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Aufwand und Nutzen der Einführung eines Electronic Resource Management Systems an der UB Kassel
(2015)
Zur übersichtlichen und systematischen Verwaltung ihrer elektronischen Ressourcen verwendet die UB Kassel seit August 2014 als zweiter Anwender in Deutschland das webbasierte Electronic Resource Management System RMS von SemperTool. Die Auswahl erfolgte aufgrund der Erfahrungen der UB Mannheim, die das System und seine Funktionalitäten vor zwei Jahren auf dem 102. Bibliothekartag vorgestellt hat. Der Fokus dieses Vortrags liegt auf dem erforderlichen Arbeitsaufwand und der gewählten Vorgehensweise zur Überführung sämtlicher von der UB Kassel lizenzierter Datenbanken, e-Book- und e-Journal-Pakete und der dazugehörigen Einzelressourcen in das System. Der zeitliche Aufwand und der zugehörige Personalbedarf werden benannt. Es wird beleuchtet, inwieweit sich einzelne Schritte automatisieren lassen, welche Informationen sich mit dem System abbilden lassen und welche Angaben weiterhin im Bibliothekssystem vorgehalten werden müssen. Unter Berücksichtigung der erzielten Verbesserungen bei der strukturierten Erwerbungs- und Lizenzverwaltung, der Nutzung automatisch generierter Abrufstatistiken und dem Berichtswesen wird ein erstes Fazit gezogen, inwieweit sich der einmalige erhöhte Aufwand bei der Systemeinführung rentiert. Die Erfahrungen der UB Kassel können anderen Bibliotheken bei der Entscheidung zur Einführung von RMS oder eines vergleichbaren Systems als Entscheidungshilfe dienen. (Session: Elektronische Resourcen professionell managen; Raum: St. Petersburg; 27. Mai 2015: 13:00 Uhr - 15:30 Uhr)
Um bei stagnierendem Etat und steigenden Kosten einen effizienten Einsatz der Erwerbungsmittel zu gewährleisten, setzt die UB Kassel ab 2019 ein neues Etatverteilungsmodell ein: Fachspezifische Mittelzuweisungen gibt es nur noch für Monografien; die Höhe der Zuweisung pro Fach richtet sich nach aktuellen Professoren- und Studierendenzahlen sowie nach den jeweiligen Buchdurchschnittspreisen. Alle E-Journals und Datenbanken werden aus einem fachübergreifenden Budget finanziert. Die UB stellt durch ein nutzungsbasiertes Portfoliomanagement sicher, dass nur jene E-Ressourcen weiterhin lizenziert werden, die eine günstige Relation zwischen Nutzungshäufigkeit und jährlichen Kosten aufweisen. Die Abbestellung teurer, vergleichsweise schlecht genutzter Produkte kompensiert zum einen Preissteigerungen und schafft zum anderen finanziellen Spielraum für die Aufnahme neuer Zeitschriften und Datenbanken ins Portfolio.
Ermöglicht wird das Portfoliomanagement durch das seit 2014 genutzte Electronic Ressource Management System RMS von SemperTool, in das regelmäßig alle verfügbaren Nutzungsstatistiken lizenzierter E-Ressourcen eingepflegt werden, entweder vollautomatisch per SUSHI oder per Upload von COUNTER-Reports. Liegen Nutzungsstatistiken in proprietären Formaten vor, werden sie händisch ins COUNTER-Format umgewandelt. Nur wenige Anbieter liefern keinerlei Statistiken. In diesen Fällen soll künftig auf Zugriffszahlen des lokalen HAN-Servers zurückgegriffen werden.
RMS stellt die Kosten pro Nutzung sämtlicher lizenzierter Produkte übersichtlich dar und erlaubt deren Export. Jeweils zu Jahresbeginn erfolgt eine detaillierte Auswertung in Excel. Unter der Vorgabe, die Ausgaben für E-Ressourcen auf vertretbarem Niveau zu halten und Anbestellwünsche der Fachbereiche berücksichtigen zu können, werden die maximal akzeptablen Kosten pro Nutzung festgelegt und Produkte, die diese überschreiten, abbestellt.