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Der rasante Wandel der Informationsumwelt stellt Bibliotheken immer häufiger vor die Notwendigkeit, ihr Angebotsportfolio weiterzuentwickeln und interne Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe zu überdenken und anzupassen. Herausfordernd ist es, wenn die Notwendigkeit zur Veränderung auf die „natürliche“ Beharrungskraft einer gewachsenen Organisation - wie der klassischen mittleren oder großen Wissenschaftlichen Bibliothek - trifft. Unsicherheiten und Ängste gegenüber Neuerungen oder neuen Medien, die gefühlte Distanz zwischen Führungskräften und „gewöhnlichen Mitarbeitern“ oder das abgegrenzte Nebeneinander verschiedener Abteilungen können Innovation und Veränderung blockieren. An dieser Stelle setzten Großgruppentage als Instrumente des Change Managements und der bibliothekarischen Organisationsentwicklung an: Sie stehen allen interessierten MitarbeiterInnen einer Bibliothek offen und ermöglichen die gemeinsame, fokussierte Bearbeitung eines bibliothekarischen Themas an einem Tag. Hierbei werden Inputblöcke mit Phasen des informellen Austausches, Gruppenarbeiten und kurzen Workshops kombiniert. Bewusst unterbricht der Großgruppentag die Routine am eigenen Arbeitsplatz und schafft Gelegenheit, sich - über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg - mit KollegInnen auszutauschen, aus etwas Distanz über die eigene Arbeit, die Bibliothek als Ganzes, ihre Ziele und Strategien nachzudenken und die entwickelten Ideen gemeinsam zur Umsetzung zu bringen. Dabei fördert der Austausch mit KollegInnen aus anderen Abteilungen die interne Vernetzung, während kurze Workshops einen günstigen Rahmen bieten, neue Technologien „spielerisch“ auszuprobieren oder neue Arbeitsbereiche kennenzulernen. An der UB Salzburg wurden bislang erfolgreich drei Großgruppentage durchgeführt. Der Vortrag stellt - auch anhand von O-Tönen, Evaluationsergebnissen und Fotos - das Konzept des bibliotheksinternen Großgruppentags vor und gibt praktische Tipps zur Planung und Durchführung. (Session: "Ordnung in die Projekte" - Changemanagement; Raum: Kiew; 27. Mai 2015: 09:00 Uhr - 11:30 Uhr)
(Folien von Dr. Schachl-Raber unter dem Link: http://prezi.com/u34zursatuxe/weiterentwicklungsprozess/) Anlässe gab es einige: Historisch gewachsene Arbeitsprozesse in der UBS riefen durch neue bibliothekarische Handlungsfelder und Herausforderungen, bauliche Veränderungen, besonders durch die rasante E-Medienentwicklung nach "Reaktion und Aktion“ seitens des Organisation. Manch Gewachsenes, Liebgewordenes, Gewohntes stellt(e) sich in Frage. Eine Aktualisierung des Organigramms, Finden von aktuellen Leitlinien für unser Handeln und unsere Arbeitsprozesse gehen einher mit einem erneuerten/neu zu findenden Selbstverständnis. Dies führte 2011 zum Start eines gemeinsamen Weiterentwicklungsprozesses der UBS. Wie ein solcher Weg gegangen werden kann, bedurfte eines genauen Hinsehens: Durchforstet man die entsprechende Literatur zur Unternehmensplanung, zum strategischen Management steht man vor der Entscheidung: TOP down oder Bottom up. Die UBS entwickelte ein "verzahntes Miteinander“ unter externer Begleitung für den Gesamtprozeß und in entscheidenden Phasen. Nach einem "Großgruppentag“ wurden brennende Themen formuliert wie z.B. der Bedarf einer Dokumentation aller Arbeitsprozesse. Aufgrund des großen Interesses wurde u.a. für die Dokumentation der formalen Medienbearbeitung eine entsprechende Projektgruppe eingesetzt. Der Projektauftrag lautet, mit dem Instrumentarium des Prozessmanagements eine Ist-Analyse aller entsprechenden Arbeitsabläufe zu erheben, darzustellen und herauszufiltern, ob und, wenn ja, wo Änderungsbedarf besteht und entsprechende Vorschläge zu erarbeiten. Wie dieser Prozeß konkret abläuft, sich aktiv an der Prozessanalyse zu beteiligen, kurz wie Prozessmanagement ablaufen kann, wird skizziert werden. Einblick in den Gesamtprozess und die bisherigen Wegstationen, auch der praktischen Projektgruppenarbeit im Rahmen des Prozessmanagements stellen die zwei miteinander verbundenen Abschnitte dieses Beitrages dar.
Präsentation der neuen Fachbibliothek Unipark für Kultur- und Gesellschaftswissenschaften der UB-Salzburg (Architekten: Storch, Ehlers & Partner; eröffnet Oktober 2011) Referentinnen: Dr. Ursula Schachl-Raber und Mag.Victoria Üblagger (Folien von Dr. Schachl-Raber unter dem Link: http://prezi.com/user/uetrg-o4feip/) Als der Beginn des digitalen Zeitalters auch das Leben von Bibliothekarinnen und Bibliothekaren einschneidend zu verändern begann, schien die physische Bibliothek bedroht zu sein und nach Meinung einiger Skeptiker gar ihrem Ende entgegen zu gehen. Spektakuläre und inspirierende Bibliotheksbauten der letzten 20 Jahre sowie NutzerInnenstatistiken beweisen jedoch das Gegenteil. Gerade in dieser hektischen und informationsüberfluteten Zeit wird die Bibliothek immer mehr zu dem Ort, an dem man sich sammeln, seine Gedanken fokussieren, an dem man in Ruhe lernen und lesen, aber auch den kommunikativen Austausch finden, miteinander lernen und nicht zuletzt auch entspannen kann. Die Bibliothek in moderner Gestalt und adaptiert an die neuen Bedürfnisse der NutzerInnen ist im digitalen Zeitalter angekommen und hat ihre Stellung nicht nur behauptet, sondern für die Zukunft gesichert. Die neue Fachbibliothek der Kultur- und Gesellschaftswissenschaften gehört in diese Reihe von inspirierenden Bibliotheksbauten und entspricht den neuen Anforderungen: Ein großer offener Bibliotheksraum mit klaren Zonierungen, eine moderne technische Ausstattung, Räume für gemeinsames Lernen und Arbeiten, eine gelungene Antwort auf das „Wohlfühlbedürfnis“ der NutzerInnen durch den großzügigen Loungebereich mit Lesestiege, und last but not least die Erfüllung des 11. Qualitätskriteriums von Andrew McDonald, des „Wow-Effekts“, machen die neue Fachbibliothek Unipark zu einem idealen Lern-, Informations- und Kommunikationszentrum. Auch als Veranstaltungsort für Autorenlesungen, Buchpräsentationen und Podiumsdiskussionen erfreut sich die neue Bibliothek mit der dafür geradezu prädestinierten breiten Lesestiege und dem dazugehörigen Loungebereich großer Beliebtheit. Die neue Fachbibliothek in Salzburg ist das Ergebnis einer wohldurchdachten Planung sowie einer befruchtenden Zusammenarbeit zwischen ArchitektInnen und BibliothekarInnen, die zu einer harmonischen Ausgewogenheit von Form und Funktionalität geführt hat.