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Kommunikation nach innen wie außen ist ein wichtiges Instrument bei organisatorischem Wandel. Information und Dialog vermitteln Veränderungsnotwendigkeiten und bereiten Neues vor. Nicht umsonst wird diesem Aspekt im Change-Management ein hoher Stellenwert eingeräumt. Zahlreiche Formate und Maßnahmen bieten sich dafür an, von der schriftlichen Bekanntgabe im Intranet bis zum aktivierenden Workshop und Informationsveranstaltungen der Bibliotheksleitung. Anhand verschiedener Beispiele aus der Staatsbibliothek zu Berlin PK (hier zur Einführung von Qualitätsmanagement, bei der Auflage eines Strategieprozesses und der Neuausrichtung des Projektmanagements) werden Kaya Tasci und Eva Haas-Betzwieser zur dortigen Kommunikationspraxis berichten.
Aus der Innensicht einer Bibliothek sind Prozesse von vielen Sachzwängen geprägt. Oft werden Arbeitsabläufe nicht hinterfragt, weil der Alltag wenig Zeit lässt, um über Verbesserungen oder eine ganz neue Gestaltung nachzudenken, denn er läuft ja. Wie sieht der Prozess aber aus Sicht von Kundinnen und Kunden aus? An welchen Kontaktpunkten erleben Kunden die Bibliothek im Prozessverlauf? Die „Customer Journey“ visualisiert die Reise von prototypischen Kundinnen und Kunden entlang der verschiedenen Kontaktpunkte. Dabei werden nicht nur einzelne Prozess-Schritte dokumentiert, sondern vor allem auch die emotionalen Eindrücke der Kunden. Es geht um Lust und Frust an den Kontaktpunkten und um die Momente der Wahrheit. Was die Sache dabei nicht einfacher macht: Es gibt nicht „den“ Kunden oder „die“ Kundin. Wie gelingt es, sich im Team über Bedürfnisse unterschiedlicher Kundentypen klar zu werden und die Kundenreise zu einem guten Reiseerlebnis zu machen? Im Workshop werden dazu die Methode „Personas“, „Customer Empathy Map“, und „Customer Journey“ vorgestellt und ausprobiert. Der kollegiale Austausch unterstützt den Transfer in die eigene Praxis.
Prozessmanagement als Instrument der Organisationsentwicklung und -optimierung oder auch als Unterstützung des Wissensmanagements setzt sich in Bibliotheken und Informationseinrichtungen immer mehr durch. Klassische Prozessbeschreibungen in Form von Flowcharts oder einer verbalen Beschreibung sind oft bekannt. Deshalb legt der Workshop den Schwerpunkt auf innovative Instrumente zur Weiterentwicklung des Prozessmanagements. Vorgestellt wird ein für Bibliotheken entwickeltes Reifegradmodell, das die Organisation dabei unterstützt, zu erkennen, wie weit ihr Prozessmanagement bereits entwickelt ist. Präsentiert wird außerdem, wie Methoden des agilen Arbeitens im Prozessmanagement eingesetzt und wie durch Service Blueprints die Kunden in den Mittelpunkt des Prozessdenkens gestellt werden können. Nach einem kurzen Input können die Teilnehmenden die vorgestellten Methoden praktisch ausprobieren, diskutieren und dabei die Passung für ihre eigene Praxis kennenlernen.
Prozessmanagement hat als Managementinstrument in den letzten Jahren in Bibliotheken aller Sparten Einzug gehalten hat. Es bewegt sich an der Schnittstelle von Organisationsanalyse, Wissensmanagement und Qualitätsmanagement und setzt eine intensive Mitarbeiterbeteiligung voraus. Die Referentinnen berichten über ein Pilotprojekt in der Staatsbibliothek zu Berlin Preußischer Kulturbesitz. Sie beleuchten Motivation und erste Schritte der Bibliothek auf dem Weg zu einem verstetigten Prozessmanagement: Vom Erheben und Modellieren der Ist-Prozesse bis zur Analyse und den daraus folgenden Schlussfolgerungen.
Projektarbeit, insbesondere wenn sie durch Drittmittel gefördert wird, ermöglicht auch bei schwieriger Etatlage innovativ, nachhaltig und motivationsfördernd die Daueraufgaben der Bibliothek zu verbessern. Mit Projekten sind konkrete Ziele in einem bestimmten Zeitraum und mit begrenzten Mitteln zu erreichen. Ihre Aufgabenstellung enthält einen hohen Innovationsgrad, ist entsprechend komplex und eine Herausforderung für alle Beteiligten. Daher erfordert Bibliotheksarbeit in Projektform besondere Steuerungsmethoden.