TY - GEN A1 - Müller, Alexandra A1 - Beck, Sascha T1 - Das ZEBRA in der ZB: Wie die Zentralbibliothek Zürich mit Microsoft Office 365 ein Intranet erstellt hat T2 - Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B) N2 - Seit mehreren Jahren besteht in der Zentralbibliothek Zürich der Wunsch nach einer zentralen Informations- und Kollaborationsplattform. In der ersten Phase startete im Oktober 2019 nach einjähriger Vorbereitung das organisationsweite Intranet «ZEBRA» auf der Basis von SharePoint Online. Bei der Umsetzung konnte von der vereinfachten Nutzeroberfläche im neuen «modernen» SharePoint profitiert und dadurch weitestgehend auf den Einbezug von externer technischer Unterstützung verzichtet werden. Das Intranet wurde von einem bibliotheksinternen Projektteam entworfen und wird eigenständig von Bibliotheksmitarbeitenden mit Inhalten befüllt. Die Einführung der Plattform wurde von mehreren Massnahmen begleitet, um die grösstmögliche Akzeptanz bei den Kolleginnen und Kollegen zu erreichen. In der zweiten Projektphase werden ergänzende Kollaborationsfunktionen basierend auf weiteren cloudbasierten Werkzeugen wie Microsoft Teams, Planner und OneNote in den Arbeitsalltag integriert. Im Vortrag wird über das Vorgehen beim Aufbau des Intranets sowie die begleitenden Change-Massnahmen berichtet, welche zu einer erfolgreichen Etablierung der Plattform geführt haben. Wir zeigen auf, wie man ein Intranet und einen Kollaborationsbereich mit einem technisch affinen Projektteam im Haus ressourcenschonend auf- und umsetzen kann. Y1 - 2020 ER - TY - GEN A1 - Bräuning-Orth, Stefanie T1 - "Was macht man eigentlich mit einem Ticketsystem in der Bibliothek?" Workflows effizienter gestalten mit Hilfe von OTRS T2 - Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B) N2 - Ticketsysteme, die eine Bearbeitung von Anfragen in Form von Fällen (Tickets) ermöglichen, kommen heutzutage überall dort zum Einsatz, wo Aufgaben eine strukturierte und nachvollziehbare Erledigung erfordern. Der offensichtlichste Anwendungsfall in der Bibliothek ist sicherlich die Bearbeitung von Störungsmeldungen, Service- und Informationsanfragen, die sowohl von externen wie auch von internen Nutzern eingereicht werden. Darüber hinaus kann ein Ticketsystem aber auch genutzt werden, um tagtäglich stattfindende Workflows, an denen Fachreferat, Medienbearbeitung und Benutzung beteiligt sind, besser zu organisieren und sie damit schneller und effizienter zu gestalten. In einem Praxisbericht aus der Universitätsbibliothek Kassel soll anhand mehrerer Beispiele aufgezeigt werden, wie die Gestaltung solcher Workflows mit Hilfe des Ticketsystems OTRS aussehen kann, welche Vor- und Nachteile sich daraus ergeben, und mit welchen Widerständen man mitunter bei der Einführung rechnen muss. Y1 - 2020 ER - TY - GEN A1 - Abresch, Sebastian T1 - Digitales Management von Veranstaltungs-Anmeldungen T2 - Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B) N2 - Bibliotheken waren schon immer auch Veranstalter: von Lesungen, Workshops, Bastelrunden, Bilderbuchkinos, Konzerten und mehr. Nimmt das Interesse zu, freut sich die Bibliothek - aber auch der Arbeitsaufwand steigt.Oft findet das Management von Anmeldeverfahren in Handarbeit statt. Papier, Telefonnummern, Excel-Listen oder sperrige Online-Formulare bilden aber nicht den state of the art ab - und sind fehleranfällig. Voll automatisierte, digitale Buchungssysteme bieten demgegenüber zwei Vorteile: Für das Bibliothekspersonal: Bei gelungener Integration praktisch kein Arbeitsaufwand. Dazu DSGVO-konform und mit automatisiertem Stornierungs- und Wartelistenmanagement.Für Nutzerinnen und Nutzer: Fehlerfreie Echtzeit-Buchung mit sofortiger Rückmeldung und ständiger Erreichbarkeit.. Die Stadtbibliothek Köln hat im vergangenen Jahr eng mit einem Softwarehaus zusammen gearbeitet, um ein schlankes und flexibles Buchungssystem zu entwickeln. Grundlage war ein ausführlicher Katalog voller Anforderungen an ein solches System, das möglichst allumfassend und gleichzeitig einfach zu bedienen sein sollte. Der Vortrag gibt einen Abriss über diesen mehrstufigen Prozess: von der Formulierung der Anforderungen über die Identifikation geeigneter Kooperationspartner bis hin zur praktischen Umsetzung im Dialog mit den Entwicklern.Das fertige System lässt sich leicht auf andere Bibliotheken übertragen, wie eine Live-Demonstration zeigen wird. Y1 - 2020 ER - TY - GEN A1 - Knoll, Anja T1 - Dienstplanung als Teamaufgabe - Vom Versuch zur Verstetigung T2 - Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B) N2 - Die Planung von Diensten und der Einsatz von Personal an verschiedenen Theken ist aufwändig – dies wissen wir nicht erst, seitdem die Kolleginnen aus Bremen vor zwei Jahren ihren Weg vorgestellt haben, um das Problem der Thekenbesetzungen mit Hilfe einer Dienstplanungssoftware zu lösen. Häufig lastet die Planung der Dienste für zumeist mehrere Theken eines Hauses auf einer oder zwei Personen. Je nach Größe der Einrichtung müssen ein Dutzend oder mehr Mitarbeitende plus studentische Hilfskräfte berücksichtigt werden. Allen gerecht zu werden ist hier fast immer eine Jongleursaufgabe, da alle Mitarbeitenden ihre eigenen Kompetenzen, Zusatzaufgaben und nicht zuletzt Stundenanteile mitbringen. Der Einsatz von unterstützender Software ist eine Lösung, kann sich jedoch auch aus verschiedenen Gründen als schwierig erweisen und es müssen andere Wege gegangen werden. An der Bibliothek der Leuphana Universität in Lüneburg startete Anfang 2018 das Projekt, die Verantwortlichkeit für die Dienstplanung von einer einzelnen Person auf ein größeres Team zu übertragen. Im Entwicklungsprozess wurde ein großer Wert auf die Partizipation des gesamten Teams gelegt, so standen die Ideen und Gedanken der verschiedenen Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Weitere zentrale Fragen waren: In welchem Rahmen kann die Dienstplanung im Team selbstorganisiert werden? Und an welcher Stelle trifft man auf Probleme und Grenzen? Für das Team und die Leitung war die Teilhabe am Veränderungsprozess die Chance, das Verantwortungsgefühl der Mitarbeitenden zu stärken und die Arbeitszufriedenheit im Team zu fördern. Der Vortrag gibt einen Einblick in den Prozess der Etablierung des neuen Dienstplanungskonzeptes an der Bibliothek der Leuphana Universität, er stellt angewandte Konzepte zur Selbstorganisation dar und präsentiert das aktuelle Ergebnis. Y1 - 2020 ER -