agenda 2025 fokussiert nun die tief in die Lehr-, Forschung- und Arbeitumgebung eingreifenden Veränderungen im Zuge der digitalen Transformation und benennt zukünftige Entwicklungsschwerpunkte der Hochschulbibliothek der TH Wildau für die nächsten fünf Jahre.
Welche Anforderungen stellen Nutzer*innen heutzutage an Kunst- und Museumsbibliotheken, und wie kann man ihren Bedürfnissen gerecht werden? Diese Fragen wurden im Rahmen eines Forschungs- und Praxisprojekts im Masterstudiengang "Information, Medien, Bibliothek" der Hochschule für Angewandte Wissenschaften in Hamburg mittels einer Nutzer*innenumfrage gestellt. Exemplarisch wurde die Bibliothek der Hamburger Kunsthalle ausgewählt. Der Hintergrund war ein bevorstehender Umbau, der die Chance bietet, sich neu zu orientieren. Die Museumsbibliothek besteht seit mehr als 150 Jahren und ist die größte Bibliothek zur Bildenden Kunst im norddeutschen Raum. Ihr Studiensaal dient der Vorlage der Bestände des Kupferstichkabinetts, der Bibliothek und der Archive. Er ist ein Ort des Zusammenkommens und des wissenschaftlichen Austausches. Um den verschiedenen Bedürfnissen im Rahmen des Umbaus gerecht werden zu können, wurde der Bedarf der Nutzer*innen analysiert. Vorgestellt wird die empirische Untersuchung, deren Ergebnisse sowie die Schlussfolgerungen, die sich daraus für den weiteren Planungsprozess ergeben.
Im Zuge der sich verschärfenden Klimakrise sind in den vergangenen Jahren die Themen Umweltschutz, Klimaschutz und allgemein Nachhaltigkeit (wieder) stärker in den Mittelpunkt medialer und politischer Diskurse gerückt. Maßgeblich dazu beigetragen hat die Schüler*innen-Bewegung "Fridays for Future", in deren Fahrwasser unzählige weitere 4Future-Bewegungen und Initiativen entstanden sind - so auch die Libraries for Future.Zeitgleich lassen sich an einer wachsenden Zahl von Universitäten im In- und Ausland Bemühungen beobachten, umfassende Nachhaltigkeitsstrategien zu implementieren, die darauf abzielen, die durch die eigene Arbeit verursachten Treibhausgasemissionen zunächst zu ermitteln, um sie dann sukzessive zu senken. Als Beispiel kann die Universität Potsdam genannt werden, die im Jahr 2012 eine Umweltkommission installiert hat und derzeit (Stand: 12/2019) kurz vor der Veröffentlichung eines integrierten Klimaschutzkonzeptes steht.Der Vortrag beleuchtet anhand ausgewählter Fallbeispiele, auf welche Art und Weise speziell Universitätsbibliotheken in diese Prozesse integriert werden. Es wird danach gefragt, inwieweit sie in das Gesamtvorhaben der Ausarbeitung und Implementierung einer Nachhaltigkeitsstrategie aktiv involviert sind, welche Akteure dabei eine besondere Rolle spielen und welche konkreten Maßnahmen im Zentrum eines solchen Implementierungsvorgangs stehen. Ein kritischer Blick wird insbesondere auf die Frage gerichtet, inwieweit Maßnahmen zu einer nachhaltigeren Arbeitsweise tatsächlich systematisch überprüft und umgesetzt werden. Entscheidend ist hierbei die Frage, ob tatsächlich eine Reduktion von Treibhausgasemissionen erreicht werden kann, ob mögliche Rebound-Effekte einkalkuliert werden und wie ein kontinuierliches Controlling gewährleistet wird.Der Vortrag soll dazu beitragen, für wissenschaftliche Bibliotheken Wege aufzuzeigen, in Zusammenarbeit mit ihrem jeweiligen Träger und ihren Stakeholdern zu einer nachhaltigeren Arbeitsweise zu gelangen.
Um das knifflige Thema des Electronic Resource Management (ERM) endlich sauberer in den Griff zu bekommen, hat sich die ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft zum Anpacken entschieden: sie führt als GBV-Pilotbibliothek FOLIO ERM ein, wird zukünftig LAS:eR als Tool zur Verwaltung ihrer Konsortiallizenzen verwenden und kümmert sich bei der Gelegenheit darum, ihre interne Workflows zu überarbeiten, zentral zu koordinieren und mit einem Workflowtool zu unterstützen. Der Beitrag soll Einblicke geben in ein laufendes Unterfangen und von den Mühen, den Hoffnungen und den bisherigen Erfolgen berichten.
Die Einführung einer neuen Verwaltungssoftware im österreichischen Bibliotheksverbund führt zu tiefgreifenden Veränderungen in den täglichen Arbeitsprozessen. Der Umgang mit Alma ist jedoch nur ein Symptom einer generellen Entwicklung, die in einer zunehmend technologiegetriebenen Arbeitswelt neue Herangehensweisen in der Leitung, Organisation und Planung unserer Aufgaben erfordern. Im September 2019 wurden im Rahmen des Österreichischen Bibliothekartages in Graz eine erste Problemdefinition sowie die Symptome dieser Veränderung vorgestellt. Dieser Follow-up-Vortrag knüpft nun daran an: Anhand konkreter Problemstellungen wurde nun mit wissenschaftlicher Begleitung eine Analyse an der Universitäts- und Landesbibliothek Tirol durchgeführt mit dem Ziel, Lösungsansätze zu finden. Ergänzt werden die Aussagen durch eine Umfrage, die im Vorfeld unter den ALMA-Verbundbibliotheken in Österreich durchgeführt wurde.
Seit mehreren Jahren besteht in der Zentralbibliothek Zürich der Wunsch nach einer zentralen Informations- und Kollaborationsplattform. In der ersten Phase startete im Oktober 2019 nach einjähriger Vorbereitung das organisationsweite Intranet «ZEBRA» auf der Basis von SharePoint Online. Bei der Umsetzung konnte von der vereinfachten Nutzeroberfläche im neuen «modernen» SharePoint profitiert und dadurch weitestgehend auf den Einbezug von externer technischer Unterstützung verzichtet werden. Das Intranet wurde von einem bibliotheksinternen Projektteam entworfen und wird eigenständig von Bibliotheksmitarbeitenden mit Inhalten befüllt. Die Einführung der Plattform wurde von mehreren Massnahmen begleitet, um die grösstmögliche Akzeptanz bei den Kolleginnen und Kollegen zu erreichen. In der zweiten Projektphase werden ergänzende Kollaborationsfunktionen basierend auf weiteren cloudbasierten Werkzeugen wie Microsoft Teams, Planner und OneNote in den Arbeitsalltag integriert. Im Vortrag wird über das Vorgehen beim Aufbau des Intranets sowie die begleitenden Change-Massnahmen berichtet, welche zu einer erfolgreichen Etablierung der Plattform geführt haben. Wir zeigen auf, wie man ein Intranet und einen Kollaborationsbereich mit einem technisch affinen Projektteam im Haus ressourcenschonend auf- und umsetzen kann.
Die UB Dortmund möchte zukünftig ihre Bestände zumindest in Teilen fluid bzw. dynamisch aufstellen, also ohne festen Standort. Die Voraussetzung für die Umsetzbarkeit dieses Vorhabens ist eine technische Möglichkeit, die Medien verlässlich wiederfinden zu können. Die dazu auf dem Markt befindlichen Möglichkeiten waren rar und zu teuer, daher gaben wir eine Machbarkeitsstudie beim Fraunhofer IML ein Auftrag. Ausgehend vom Ergebnis dieser Studie und nach Beratung durch eine Firma, die die technischen Eigenschaften von RFID-UHF-Tags untersucht, führten wir 2019 einen mehrmonatigen Praxistest mit einem Roboter in einer eigens dafür erstellten Beispielbibliothek durch. Wir wollten dabei zwei Fragen beantworten:1. Ist eine Inventarisierung von RFID-UHF-getaggten Medien durch einen autonom fahrenden Roboter möglich und wenn ja, in welcher Geschwindigkeit? 2. Kann die gleiche Untersuchung auch Koordinaten der einzelnen Medien so genau liefern, dass man Nutzer/innen damit sagen kann, wo das Medium sich befindet?Der Laborversuch ist im Herbst 2019 abgeschlossen worden. Über die gewonnenen Erkenntnisse und die Antworten auf unsere Fragen wird auf dem Bibliothekartag in Hannover das erste Mal berichtet werden.
Nach dem Bibliotheksindex (BIX) gibt es keine öffentlich zugänglichen Daten mehr, die einen Leistungsvergleich zur Effizienz wissenschaftlicher Bibliotheken erlauben. Für den öffentlichen Leistungsvergleich war dies bibliothekspolitisch ausdrücklich gewünscht, für die interne strategische Steuerung wurde der Wegfall von Vergleichsdaten aber von vielen Bibliotheken aus Mangel angesehen. Diesem Wunsch ist die Deutsche Bibliotheksstatistik (WB) mit Personalkennzahlen nach Aufgaben nachgekommen, die von den Bibliotheken freiwillig gemeldet werden, dann aber auch nur diesen Bibliotheken zugänglich sind. Nach dem ersten Jahr sollen die anonymisierten Daten nun vorgestellt und bewertet werden, ob damit brauchbare Ergebnisse für die strategische Steuerung von Bibliotheken geliefert werden. Mit der Darstellung von Entwicklungsmöglichkeiten soll zugleich auch die eingefrorene Diskussion zum Leistungsvergleich von Bibliotheken angeregt werden.
Unsere Welt wird komplexer und unsere Arbeitswelten verändern sich grundlegend. Um den neuen Anforderungen gewachsen zu sein, müssen Bibliotheken immer häufiger Neues ausprobieren, Experimente wagen und Projekte mit ungewissem Ausgang starten. Wer mehr wagt, macht rein statistisch gesehen auch mehr Fehler, weswegen die Themen Fehlertoleranz, Fehlerkompetenz und Feedbackkultur immer wichtiger werden. Dazu gehört auch die Fähigkeit, ehrlich über Misserfolge zu sprechen. Um Wiederholungen von Fehlern zu vermeiden, müssen wir uns auf einer organisationalen Ebene mit Fehlern auseinandersetzen, bewusst hinschauen, Ursachen identifizieren und gemeinsam lernen. Im Wissenschaftskontext gehört Scheitern zum Alltag, wenn gleich auch die Überlieferung dessen immer noch ein Tabuthema ist. Dennoch sind bahnbrechende wissenschaftliche Errungenschaften in vielen Fällen auf anfänglich mutmaßlich gescheiterte Experimente zurückzuführen. Man kann nur erahnen, welchen Innovationsschub wir erfahren würden, wenn auch negative Ergebnisse tradiert würden. Inspiriert sind wir hier von "CV of failures" (Melanie Stefan, Nature 2010; Johannes Haushofer, Princeton 2016) und "Morbidity and Mortality Meetings" in Krankenhäusern. Die Gemeinsamen Managementkommission von dbv und VDB sowie die Kommission für forschungsnahe Dienste des VDB laden daher zu einer Veranstaltung zu Erfahrungen des Scheiterns ein. Wir möchten kleine und große reale Beispiele aus der bibliothekarischen Praxis diskutieren und ein Forum zum Austausch bieten, im dem über das Lernen aus Fehlern gesprochen werden kann. Die Teilnehmenden lernen an Fallbeispielen Methoden und Fallstricke der Fehlerkultur kennen und erhalten Hinweise zum Aufbau von Fehlerkompetenz und Feedback im Rahmen einer Organisation. Bereits feststehende Beiträge sind: Verschiedene Beispiele aus der Welt der öffentlichen Bibliotheken (Danilo Vetter) , BMBF-Projekt "NLS in multilingualen Umgebungen" (Martin Lee), DFG-geförderte Projekt "Cloudbasierte Infrastruktur für Bibliotheksdaten" (Wolfgang Stille). Beiträge aus dem Publikum ergänzen das Programm. Wir laden Sie ein, eigene Beispiele des produktiven Scheiterns mitzubringen.