Management, betriebliche Steuerung
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Szenarien sollen zur Diskussion über mögliche Zukünfte – wünschenswerte und weniger wünschenswerte anregen. Sie tragen dazu bei, kritische Entscheidungspunkte zu identifizieren, um – in unterschiedliche Richtungen – Vorausdenken zu können. Im Projekt "Trendreport" wurden an der HdM 4 Szenarien Öffentlicher Bibliotheken 2040 entwickelt. Der Vortrag stellt das methodische Vorgehen vor und leitet zur Online-Diskussion über die Szenarien über.
Auf den 1.1.2022 wurde die Universitätsbibliothek Zürich neu gegründet. Diese umfassende Neuorganisation wurde während vier Jahren in einem Vorprojekt und einem Hauptprojekt vorbereitet sowie zur Umsetzung geführt. Nach anfänglichen Startschwierigkeiten mit heftigem Widerstand aus der Universität gelang es dank eines professionellen Projektmanagements, umfangreichen Kommunikationsmassnahmen und dem Einbezug der verschiedenen Stakeholder die Akzeptanz gegenüber der Reorganisation so zu steigern, dass eine einvernehmliche Übertragung der Ressourcen an die UB möglich wurde. Es wurden die Finanzressourcen (Erwerbungsbudget und Sachmittel) sowie die Räume an die neue UB übertragen. In einem aufwändigen Interessebekundungs- und Stellenbesetzungsverfahren wurden die rund 170 Mitarbeitenden aus ihren früheren Anstellungen an den Fakultäten, Instituten und in der Hauptbibliothek in die neue Organisation transferiert. In der Vorbereitung zeigte sich, dass eine neue und einheitliche Unternehmenskultur ein wichtiger Erfolgsfaktor der neuen UB sein dürfte. Die gewählte Organisationsform soll die Zugehörigkeit zur UB stärken und doch die Diversität und Dezentralität der Standorte respektieren. Dieser neuen Komplexität soll mit einer neuen Führungskultur begegnet werden, die flache Hierarchien, Delegation von Kompetenzen, Autonomie von Expert*innen und eine Gesprächskultur auf Augenhöhe voraussetzt. Ein wichtiges Ziel der Reorganisation war, dass die UB eng mit der ZB Zürich zusammenarbeitet. Hierzu wurde die Rolle der Liaison Librarians völlig neu konzipiert. In gemischten Teams mit Mitarbeitenden der ZB Zürich und der UB sollen sie selbstorganisiert die Verbindung zu den Forschenden, Lehrenden und auch Studierenden pflegen. Im Bereich Data Services u. Open Access wurde ebenfalls ein gemeinsames Team von ZB und UB eingesetzt, das agile Prinzipien nutzen soll. Im Vortrag werden die verschiedenen Massnahmen und ihre allenfalls bereits sichtbaren Ergebnisse vorgestellt.
Welche Managementthemen bewegen Sie? Open Space der gemeinsamen Managementkommission von dbv und VDB
(2022)
Welche Managementthemen bewegen Sie? Die gemeinsame Managementkommission von dbv und VdB möchte zusammen mit der Bibliothekscommunity die Arbeitsschwerpunkte für die aktuelle Amtszeit bis 2024 finden und diskutieren. Um die Impulse aufnehmen und kreativ weiterentwickeln zu können, bieten wir einen Open Space an. Im Open Space können alle Teilnehmenden ihre Wunschthemen einbringen oder auch einfach nur mitdiskutieren. Die Aufgabe besteht lediglich darin, das eigene Thema kurz in der Runde vorzustellen. Durch eine "Abstimmung mit den Füßen" wird festgelegt, welche Ideen in Gruppen weiter besprochen werden. Es geht aber kein Thema verloren. Die Kommissionsmitglieder werden die Gruppen begleiten und sich hier und da in die Diskussionen einbringen. Am Ende der Veranstaltung werden wir gemeinsam die Fragen definiert haben, die die Managementkommission für die weitere Planung der nächsten Jahre mitnimmt. Gestalten Sie mit und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Managementthema mit Kolleg:innen zu diskutieren!
Bibliotheken haben während der Pandemie erstaunlich vielfältige Lösungen für ihre Sparte und für ihre Zielgruppen gefunden. Geschlossene Bibliotheken boten digitale Services an. Andernorts war „die Bibliothek“ gleichsam die „letzte Bastion“ – etwa die geöffnete zentrale Einrichtung der Hochschule / Universität. Öffentliche Bibliotheken hat die Pandemie stellenweise auf ein Serviceverhalten des letzten Jahrhunderts zurückgeworfen. Limitierte Zugänge zu den Beständen und die Sperrung der Aufenthalts-, Arbeits- und Begegnungsflächen waren die Regel. Das hat zum einen die Bereitstellung digitaler Medien und Programme massiv beschleunigt. Restriktionen im Zugang zu den physischen Medien haben viele Öffentliche Bibliotheken auch erfinderisch gemacht, mit besonderen Services Bürger*innen trotzdem mit Medien zu versorgen. Nicht neu, aber durch Corona fokussiert, stellt sich für Bibliotheken jeder Sparte die Frage, in welche Richtung sie ihre physischen und digitalen Angebote entwickelt. In nachpandemischen Zeiten werden Aufwand-Nutzen-Abwägungen, für die digitalen Angebote genauso, wie für die physischen Angebote, kritisch bewertet werden. Nicht zuletzt gilt es, den zu erwartenden nachpandemischen „Hunger“ der Nutzer*innen nach echter physischer Begegnung durch konsequente Gestaltung der Bibliotheken als gesellschaftlicher Begegnungs- und Kooperationsort zu stillen. Podiumsdiskussion mit Charlotte Bauer, Barbara Knorn, Stephan Schwering, Volker Heller. Moderation: Dr. Frank Simon-Ritz
Die Pandemie hat die Arbeitsweise in Bibliotheken massiv und schnell geändert. Wie gehen die einzelnen Häuser mit den Herausforderungen von New Work und Agilität um? Welche Veränderungen sind in der Organisationsstruktur und -kultur erforderlich, im Mindset von Führungskräften und Beschäftigten gleichermaßen? New Work wird nur dann funktionieren, wenn es die entsprechende Infrastruktur gibt; wenn Teamarbeit strategisch begleitet wird; wenn stärker projektorientiert, statt abteilungsorientiert gearbeitet wird; wenn Kommunikation gezielt gestaltet wird. New Work ist aber auch und gerade eine Frage des Führungsverständnisses und definiert die Rolle der Führungskraft neu. Zudem stehen Bibliotheken vor den Herausforderungen des Fachkräftemangels und der individuellen Bedürfnisse und Forderungen der Mitarbeiter*innen bezüglich der Arbeitsbedingungen. Die Corona-Krise durchlebten alle Bibliotheken individuell. Neben Best Practice werden auch schmerzhafte Erfahrungen zur Sprache kommen, Erfahrungen des Scheiterns. Letztlich stellt sich die Frage, welche Veränderungen auch langfristig weitergeführt werden. Podiumsdiskussion mit Anke Berghaus-Sprengel, Dr. Achim Bonte, Dr. Ute Engelkenmeier, Lucia Werder, Dorothea Zechmann Moderation: Dr. Frank Simon-Ritz
Das Basisdokument für tschechische Bibliotheken ist das Entwicklungskonzept für die Jahre 2021-2027. Das Dokument wird von der untersten Ebene aufgebaut – durch eine langfristige und strategische Diskussion der führenden Persönlichkeiten des tschechischen Bibliothekswesens. Anschließend wird das Dokument dem Kulturministerium der Tschechischen Republik präsentiert, welches es genehmigt und der Regierung vorlegt. Die Inhalte des Dokuments werden abermals in den bibliothekarischen Fachforen diskutiert. Es handelt sich also um ein lebendiges Dokument, welches die Ziele und Visionen der Bibliotheken darstellt, die auf ihrem gesellschaftlichen Auftrag und ihren Visionen basieren. Das aktuelle Konzept hat drei Grundpfeiler, die zeigen, dass Bibliotheken sowohl traditionelle Institutionen sind, die bestimmte gesellschaftliche Aufgaben erfüllen, als auch dynamische Institutionen, die auf den ständigen Wandel der Bedingungen, unter denen sie arbeiten, innerhalb dieser zentralen Aufgaben reagieren müssen. Auch deshalb basiert dieses Dokument auf zwei Grundprinzipien – einem ethischen und einem pragmatischen. Dies ermöglicht es tschechischen Bibliotheken, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Standort, sich mit gemeinsamen Zielen zu identifizieren und koordiniert zusammenzuarbeiten, um diese zu erreichen. Der Beitrag wird sich daher auf die Vorstellung dieses Schlüsseldokuments, seine Grundprinzipien und die Auswirkungen auf die tschechische Gesellschaft konzentrieren, in der die öffentlichen Bibliotheken als einer der Eckpfeiler des modernen Staates angesehen werden.
Als größte öffentliche Bibliothek Deutschlands, Landesbibliothek des Landes Berlin und systemergänzende Zentralbibliothek im Verbund Öffentlicher Bibliotheken Berlins erfüllt die ZLB verschiedene Funktionen mit unterschiedlichen Zielsetzungen. Dies hat Auswirkungen sowohl auf die Bestandstiefe und –breite der einzelnen Fächer und Bestandssegmente, als auch auf die zu erwartende Nutzung der Bestände durch die Bibliotheksbenutzer*innen. Globale Zielwerte für bibliothekarische Kennzahlen (wie etwa „Umsatz“) werden der Diversität dieses Medienbestandes nicht gerecht. Für eine aktive, passgenaue Bestandssteuerung mit Unterstützung von Kennzahlen werden somit individuelle Zielwerte pro Fach benötigt. In unserem Steuerungsmodell „Kennzahlenkorridore“ haben wir eine Auswahl an fächerspezifischen Kennzahlen definiert und ähnlich gelagerte Fächer in Clustern zusammengefasst, um eine bessere Vergleichbarkeit herzustellen. Wir erläutern das Modell und berichten von unseren Erkenntnissen und Erfahrungen in der Praxis.
Ende 2021 hat die UB Dortmund ihre neue, selbstentwickelte RFID-UHF-Infrastruktur in Betrieb genommen. Ausgegangen sind wir von der Idee, eine dynamische Aufstellung der Printbestände in Freihand zu ermöglichen. Das setzt voraus, jedes Medium lokalisieren zu können. Nach Marktrecherchen und Machbarkeitsstudie stand RFID-UHF als geeignete Technik fest, so haben wir nach einigen Experimenten mit RFID-Suchrobotern in 2021 den Bestand von knapp einer Million Medien in vier Monaten mit RFID-UHF-Tags ausgerüstet. Selbst gebaute, sehr preiswerte Selbstverbucher ermöglichen an vielen Stellen in der Bibliothek die Ausleihe. Gesicherte Bücher, die die Bibliothek fälschlicherweise verlassen, werden mit Cover auf Monitoren für Nutzer:innen und Personal deutlich angezeigt. Auch eine native Integration in das Bibliothekssystem Alma wurde bedacht. Schließlich erhielt unser Rückgabeautomat eine neue Schnittstelle, die wir zusammen mit dem Anbieter entwickelten, und die komplexe, dynamische Sortierregeln ermöglicht, etwa: "Alle Bücher, die in den letzten 12 Monaten mehr als zweimal ausgeliehen wurden, kommen in den Sortierwagen für das Schnelldreher-Regal". Die Software aller RFID-Komponenten wurde von Grund auf von einem Team aus UB und ITMC (IT- und Medienzentrum der TU Dortmund) entwickelt. Besonderer Wert liegt auf Stabilität, Einfachheit und Erweiterbarkeit, aber auch die Sicherheit der Inhalte auf den RFID-Tags stand im Fokus der Entwicklung. Laufende Stellrevision und Inventur (24/7) erlauben unsere vier neuen Roboter bereits jetzt. Die zukünftig noch genauere Lokalisierung der RFID-UHF-Tags wird schließlich eine sehr genaue Indoor-Navigation für Nutzer:innen bis zum Stellplatz eines Buches im Regalboden ermöglichen. Der Vortrag berichtet von dem Projekt, einigen Anekdoten auf dem Weg zur Do-it-yourself-RFID-Infrastruktur und der möglichen Nachnutzung unserer Entwicklungen in anderen Bibliotheken. Dieser Vortrag wird gemeinsam mit Dr. Lukas Lerche, UB Dortmund, gehalten.
Pandemiebedingt fanden seit März 2020 an der Universitätsbibliothek der Technischen Universität Berlin Kurse nur noch im Digitalen statt. Ein Erkunden und Kennenlernen des Ortes, der Bibliothek war nicht mehr möglich. Gerade unseren neuen Studierenden an der Uni, wollten wir dennoch einen guten Einstieg ermöglichen und Ihnen Räumlichkeiten, Services und Angebote präsentieren. Aus unseren Vorerfahrungen bei der Erstellung von Screencasts und Kursaufzeichnungen, z.B. von Coffee Lectures, entstand kurzerhand die Idee, selbst einen Film zu drehen und so den Ort Bibliothek digital erlebbar zu machen. Was als kleines Projekt einer videogestützten Bibliotheksführung begann, entwickelte sich zu einer Art Selbstläufer und einem neuen Kompetenzbereich der Teaching Library. Schnell wurde klar, dass wir uns hier Techniken erarbeiteten, die wir zuerst intern unseren Kolleg*innen zugänglich machen wollten und aus dieser anfänglichen Wissenssicherung wurde ein umfangreiches Toolset, dass wir nun auch bibliotheksübergreifendend zur Verfügung stellen. Mit diesem Beitrag möchten wir andere Bibliotheken oder öffentliche Einrichtungen ermutigen, selbst aktiv zu werden. Bereits mit ein wenig Technik, Handwerkzeug und Anleitungen kann jede*r selbst Videos erstellen und für Ihre Zielgruppen sichtbarer werden. Vielleicht haben Sie bereits eigene Ideen für Videoprojekte, wissen aber noch nicht, wie oder mit welchem Aufwand Sie rechnen müssen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie starten können, geben Best Practice Beispiele aus drei unterschiedlichen Videoprojekten und präsentieren, was wir daraus gelernt haben.
Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) legt ihre strategische Planung für die Jahre 2022 bis 2026 im Hochschulentwicklungsplan HEP 20.26 fest. Die Grundlage hierfür ist das Hochschulgesetz des Landes NRW (§16 Abs. 1a Satz 1 HG NRW). Der HEP dient sämtlichen Handlungsfeldern (Forschung, Lehre, Digitalisierung, etc.) und Einrichtungen der HHU als strategische Grundlage. 2020 fand die Abstimmung über Ablauf und Grundstruktur in den Gremien statt, 2021 die universitätsweite verteilte Erarbeitung. Nachdem die Initiation des ULB-Strategieprozesses aufgrund der eingeschränkten Austauschmöglichkeiten während der Pandemie zurückgestellt werden musste, hat sich die Leitung der ULB dafür entschieden, den HEP als Auftakt für den eigenen Strategieprozess zu nutzen, um ihr geplantes stärkeres Engagement in den Bereichen Forschungsunterstützende Dienstleistungen, E-Learning und Data Literacy aber auch bei der Organisations- und Personalentwicklung sowie als Landesbibliothek strukturiert durch den HEP mit der Universität abzustimmen. Ob der durch den HEP angestoßene und von der ULB proaktiv betriebene Austausch mit weiteren Einrichtungen der HHU eine kurz- oder auch langfristige Vernetzung zeitigt, wird noch zu beurteilen und auszuhandeln sein. Einige positive Entwicklungen zeichnen sich ab: Es wurde breiter als bisher awareness erzeugt für Informationsinfrastruktur-Themen auf der einen, auf der anderen Seite aber auch für Bedingungen, die für die Entwicklung einer leistungsstarken ULB auf dem Campus hinderlich sein können. Ob die Gratwanderung einer strategischen Planung mit Adressat*innenkreis Universität und Ministerium als Ausgangsbasis für die interne Weiterentwicklung der ULB gelingt und welche Herausforderungen sich dabei ergeben, soll beleuchtet werden. Ziel des Vortrags ist es, das Vorgehen der ULB Düsseldorf in diesem Prozess darzustellen sowie mögliche Chancen und Risiken zu diskutieren, die sich aus der Hochschulentwicklungsplanung für eine ULB ergeben können.