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Wandel@FU-Bib: Organisationsentwicklung für das Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin
(2020)
Das Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin, bestehend aus 13 Bibliotheksstandorten, dem Center für Digitale Systeme und dem Universitätsarchiv, startete im Mai 2019 ein Change-Projekt. Im Rahmen dieses Projektes sollen Entwicklungs- und Veränderungsprozesse dazu führen, dass die Gesamtorganisation zukünftigen Anforderungen gegenüber optimal aufgestellt ist. Dabei werden alle Organisationsaspekte in den Fokus genommen, also strategische Ausrichtung, Struktur, Prozesse, Kultur sowie Produkt- und Serviceportfolio.Das Projektbüro berichtet überDie vier Ziele des Projekts: (1) Zusammenführung von Bibliotheken und CeDiS. (2) Vereinfachung der Strukturen. (3) Qualitätsanspruch und Nutzerorientierung. (4) Wandlungsfähigkeit: Agilität, Flexibilität, Innovationskraft und Zukunftsorientierung.Die Projektstruktur: Die Rollen von Direktion, Projektbüro, Strategieteam und die Zusammenarbeit mit der Beratungsfirma osb-i.Den Projektplan mit seinen drei Phasen: (1) Analyse, (2) Organisationsdesign und (3) Umsetzung sowie der Zugrundeliegende systemische Ansatz.Den Strategieentwicklungsprozess mit der strategischen Analyse und der Erarbeitung des Zukunftsbildes bestehend aus Mission, Vision und Leitbild.Die Kommunikationswege, die Einbeziehung der Beschäftigten, der Nutzerinnen und Nutzer und von relevanten Akteure innerhalb und außer der Universität.Die verschiedenen Teamevents zum Teambuilding, Förderung der Kommunikation und Raumgeben für Neugestaltung. Der Vortrag beleuchtet die Ansatzpunkte für andere Bibliotheken, die in ähnlichen Veränderungsprozessen sind oder solche planen. Insgesamt ist dies ein Beitrag zur Debatte um die Zukunft der bibliothekarischen Arbeit sowie die Vorstellung eines Ansatz wie Fragen zur zunehmend komplexer werdenden digitalen Welt auf Organisationsebene beantwortet werden können.
Unsere Welt wird komplexer und unsere Arbeitswelten verändern sich grundlegend. Um den neuen Anforderungen gewachsen zu sein, müssen Bibliotheken immer häufiger Neues ausprobieren, Experimente wagen und Projekte mit ungewissem Ausgang starten. Wer mehr wagt, macht rein statistisch gesehen auch mehr Fehler, weswegen die Themen Fehlertoleranz, Fehlerkompetenz und Feedbackkultur immer wichtiger werden. Dazu gehört auch die Fähigkeit, ehrlich über Misserfolge zu sprechen. Um Wiederholungen von Fehlern zu vermeiden, müssen wir uns auf einer organisationalen Ebene mit Fehlern auseinandersetzen, bewusst hinschauen, Ursachen identifizieren und gemeinsam lernen. Im Wissenschaftskontext gehört Scheitern zum Alltag, wenn gleich auch die Überlieferung dessen immer noch ein Tabuthema ist. Dennoch sind bahnbrechende wissenschaftliche Errungenschaften in vielen Fällen auf anfänglich mutmaßlich gescheiterte Experimente zurückzuführen. Man kann nur erahnen, welchen Innovationsschub wir erfahren würden, wenn auch negative Ergebnisse tradiert würden. Inspiriert sind wir hier von "CV of failures" (Melanie Stefan, Nature 2010; Johannes Haushofer, Princeton 2016) und "Morbidity and Mortality Meetings" in Krankenhäusern. Die Gemeinsamen Managementkommission von dbv und VDB sowie die Kommission für forschungsnahe Dienste des VDB laden daher zu einer Veranstaltung zu Erfahrungen des Scheiterns ein. Wir möchten kleine und große reale Beispiele aus der bibliothekarischen Praxis diskutieren und ein Forum zum Austausch bieten, im dem über das Lernen aus Fehlern gesprochen werden kann. Die Teilnehmenden lernen an Fallbeispielen Methoden und Fallstricke der Fehlerkultur kennen und erhalten Hinweise zum Aufbau von Fehlerkompetenz und Feedback im Rahmen einer Organisation. Bereits feststehende Beiträge sind: Verschiedene Beispiele aus der Welt der öffentlichen Bibliotheken (Danilo Vetter) , BMBF-Projekt "NLS in multilingualen Umgebungen" (Martin Lee), DFG-geförderte Projekt "Cloudbasierte Infrastruktur für Bibliotheksdaten" (Wolfgang Stille). Beiträge aus dem Publikum ergänzen das Programm. Wir laden Sie ein, eigene Beispiele des produktiven Scheiterns mitzubringen.
Beim Bibliothekskongress 2019 in Leipzig hat die Gemeinsame Managementkommission von dbv und VDB drei Themenschwerpunkte für drei Jahre festgelegt: 2019: Agile Organisation, 2020: Führung and Personal, 2021: Image. In diesem Kontext sind alle interessierten Personen herzlich eingeladen, mit Jan-Henrik Rose (http://www.andersarbeiten.com/) und Armin Pialek (https://www.iac-berlin.org/) ins Gespräch zu kommen. Jan-Henrik Rose ist seit vielen Jahren in der Unternehmensberatung tätig und Prokurist bei KPMG. Zudem ist er Gründer der Lösungs- und Denkgemeinschaft "anders arbeiten" in Hamburg. Armin Pialek ist Senior Project Manager bei International Alumni Center Berlin, eine gGmbH welche NGOs und Stiftungen bei der Alumniarbeit und Aufbau von Wissens- und Kompetenznetzwerken berät. Beide sprechen aus unterschiedlichen Perspektiven über die Herausforderungen der Zukunft mit dem Schwerpunkt Personal, Arbeit und Führung.Die Kommission wird das Thema im Herbst 2020 durch weitere Veranstaltungen vertiefen.
Im Rahmen eines umfassenden Change-Projekts zur Organisationsentwicklung der Universitätsbibliothek an der Freien Universität Berlin wurde im März 2021 eine neue Abteilung mit dem Titel "Dienste für Forschung" gegründet. Diese Abteilung bündelt zentrale Angebote spezifisch für die Zielgruppe der Forschenden. In sechs Teams arbeiten hier etwa 40 Kolleg*innen zusammen, die zuvor zu unterschiedlichen Bereichen gehört haben. Zu den Aufgaben der Abteilung gehören umfassende Beratungstätigkeiten, die einen engen Kontakt mit den Forschenden und ein gutes Verständnis konkreter Forschungstätigkeiten voraussetzt. Dies ist vor allem in den Themenfeldern Open Access, Forschungsdatenmanagement und Digital Humanities gegeben, sowie im Arbeitsprofil der Liaison Librarians verankert. Im Themenschwerpunkt Digitale Interviewsammlung wird zudem eigene Forschungsarbeit geleistet. Außerdem werden Dienstleistungen angeboten, die Expertise im Feld des wissenschaftlichen Publizierens einbringen, z.B. an der Hochschulschriftenstelle, dem Dokumentenserver und der Universitätsbibliografie. Es gibt zudem ein eigenes Angebot zur Publikation von Open-Access-Zeitschriften und digitalen Nachschlagewerken. In diesem Vortrag werden wir darstellen, wie sich die Gründung der Abteilung vollzogen hat und welche Herausforderungen und Chancen sich aus der grundlegenden Neustrukturierung der forschungsorientierten Dienstleistungen und Beratungsangeboten der Universitätsbibliothek ergeben haben. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf einem Erfahrungsbericht über die Kommunikationstätigkeiten innerhalb der Universität zur Sichtbarmachung der neuen Strukturen und Angebote. Außerdem gehen wir auf die praktischen Aspekte der Einführung neuer Formen der Zusammenarbeit ein (Meetingkultur, agiles Arbeiten), sprechen über die Anforderungen an neu zu gestaltende Rollen (Teamleitungen, laterales Führen, Projektarbeit) und ziehen eine Bilanz des ersten Jahres „Dienste für Forschung“.
Welche Managementthemen bewegen Sie? Open Space der gemeinsamen Managementkommission von dbv und VDB
(2022)
Welche Managementthemen bewegen Sie? Die gemeinsame Managementkommission von dbv und VdB möchte zusammen mit der Bibliothekscommunity die Arbeitsschwerpunkte für die aktuelle Amtszeit bis 2024 finden und diskutieren. Um die Impulse aufnehmen und kreativ weiterentwickeln zu können, bieten wir einen Open Space an. Im Open Space können alle Teilnehmenden ihre Wunschthemen einbringen oder auch einfach nur mitdiskutieren. Die Aufgabe besteht lediglich darin, das eigene Thema kurz in der Runde vorzustellen. Durch eine "Abstimmung mit den Füßen" wird festgelegt, welche Ideen in Gruppen weiter besprochen werden. Es geht aber kein Thema verloren. Die Kommissionsmitglieder werden die Gruppen begleiten und sich hier und da in die Diskussionen einbringen. Am Ende der Veranstaltung werden wir gemeinsam die Fragen definiert haben, die die Managementkommission für die weitere Planung der nächsten Jahre mitnimmt. Gestalten Sie mit und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Managementthema mit Kolleg:innen zu diskutieren!
Dumm gelaufen 2: FailCamp
(2022)
Auf dem 109. Bibliothekartag in Bremen hat die Managementkommission die erfolgreiche Podiumsdiskussion "Dumm gelaufen. Beispiele des produkiven Scheiterns zum Aufbau von Fehlerkompetenz und Feedback-Kultur" organisiert. Dazu haben wir aus der Community ein überragend positives Feedback mit zahlreichen Aufforderungen bekommen, das Thema weiterzuverfolgen. Deswegen wollen wir mit euch intensiver über lernende Organisation und Fehlerkultur sprechen: Teilt eure Flops, Fiaskos und feiert gemeinsam mit uns eure Fehler. Unterstützt eure Kolleg:innen und lasst uns voneinander lernen, wie wir schöner scheitern können. Seid beim FailCamp dabei und bringt eine persönliche Geschichte oder Erfahrung mit.