TY - GEN A1 - Poth, Daniela T1 - Vom Zielbild zur neuen Organisationsstruktur – Strategie- und Transformationsprozess an der UB JCS Frankfurt a.M T2 - TK 5: Organisation, Organisationsentwicklung, Management und Services/ Neue Bibliotheken, Neue Strukturen (05.06.2024, 09:00 - 10:30, Saal 4 / EG) N2 - Im Rahmen des mehrjährigen Strategie- und Transformationsprozesses wurde im August 2022 ein Zielbild für die Universitätsbibliothek verabschiedet, in dem neben einer Vision, Mission und Werten auch sechs Strategische Ziele festgelegt wurden. Als erster Schritt in der Umsetzung wurde ab 1.1.2023 die Organisationsstruktur stufenweise neu gestaltet, neue Abteilungen geschaffen und Organisationseinheiten zusammengelegt. Im Vortrag wird erläutert, welche Überlegungen in die Konzeption des neuen Organisationsdesigns geflossen sind, wie dem neuen Zielbild im Organisationsdesign Rechnung getragen wurde, wie die operative Umsetzung und die Kommunikation angegangen wurden und welchen Herausforderungen begegnet, aber auch welche Erfolge gefeiert wurden. Zum Abschluss wird ein Blick auf Lessons Learned geworfen und ein Ausblick darauf gegeben, was die Notwendigkeit kontinuierlicher Weiterentwicklung für die Aufbauorganisation in Bibliotheken bedeutet. KW - Strategie KW - Organisationsentwicklung KW - Reorganisation KW - Restrukturierung KW - Change Y1 - 2024 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:0290-opus4-191432 ER - TY - GEN A1 - Mumenthaler, Rudolf A1 - Tschander, Ladina T1 - Von der Reorganisation zur Transformation T2 - TK 5: Organisation, Organisationsentwicklung, Management und Services/ Neue Bibliotheken, Neue Strukturen (05.06.2024, 09:00 - 10:30, Saal 4 / EG) N2 - Im klassischen Change Modell[LT1] (3-Phasen-Modell nach Lewin) folgt nach einer grossen Veränderung eine Phase der Konsolidierung («freeze»). Entsprechend hoffen viele Mitarbeitende, dass nach einem Umbau der Organisation jeweils eine ruhigere Zeit folgt. Die sich immer schneller verändernde Umwelt lässt dies jedoch kaum mehr zu und in jüngerer Vergangenheit folgten nach einem Change eine Phase der Optimierung und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Und auch dies scheint mittlerweile überholt. Die UB Zürich wurde Anfang 2022 gegründet. Sie resultierte aus der Zusammenführung der Fakultäts-, Institutsbibliotheken sowie der Hauptbibliothek und wurde zum Start im Kern divisional organisiert. Diese Organisationsform schien aufgrund der geografischen Verteilung und der Historie nahe zu liegen. Nach zwei Jahren zeigte sich, dass damit ein erster Schritt getan und auch vieles erreicht wurde, jedoch viele grundsätzliche Fragen weiterhin offenblieben, weil das System nur schwerlich auf Veränderungen reagieren konnte und der Gestaltungsraum von Teams eingeschränkt war. Die Geschäftsleitung der UB Zürich hat sich deshalb für einen Weg entschieden, der eine allmähliche Transformation zu einer flexibleren Organisationsform zum Ziel hat. Das bedeutet, dass der Change zu einer Grundkonstante wird. Der Prozess startete im Herbst 2023 und soll im Verlauf der nächsten Jahre zu einer mehr funktionalen und netzwerkartigen, agilen Organisation und vor allem auch zu einer neuen Kultur führen. Im Vortrag werden die Ziele des Vorhabens, das laufende Projekt, eingesetzte Methoden sowie die Erfahrungen der ersten Monate auf dem Weg zur Transformation beleuchtet. KW - Bibliotheksorganisation KW - Change Management KW - Organisationsentwicklung Y1 - 2024 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:0290-opus4-191331 ER - TY - GEN A1 - Stisser, Anna T1 - Mentoring als Instrument der Personal- und Organisationsentwicklung – Erfahrungen im Schnittfeld von OA und Bibliometrie T2 - TK 1: Den Arbeitsalltag gestalten/ Zukunftsorientierte Organisationsentwicklung (23.05.2023, 13:00 - 15:00, Bonatz Saal (mit Streaming)) N2 - Beschäftigte im Bereich Open Access sind vielfach mit der quantitativen Auswertung von Publikationsdaten konfrontiert. Nicht überall haben sich bereits funktionale Workflows entwickelt, noch fehlt es mancherorts an systematischer Qualifizierung, an technischer Ausstattung, sowie an Ressourcen, um die anstehenden Aufgaben kollegial zu diskutieren und Routinen zu entwickeln. Am vielfach artikulierten Vernetzungsbedarf setzt das Projekt indi:oa1 mit einem Mentoring-Programm an. Bisherige Erfahrungen mit Mentoring im Wissenschaftssystem entstammen oft dem Kontext der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses. Grundlegend ist der gezielte Austausch zwischen erfahrenen Mentor*innen und weniger erfahrenen Mentees. Mentoring kann Veränderungsprozesse initiieren und strukturverändernd in Organisationen hineinwirken. Es übernimmt eine „Scharnierfunktion“ (Kurbjuhn 2017) zwischen Personal- und Organisationsentwicklung im Wissenschaftssystem. Unser Mentoring-Programm überträgt diese Erfahrungen in ein relativ neues und dynamisches Arbeitsfeld an wissenschaftlichen Bibliotheken. Es soll sowohl zur individuellen Qualifikation von Mitarbeiter*innen auf der operativen Ebene als auch zur organisationalen Entwicklung von Standorten beitragen. Im November 2022 haben fünf Tandems aus Mentor*innen und Mentees, die an diversen Schnittpunkten von Open Access und Bibliometrie ihre Schwerpunkte sehen, ihre gemeinsame Arbeit aufgenommen. Der Vortrag beleuchtet unsere Erfahrungen, den Ablauf und die Herausforderungen mit dem Mentoring als Personal- und Entwicklungsinstrument. Dabei sollen insbesondere die Lessons Learned und die Übertragungsmöglichkeiten auch auf andere Arbeitsbereiche in wissenschaftlichen Bibliotheken diskutiert werden. [1] Das Projekt „indi:oa – Verantwortungsbewusste Bewertung und Qualitätssicherung von Open-Access Publikationen mittels bibliometrischer Indikatoren“ wird vom BMBF gefördert und von der SUB Göttingen und dem DZHW Berlin gemeinsam durchgeführt. KW - Mentoring KW - Organisationsentwicklung KW - Personalentwicklung Y1 - 2023 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:0290-opus4-183366 ER - TY - GEN A1 - Flämig, Benjamin T1 - Agile Strategie- und Organisationsentwicklung an der ZHB Luzern - Ein Werkstattbericht T2 - TK 1: Den Arbeitsalltag gestalten/ Zukunftsorientierte Organisationsentwicklung (23.05.2023, 13:00 - 15:00, Bonatz Saal (mit Streaming)) N2 - Die alte Strategie 2018-2022 der ZHB Luzern benötigte eine Nachfolge und die umfangreiche Entwicklung zu einer Matrixorganisation aus dem Jahre 2019 musste auf den Prüfstand gestellt werden. In einem partizipativen Prozess wurden dafür alle Mitarbeitenden nicht nur in Form von Workshops eingebunden, sondern konnten auch mittels digitaler Tools (lamapoll) die alte Strategie vorab auswerten. In Form von Pitch-Meetings während der Workshops kamen sämtliche Themenschwerpunkte für die neue Vision der ZHB im Jahre 2029 ausschliesslich von Mitarbeitenden, welche diese in Blitzumfragen (mentimeter) gemeinsam gewichten konnten. Darüber hinaus wurde das Feedback zur Organisationsentwicklung 2019 im Rahmen einer Retrospektive abgeholt und im Rahmen eines zweiten Workshops von allen Mitarbeitenden auf Basis der Erkenntnisse zu konkreten Verbesserungsmassnahmen weiterentwickelt. Zwischen den Workshops arbeitete ein Kernteam zusammen mit einem für alle Mitarbeitenden geöffneten Sounding Board an Entwürfen und Arbeitsdokumenten für den kommenden Workshop in einem virtuellen Kollaborationstool (stackfield). In einem Folgeworkshop wurde dann u.a. mit kollaborativer Textverarbeitung (etherpad) gemeinsam mit allen Mitarbeitenden gleichzeitig eine Live-Überarbeitung der Vision nach den Prämissen des Golden Circle (Simon Sinek) vorgenommen. Der gesamte Prozess der Strategie- und Organisationsentwicklung wird noch bis Juni 2023 andauern - der Beitrag vermittelt einen Einblick in den bisherigen Fortschritt mit einem Fokus auf die eingesetzten Kollaborationstools, welche allen Mitarbeitenden die aktive Mitgestaltung erlauben. KW - Organisationsentwicklung KW - Strategieentwicklung KW - Partizipation KW - Agilität KW - Retrospektive Y1 - 2023 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:0290-opus4-183356 ER - TY - GEN A1 - Lüthi-Esposito, Gabriela T1 - Die ZHAW Hochschulbibliothek im Zeichen der Selbstorganisation T2 - TK 5: Organisation, Organisationsentwicklung, Management und Services/ Agilität in Bibliotheken (05.06.2024, 09:00 - 11:00, Saal 10 / 1. OG) N2 - Die Hochschulbibliothek der ZHAW führte vor rund 3 Jahren agile Methoden und Tools flächendeckend ein. Die Ziele waren einen schnelleren Kundennutzen zu generieren, die Fachteams durchlässiger zu gestalten, um das breite Knowhow der Mitarbeitende optimaler für Vorhaben zu nutzen und schliesslich um den Mitarbeitenden der Hochschulbibliothek die Möglichkeit zu geben, sich in neue Themenfelder einbringen zu können oder Knowhow aufzubauen. Es wurden agile Werte für die Hochschulbibliothek definiert, welche für alle Mitarbeitende verbindlich und mittlerweile in den Jahreszielen verankert sind. Im Wandel fanden begleitend Schulungen zu verschiedenen agile Methoden und Tools statt (z.B. Kanbanboard). Sie werden fortlaufend durch weitere Elemente ergänzt wie z.B. die gemeinsame Quartalsplanung sowie Schulungen im Bereich der Selbstorganisation. Die Umstellung hat positive Auswirkungen. So hat sich in den letzten 3 Jahren die Zusammenarbeit innerhalb der Hochschulbibliothek, als auch die mit unseren internen und externen Stakeholder verändert. Die Umstellung führt regelmässig zu neuen Fragestellungen: Passt die heute organisatorische Struktur noch zu der Art und Weise wie wir arbeiten? Was heisst Führung in der Selbstorganisation? Welche Führungsarbeit soll von wem gemacht werden? Welche Rollen können bei einem Rollenbasierten Kreismodell von Mitarbeitenden frei gewählt werden und welche sind auf Grund der kantonalen Richtlinien nicht frei wählbar? Wie schaffen wir eine gute Balance im Transformationsprozess zwischen bottom-up und top-down-Prozess?. Da wir unseren Transformationsprozess als «Weg der kleinen Schritte» gestalten, befindet sich die Hochschulbibliothek weiterhin mitten in diesem Prozess. Der Vortrag zeigt auf, wie wir den Transformationsprozess gestaltet haben und gestalten werden und wie wir mit den Kernfragen umgegangen sind und umgehen. KW - Organisationsentwicklung KW - Change Management KW - Selbstorganisation Y1 - 2024 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:0290-opus4-191564 ER - TY - GEN A1 - Brintzinger, Klaus-Rainer T1 - Vom Ende der Schichtigkeit. Herausforderungen in einer programmatisch dezentralen Umgebung: Viele Fragen und einige Antworten T2 - TK 6: Sammlungen, Repositorien, Retrodigitalisierung und Kulturgut(schutz)/ Neue Strategien für große Bibliotheken (04.06.2024, 13:00 - 15:00, Saal B.1 / 1. OG) N2 - Welche Dienstleistungen müssen von einer Bibliothek einer großen Universität zentral und welche Dienstleistungen dezentral angeboten werden? Welche Geschäftsgänge können zentralisiert werden, welche erfordern dezentrale Flexibilität? Welche Dienstleistungen gehören zu den Kernaufgaben der Bibliothek, auf was kann verzichtet werden? Die Antworten auf Fragen wie diese wurden über viele Jahrzehnte hinweg anhand des Begriffspaars Einschichtigkeit / Zweischichtigkeit kategorisiert: Für die sogenannten ein- bzw. zweischichtigen Bibliothekssysteme galt jeweils eine eigene Logik, wobei aus bibliothekarischer Sicht die zumindest funktionelle Einschichtigkeit als anzustrebender Goldstandard galt. Am Beispiel einer Bibliothek einer sehr großen und forschungsstarken Universität – der Universitätsbibliothek der LMU München – wird zunächst dargelegt, warum der Begriff der funktionellen Einschichtigkeit im 21. Jahrhundert irrelevant geworden ist. Dennoch stellt sich sowohl hinsichtlich der Aufbauorganisation wie der Ablauforganisation die Frage von Zentralität vs. Dezentralität, insbesondere wenn es gilt, Ressourcen für die Weiterentwicklung des Dienstleistungsportfolios zu identifizieren. Der Beitrag wird zeigen, wie diese Herausforderung an der Universitätsbibliothek der LMU München in einer programmatisch dezentralen Umgebung angegangen werden. Dabei wird vorgestellt, welche Schritte im Rahmen eines 2021 begonnenen Organisationsentwicklungsprozesses bereits gegangen wurden, aber auch welche Fragen noch offen sind und welche Herausforderungen sich weiterhin stellen. Der Beitrag wird somit einen Einblick in einen laufenden Veränderungsprozess gewähren. KW - einschichtig KW - zweischichtig KW - Fachbibliotheken KW - Organisationsentwicklung KW - Fachreferate Y1 - 2024 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:0290-opus4-191905 ER -