Kommerzielle Dienstleister bieten eine Reihe interessanter Services und Produkte, die Bibliotheken dabei helfen können, Geschäftsprozesse zu rationalisieren, Komplexität zu reduzieren und Kapazitäten freizusetzen. In der Vergangenheit haben sich Bibliotheken allerdings oftmals schwer damit getan, von Outsourcingangeboten Gebrauch zu machen. Vor dem Hintergrund veränderter Rahmenbedingungen stellt sich jedoch die Frage nach einer sinnvollen Kooperation mit externen Anbietern immer drängender: Oft steht einem Rückgang der personellen Ressourcen eine Zunahme des Arbeitsaufwandes gegenüber, der u. a. bedingt ist durch neue digitale Angebote, deren Aufbereitung, Präsentation und Auswertung sowie durch Veränderungen des Nutzerverhaltens. Die Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit Management, betrieblicher Steuerung und Optimierung der Geschäftsgänge. Ziel ist es, die internen Abläufe zu optimieren durch die gezielte Auslagerung von definierten Prozessen und Aufgaben. Dadurch werden nicht nur Ressourcen frei, sondern es wird auch eine Konzentration auf die eigenen Kernaufgaben und –kompetenzen ermöglicht. Der Vortrag will u. a. am Beispiel der Zusammenarbeit mit Swets eine Kooperation mit einem externen Dienstleister im Bereich Zeitschriften und elektronische Medien darstellen. Dabei soll es weniger um die detaillierte Darstellung des Prozesses gehen als vielmehr um grundsätzliche Fragen der Identifizierung von Outsourcing-Potenzialen, Entwicklung von Konzepten und Lösungen zusammen mit den Anbietern sowie um das Management des Wandels (Change-Management). Daneben sollen auch andere Outsourcingmöglichkeiten zur Sprache kommen (z. B. externes Binden von Neuerwerbungen, Zusammenarbeit mit Softwarefirmen bei der Einführung neuer elektronischer Dienstleistungen).
The Power Of Objectives
(2011)
„Management ist der Beruf des Resultate-Erzielens oder Resultate-Erwirkens. Der Prüfstein ist die Erreichung von Zielen und die Erfüllung von Aufgaben.“ Dies ist eine der grundlegenden Ansichten in der Management-Theorie und -Methode von Fredmund Malik. Er versteht Management als erlernbaren Beruf. Sie wird seit etwa fünf Jahren in der Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf angewendet. Wirksames Management zeichnet sich allein dadurch aus, dass es Ergebnisse erzielt. Die Grundlage dafür bildet das Identifizieren, Formulieren und Kommunizieren von Zielen. Der Vortrag berichtet von den Erfahrungen bei der Umsetzung des von Malik abgeleiteten Führungsmodells an der Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf. Eine Methode muss immer den konkreten Bedingungen der Einrichtung angepasst werden, in der sie angewendet werden soll. Dies kann sich gerade an einer öffentlichen Einrichtung wie einer Bibliothek als sehr aufwändig, langwierig und komplex herausstellen. Es wird dargestellt, welche Instrumente sich als nützlich erwiesen haben, welche verworfen, modifiziert oder auch erst entwickelt werden mussten. Im Einzelnen stehen folgende Fragen im Mittelpunkt: Was ist eine wirksame Führungskraft? Wie wichtig ist Resultate-Orientierung? Wie können Ziele entwickelt werden? Welche Anforderungen sind an Ziele zu stellen? Wie können Ziele umgesetzt werden? Was sind Nutzen und Bedeutung von mittel- und langfristigen Strategien? Wie können Reportingsysteme organisiert sein? Ist eine gemeinsame Führungskultur sinnvoll und wie ist sie zu erreichen? Welche Vorteile haben Ziele sowohl für die Organisation als auch für den einzelnen Mitarbeiter?
Die Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf wird in den nächsten Jahren etwa 25 von vormals 153 Stellen verlieren. Ihr erklärtes Ziel ist es, diese Stellenreduktion nicht nur ohne Serviceverringerung und –verschlechterung umzusetzen, sondern ganz im Gegenteil durch interne Umstrukturierung das kundenorientierte maßgeschneiderte Dienstleistungsangebot der Bibliothek weiter zu steigern. Dies geschieht im wesentlichen durch folgende Maßnahmen: 1. Reduktion von Aufsichts- und Auskunftsplätze durch Zusammenlegung unausgelasteter Bereiche, durch Baumaßnahmen, durch Prozessoptimierung, Automatisierung von Routinearbeiten (Selbstverbuchung) sowie durch Entwicklung innovativer Angebote (Online-Auskunft, systematische Vermittlung von Informationskompetenz). 2. Dezentralisierung bibliothekarischer Tätigkeiten (z.B. Katalogisierung, Einband, Beschriftung) in den Fällen, wo Personal durch die Aufrechterhaltung von Öffnungszeiten oder die Wahrnehmung von Auskunftsfunktionen unabdingbar an einen dezentralen Bibliotheksstandort gebunden, aber nicht vollständig ausgelastet ist. 3. Zusammenführung von vormals verstreut – zentral und dezentral - aufgestellter Literatur eines Faches an einem Ort (neue Fachbibliothek Jura). 4. Reduktion von naturwissenschaftlichen Bibliotheksstandorten durch „Transferierung“ ihrer Funktionen in die Zentralbibliothek, unterstützt durch die systematische Erhöhung der elektronischen Medien. 5. Reduktion von Organisations- und Koordinierungsaufwand durch Outsourcing (Einsatz von Wachdiensten für die Verlängerung von Öffnungszeiten). 6. Aufgabenkritik: Die Universitäts- und Landesbibliothek nimmt landesbibliothekarische Aufgaben wahr (Bereitstellung von Pflichtliteratur, Erstellung der nordrhein-westfälischen Bibliographie), die vom zuständigen Unterhaltsträger nur unzureichend finanziert wird. Die Universitäts- und Landesbibliothek überlegt deshalb, einen Teil dieser Aufgaben einzustellen. Ziel des Vortrags ist es, die bereits eingeleiteten oder noch einzuleitenden Maßnahmen nicht nur zu beschreiben, sondern auch darzustellen, wie sie eingeleitet wurden, wie darauf reagiert wurde, wie viel Zeit die Umsetzung beanspruchte und wie die bisherigen Ergebnisse zu bewerten sind.