Management, betriebliche Steuerung
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Agile Arbeitsformen stellen ein immer häufiger anzutreffendes Thema dar, bieten sie doch eine verheißungsvolle Antwort auf die Herausforderungen einer sich immer schneller verändernden Welt: Organisationen, die agil arbeiten, bleiben über einen langen Zeitraum erfolgreich, haben zufriedenere Mitarbeiter*innen, besser auf Ihre Kund*innen zugeschnittene Dienstleistungen Produkte und können schnell und flexibel auf ständig wechselnde Herausforderungen reagieren. Was kann da also überhaupt noch schiefgehen? So einiges, wie die Teilnehmer*innen der Community of Practice “Agilität in Bibliotheken” bestätigen können. Agile Arbeitsformen beschreiben nicht nur eine bloße Methodik der gemeinsamen Zusammenarbeit. Sie setzen ebenso sehr ganz bestimmte Werte in der täglichen Kommunikation sowie in der gesamten Organisation voraus. Folglich können sie nicht “einfach so” über Nacht eingeführt werden und führen auch nicht automatisch zum versprochenen Erfolg. Zudem ist Agilität nicht ohne Grund zunächst in der Softwareentwicklung bekannt geworden und bedarf einiger Anpassungen, um auch im Bibliothekskontext greifen zu können. Diese und andere konkrete Umsetzungsprobleme beschäftigen seit September 2020 eine Reihe von Praktizierenden agiler Arbeitsformen aus verschiedenen Bibliotheken des deutschsprachigen Raums. Um einen Einblick in die Community, ihre Themen und Mitwirkungsmöglichkeiten zu geben, wird ein öffentliches Treffen der CoP zum Thema “Einführung agiler Arbeitsformen und -methoden” angeboten. Neben Inputs aus der Community besteht auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen und mit den Teilnehmer*innen der CoP über Aspekte der Agilität in Bibliotheken ins Gespräch zu kommen. Im Anschluss an die reguläre Zeit besteht Raum für weiterführende Diskussionen.
Im Rahmen eines umfassenden Change-Projekts zur Organisationsentwicklung der Universitätsbibliothek an der Freien Universität Berlin wurde im März 2021 eine neue Abteilung mit dem Titel "Dienste für Forschung" gegründet. Diese Abteilung bündelt zentrale Angebote spezifisch für die Zielgruppe der Forschenden. In sechs Teams arbeiten hier etwa 40 Kolleg*innen zusammen, die zuvor zu unterschiedlichen Bereichen gehört haben. Zu den Aufgaben der Abteilung gehören umfassende Beratungstätigkeiten, die einen engen Kontakt mit den Forschenden und ein gutes Verständnis konkreter Forschungstätigkeiten voraussetzt. Dies ist vor allem in den Themenfeldern Open Access, Forschungsdatenmanagement und Digital Humanities gegeben, sowie im Arbeitsprofil der Liaison Librarians verankert. Im Themenschwerpunkt Digitale Interviewsammlung wird zudem eigene Forschungsarbeit geleistet. Außerdem werden Dienstleistungen angeboten, die Expertise im Feld des wissenschaftlichen Publizierens einbringen, z.B. an der Hochschulschriftenstelle, dem Dokumentenserver und der Universitätsbibliografie. Es gibt zudem ein eigenes Angebot zur Publikation von Open-Access-Zeitschriften und digitalen Nachschlagewerken. In diesem Vortrag werden wir darstellen, wie sich die Gründung der Abteilung vollzogen hat und welche Herausforderungen und Chancen sich aus der grundlegenden Neustrukturierung der forschungsorientierten Dienstleistungen und Beratungsangeboten der Universitätsbibliothek ergeben haben. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf einem Erfahrungsbericht über die Kommunikationstätigkeiten innerhalb der Universität zur Sichtbarmachung der neuen Strukturen und Angebote. Außerdem gehen wir auf die praktischen Aspekte der Einführung neuer Formen der Zusammenarbeit ein (Meetingkultur, agiles Arbeiten), sprechen über die Anforderungen an neu zu gestaltende Rollen (Teamleitungen, laterales Führen, Projektarbeit) und ziehen eine Bilanz des ersten Jahres „Dienste für Forschung“.
Alle Bibliotheken haben ihre Eigenheiten und spezielle Rahmenbedingungen, aber in Veränderungsprozessen treten dennoch häufig ähnliche Situationen auf. Der Freundeskreis aus der UB der FU Berlin, UB der HU Berlin, UB Frankfurt, UB Zürich und ZB Zürich, tauscht sich regelmäßig vertrauensvoll über Erfahrungen in Change-Projekten und Organisationsentwicklung aus. Wir haben eine Reihe von typischen Momenten und Meilensteinen identifiziert und möchten gemeinsam mit den Teilnehmenden diese genauer untersuchen, um sie für zukünftige Projekte besser antizipieren und bearbeiten zu können.
Mit konkreten Szenarien und Erfahrungsbeispielen gibt das Moderationsteam Impulse für die gemeinsame Erarbeitung von Lösungsstrategien und Handlungsoptionen. Die Teilnehmenden sind eingeladen, ihre Erfahrungen einzubringen und zu diskutieren. Die Ergebnisse werden dokumentiert und veröffentlicht.
Wir bearbeiten u. a. folgende Szenarien:
Zu Beginn des Veränderungsprozesses gibt es viele Ideen und Begeisterung, sobald es aber an die konkrete Implementierung von neuen Strukturen oder Prozessen geht, schwindet die Bereitschaft der Mitarbeitenden.Durch die fokussierte Bearbeitung von zukunftsweisenden Themen fühlen sich die Mitarbeitenden aus traditionellen Bibliotheksbereichen nicht ausreichend wertgeschätzt.Das Change- oder Strategie-Projekt ist vorbei und die Ergebnisse müssen im operativen Alltag bearbeitet werden. Dies stößt auf wenig Zustimmung, da die Mitarbeitenden eher eine Phase der Erholung erwarten. Das Hands-on-Lab soll außerdem illustrieren, welchen Erkenntnisgewinn der kontinuierliche Austausch in einer kleinen Gruppe ähnlicher Bibliotheken bringen kann. Größer als bilateraler Austausch, aber vertiefender als große Netzwerkveranstaltungen oder Round Tables, bietet der Kreis befreundeter Bibliotheken den Leitungen einen besonderen Resonanzraum für die jeweiligen Prozesse. Dieses komplementäre Format in mittlerer Skalierung könnte sich auch für andere Häuser eignen.
Im Mai 2019 startete im Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin (Universitätsbibliothek, Fachbibliotheken, Center für Digitale Systeme, Universitätsarchiv) ein zweijähriges Organisationsentwicklungs-Projekt. In diesem Vortrag wird das für die Projektleitung und -koordination verantwortliche Team die Ergebnisse des Projekts vorstellen. Wir stellen den Entwicklungsprozess und die Mitgestaltungsformate unserer neuen Strategie vor und geben einen Einblick in die Inhalte. Außerdem verdeutlichen wir die Funktion der Strategie für die zukünftige Organisationsentwicklung. Aufbauend auf der Strategie wurde eine neue Organisationstruktur entworfen. Mit der Gründung von zwei neuen Abteilungen und der maßgeblichen Umgestaltung der vorhandenen Bereiche ist eine Ausrichtung der Universitätsbibliothek auf die Bedürfnisse der Forschenden, Lehrenden und Studierenden ins Zentrum der Organisation gerückt. Wir stellen die neue Struktur vor und erläutern die Beweggründe für die Veränderungen. Das Change-Projekt veränderte das gesamte Organisationsdesign des Bibliothekssystems. Dazu gehören zum Beispiel Kommunikationsprozesse, Infrastrukturen und ein verändertes Verständnis von Führung. Wir stellen die wichtigsten Veränderungen vor und zeigen die Wege auf, die zu den Entscheidungen geführt haben. Ein Change-Projekt dieser Größe ist eine Herausforderung und erfordert ein hohes Maß an Geduld und eine aufmerksame Gestaltung von Mitgestaltungsprozessen. Wir mussten mehr als die Hälfte des Projektes unter den Bedingungen der COVID-19-Pandemie umsetzen. Wir berichten von den Hürden und Lektionen aus den letzten zwei Jahren. Abschließend werfen wir einen Blick nach vorn und beschreiben, wie Organisationsentwicklung als Daueraufgabe für die gesamte Organisation gedacht, und wie eine planvolle, strategische Fortführung der Veränderungen umgesetzt werden kann.
Wandel@FU-Bib: Organisationsentwicklung für das Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin
(2020)
Das Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin, bestehend aus 13 Bibliotheksstandorten, dem Center für Digitale Systeme und dem Universitätsarchiv, startete im Mai 2019 ein Change-Projekt. Im Rahmen dieses Projektes sollen Entwicklungs- und Veränderungsprozesse dazu führen, dass die Gesamtorganisation zukünftigen Anforderungen gegenüber optimal aufgestellt ist. Dabei werden alle Organisationsaspekte in den Fokus genommen, also strategische Ausrichtung, Struktur, Prozesse, Kultur sowie Produkt- und Serviceportfolio.Das Projektbüro berichtet überDie vier Ziele des Projekts: (1) Zusammenführung von Bibliotheken und CeDiS. (2) Vereinfachung der Strukturen. (3) Qualitätsanspruch und Nutzerorientierung. (4) Wandlungsfähigkeit: Agilität, Flexibilität, Innovationskraft und Zukunftsorientierung.Die Projektstruktur: Die Rollen von Direktion, Projektbüro, Strategieteam und die Zusammenarbeit mit der Beratungsfirma osb-i.Den Projektplan mit seinen drei Phasen: (1) Analyse, (2) Organisationsdesign und (3) Umsetzung sowie der Zugrundeliegende systemische Ansatz.Den Strategieentwicklungsprozess mit der strategischen Analyse und der Erarbeitung des Zukunftsbildes bestehend aus Mission, Vision und Leitbild.Die Kommunikationswege, die Einbeziehung der Beschäftigten, der Nutzerinnen und Nutzer und von relevanten Akteure innerhalb und außer der Universität.Die verschiedenen Teamevents zum Teambuilding, Förderung der Kommunikation und Raumgeben für Neugestaltung. Der Vortrag beleuchtet die Ansatzpunkte für andere Bibliotheken, die in ähnlichen Veränderungsprozessen sind oder solche planen. Insgesamt ist dies ein Beitrag zur Debatte um die Zukunft der bibliothekarischen Arbeit sowie die Vorstellung eines Ansatz wie Fragen zur zunehmend komplexer werdenden digitalen Welt auf Organisationsebene beantwortet werden können.