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Zur nachhaltigen Verbesserung des Zugriffs auf publizierte Informationen befindet sich das wissenschaftliche Publikationssystem in einem Transformationsprozess von Subkriptionsmodellen zu publikationsgebühren- oder einrichtungsfinanzierten Modellen mit dem Ziel Open Access für alle. Um aktuelle und zukünftige extreme Preissteigerungen zu erkennen und frühzeitig Maßnahmen zur Gegensteuerung zu ermöglichen, ist eine Kostentransparenz zwischen den wissenschaftlichen Einrichtungen notwendig. Die Expertengruppe “Total Cost of Publishing” hat sich aus verschiedenen Initiativen gegründet, um diese Transparenz zu erreichen. Dabei ist die Erfassung aller Kostendaten und verschiedener Kostenarten, der standardisierte Austausch sowie denkbare statistische Auswertungen Thema der Diskussion. Ziel ist es, ein standardisiertes Verfahren zum Austausch aller Publikationsgebühren sowie für Zahlungen mittels Verlagsvereinbarungen deutschlandweit vorzuschlagen. Zusätzlich werden internationale Partner zukünftig zu Sitzungen eingeladen, damit ein Standard über Grenzen etabliert werden kann. Derzeit sind folgende Institutionen aufgrund einzelner Dienstleistungen vertreten: · Forschungszentrum Jülich: Monitoring des DFG-Programms “Open-Access-Publikationskosten”, Open Access Monitor · UB Bielefeld: openAPC, openCost ·DESY: openCost · UB Regensburg: openCost, Elektronische Zeitschriftenbibliothek Weitere Einrichtungen können auf Anfrage zur Exertengruppe eingeladen werden. Die nicht-öffentliche Arbeitssitzung dient der Vernetzung der einzelnen Initiativen und sollte möglichst nach dem eingereichten Hands-On-Lab “Strategie zur Erfassung der ‘Total Cost of Publishing’" stattfinden, da so die Ergebnisse dieser Diskussion direkt in die Sitzung einfließen können.
Die Verwaltung von Publikationsgebühren stellen viele Hochschulen und Forschungseinrichtungen vor großen Herausforderungen. Durch die deutliche Zunahme von Publikationen, die im Bereich Gold Open Access über Article Processing Charges finanziert werden, besteht die Notwendigkeit eines Systems, um diese zu organisieren. Neben der reinen Verwaltung der Gebühren sollte ein weiteres Ziel auch in der Erhöhung der Sichtbarkeit sowohl der Publikation als auch der Forschung an der eigenen Einrichtungen bestehen. Es ist daher naheliegend, dass insbesondere die Publikationen für die größtenteils nicht unbeträchtliche Mittel aufgewendet werden auch an der Institution selbst nachgewiesen und zugänglich gemacht werden. Letzteres geschieht i. d. R. über das institutionelle Repositorium. In einigen Fällen (wie z.B. bei den JOIN 2-Projektpartnern) stellen diese Repositorien gleichzeitig die für das Berichtswesen maßgebliche Publikationsdatenbank oder Hochschulbibliographie dar. Da diese Systeme bereits bibliographische Daten auf Artikelebene präzise abbilden, liegt es nahe, auch die Gebührenzahlungen direkt dort aufzunehmen. Dies erspart Doppelerfassungen, verhindert Inkonsistenzen und verbessert die Vollständigkeit. Gleichzeitig ermöglicht der Einsatz von Repositoriumssoftware die Nachnutzung der Daten über standardisierte Schnittstellen. So können via standardisierten Schnittstellen (z. B. OAI-PMH) Publikationsgebühren offen bereit gestellt werden und beispielsweise von OpenAPC automatisiert und stets aktuell abgeholt werden. Dies kann zu einer Verbesserung der Markttransparenz beitragen. Zu diesen Schlüssen kamen etwa zeitgleich die Universtitätsbibliothek Regensburg und das JOIN 2 Projekt. Wir stellen die jeweiligen Lösungen basierend auf EPrints in Regensburg und INVENIO für JOIN 2 vor und beschreiben die automatisierte Datenlieferung an OpenAPC
Zur nachhaltigen Verbesserung des Zugriffs auf publizierte Informationen befindet sich das wissenschaftliche Publikationssystem in einem Transformationsprozess von Subkriptionsmodellen zu publikationsgebühren- oder einrichtungsfinanzierten Modellen mit dem Ziel Open Access für alle . Die hierbei angestrebte Kostentransparenz erfordert das Vorliegen der "Total Cost of Publishing" (TCoP) in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format und dessen automatischen Austausch zur Nachnutzung. • Für das DFG-Programm " Open-Access-Publikationskosten " wurde das Forschungszentrum Jülich mit dem Monitoring der förderfähigen Publikationen beauftragt und hat hierzu das " Jülicher Meldetool " entwickelt, welches, wie der Open Access Monitor , die Möglichkeit bietet, die TCoP, also auch nicht-förderfähiger Anteile (z.B. Colour Charges) abzubilden. • Das DFG-Projekt " openCost " schafft unter Einbeziehung (inter-)nationaler Expertise ein standardisiertes, maschinenlesbares Metadatenformat zur Abbildung der TCoP sowie Schnittstellendefinitionen zum automatischen Austausch. • Als internationaler Aggregator von Open Access Kosten gestartet, wird openAPC um das openCost Datenschema und die Schnittstelle zur automatischen Datenlieferung erweitert, um die TCoP abzubilden, zu aggregieren und verfügbar zu machen. • Die Elektronische Zeitschriftenbibliothek (EZB) wird so erweitert, dass künftig institutsspezifisch auch publikationsgebührenwirksame Daten (z.B. Transformationsverträge) eingepflegt und nachgewiesen werden. Mit den Teilnehmern, die sich an wissenschaftlichen Bibliotheken mit dem Thema Kostenmonitoring befassen, werden die notwendigen Daten für die Transparenz der TCoP sowie die Vorschläge aus den bisher getrennten Initiativen diskutiert und erste Schritte einer Strategie erarbeitet, wie TCoP-Daten effektiv erfasst und ausgetauscht werden können. Die Ergebnisse fließen in die Expertensitzung der TCoP-Initiative ein.
Das Projekt openCost formt einen konkreten Baustein zur Umsetzung des Konzepts eines umfassenden Informationsbudgets in die Praxis. Das Metadatenschema definiert Kostenarten u. ihre Erfassung, es stellt ein Austauschformat dar, das in die Infrastruktur einer Einrichtung integriert werden kann u. zugleich den Datenaustausch zwischen beliebigen Instanzen ermöglicht. openCost erzielt Kostentransparenz als strategischen Beitrag zur kollektiven Open Science-Bewegung: Jeder Kostentyp einer wiss. Publikation soll standardisiert dokumentiert werden. Eine offene Bereitstellung von Kosten u. Verlagsvereinbarungen verbessert die Kostentransparenz innerhalb einer Institution u. erlaubt interinstitutionelle Vergleiche. So können Wissenschaft u. Publizierende die notwendige Kostenkontrolle (zurück-)gewinnen, Verlagsbedingungen hinterfragen, informiert Meinungen bilden, Einfluss nehmen u. Verantwortung tragen. openCost will dazu beitragen, die OA-Transformation auch finanziell nachhaltig u. fair zu gestalten, was letztlich nur durch Transparenz zu erreichen ist. Der Vortrag präsentiert Neuigkeiten, aktuelle Entwicklungen u. Zukunftsperspektiven. Nach der Finalisierung des Schemas für artikelbasierte Gebühren, das zudem techn. Optimierungen erfahren hat, ging auch das Schema für vertragsbasierte Kosten in die Community-Abstimmung. Das eingearbeitete Feedback wird hier vorgestellt. Fortan gilt es, das Alphabet der Publikationskosten abzubilden: Denn diese sind nicht nur oftmals intransparent, sondern auch vielfältig. Sie reichen von „Article“, „Book“, „Chapter“, od. „Data Processing Charges“ u. über „Electronic Publishing Contracts“ hinaus. Schließlich werden das Anschlusspotential openCosts u. die daraus resultierenden Arbeitserleichterungen für wiss. Einrichtungen thematisiert. Neben einer potentiellen Integration in das DataCite-Schema, sind z. B. die Datenaggregation durch OpenAPC sowie eine Angleichung an openCost-Standards des DFG-Monitorings „OA Publikationskosten“ zu nennen.
Zentrale Publikationskostenerfassung: Wenn ein paar Kröten in der Wissenschaft zusammenkommen
(2024)
Das Hands-on Lab bietet praxisnahe Einblicke und einen offenen Austausch für PublikationskostenverwalterInnen. Der Fokus liegt auf der effektiven Abwicklung von Publikationsgebühren in wiss. Einrichtungen als Beitrag zur nachhaltigen Etablierung eines Informationsbudgets. Wir laden dazu ein, einander bei der Demonstration individueller Workflows über die Schulter zu schauen und dabei kollektiven Herausforderungen zu begegnen. Denn allen gemein ist das übergeordnete Ziel, Strukturen zu optimieren bzw. Strukturanpassungen zu unternehmen, um in Befürwortung der OA-Transformation zentrales Kostenmonitoring zu ermöglichen und der konzeptuellen Umsetzung eines Informationsbudgets Schritt für Schritt näherzukommen. Das Ziel der Kostentransparenz kommt dabei nicht von ungefähr: Wiss. Publizieren und die damit verbundenen Kosten sind ein komplexes Unterfangen. Im Dschungel von Kostenmodellen, Verlagsvereinbarungen und Begrifflichkeiten legen wir die Karten auf den Tisch und werden uns gemeinsam konkrete Fallbeispiele an Hand von Rechnungen anschauen. Teilnehmende sind eingeladen, Ideen, Argumente, Alltagsberichte, Beispielrechnungen oder ähnliche Materialien einzubringen. Beim Durchforsten heterogener interner Prozesse werden wir dabei auf homogene Probleme und Fragestellungen stoßen. Themen wie interne Kommunikation, die Abteilung der Kostenverwaltung, Terminologien, Kostensplitting, Währungsumrechnungen, Datenlieferungen an Förderer oder OpenAPC sind dabei nur einige Aspekte, die adressiert werden können, um voneinander zu lernen und Best Practices zu entwickeln. Es sollen die Erfahrungen der mit dem Projekt openCost in Verbindung stehenden Forschungszentren und Universitäten in das Hands-on Lab einfließen. Anhand der Repositorien von DESY und der Universität Regensburg können praxisnahe Übungen stattfinden, Workflows vom Rechnungseingang, über die Dokumentation in einem Kostenmodul bis hin zur Rechnungsbegleichung anhand zentralisierter Prozesse durchgespielt werden.