@misc{MuellerBeck2020, author = {M{\"u}ller, Alexandra and Beck, Sascha}, title = {Das ZEBRA in der ZB: Wie die Zentralbibliothek Z{\"u}rich mit Microsoft Office 365 ein Intranet erstellt hat}, series = {Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B)}, journal = {Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B)}, year = {2020}, abstract = {Seit mehreren Jahren besteht in der Zentralbibliothek Z{\"u}rich der Wunsch nach einer zentralen Informations- und Kollaborationsplattform. In der ersten Phase startete im Oktober 2019 nach einj{\"a}hriger Vorbereitung das organisationsweite Intranet «ZEBRA» auf der Basis von SharePoint Online. Bei der Umsetzung konnte von der vereinfachten Nutzeroberfl{\"a}che im neuen «modernen» SharePoint profitiert und dadurch weitestgehend auf den Einbezug von externer technischer Unterst{\"u}tzung verzichtet werden. Das Intranet wurde von einem bibliotheksinternen Projektteam entworfen und wird eigenst{\"a}ndig von Bibliotheksmitarbeitenden mit Inhalten bef{\"u}llt. Die Einf{\"u}hrung der Plattform wurde von mehreren Massnahmen begleitet, um die gr{\"o}sstm{\"o}gliche Akzeptanz bei den Kolleginnen und Kollegen zu erreichen. In der zweiten Projektphase werden erg{\"a}nzende Kollaborationsfunktionen basierend auf weiteren cloudbasierten Werkzeugen wie Microsoft Teams, Planner und OneNote in den Arbeitsalltag integriert. Im Vortrag wird {\"u}ber das Vorgehen beim Aufbau des Intranets sowie die begleitenden Change-Massnahmen berichtet, welche zu einer erfolgreichen Etablierung der Plattform gef{\"u}hrt haben. Wir zeigen auf, wie man ein Intranet und einen Kollaborationsbereich mit einem technisch affinen Projektteam im Haus ressourcenschonend auf- und umsetzen kann.}, language = {de} } @misc{BraeuningOrth2020, author = {Br{\"a}uning-Orth, Stefanie}, title = {"Was macht man eigentlich mit einem Ticketsystem in der Bibliothek?" Workflows effizienter gestalten mit Hilfe von OTRS}, series = {Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B)}, journal = {Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B)}, year = {2020}, abstract = {Ticketsysteme, die eine Bearbeitung von Anfragen in Form von F{\"a}llen (Tickets) erm{\"o}glichen, kommen heutzutage {\"u}berall dort zum Einsatz, wo Aufgaben eine strukturierte und nachvollziehbare Erledigung erfordern. Der offensichtlichste Anwendungsfall in der Bibliothek ist sicherlich die Bearbeitung von St{\"o}rungsmeldungen, Service- und Informationsanfragen, die sowohl von externen wie auch von internen Nutzern eingereicht werden. Dar{\"u}ber hinaus kann ein Ticketsystem aber auch genutzt werden, um tagt{\"a}glich stattfindende Workflows, an denen Fachreferat, Medienbearbeitung und Benutzung beteiligt sind, besser zu organisieren und sie damit schneller und effizienter zu gestalten. In einem Praxisbericht aus der Universit{\"a}tsbibliothek Kassel soll anhand mehrerer Beispiele aufgezeigt werden, wie die Gestaltung solcher Workflows mit Hilfe des Ticketsystems OTRS aussehen kann, welche Vor- und Nachteile sich daraus ergeben, und mit welchen Widerst{\"a}nden man mitunter bei der Einf{\"u}hrung rechnen muss.}, language = {de} } @misc{Abresch2020, author = {Abresch, Sebastian}, title = {Digitales Management von Veranstaltungs-Anmeldungen}, series = {Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B)}, journal = {Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B)}, year = {2020}, abstract = {Bibliotheken waren schon immer auch Veranstalter: von Lesungen, Workshops, Bastelrunden, Bilderbuchkinos, Konzerten und mehr. Nimmt das Interesse zu, freut sich die Bibliothek - aber auch der Arbeitsaufwand steigt.Oft findet das Management von Anmeldeverfahren in Handarbeit statt. Papier, Telefonnummern, Excel-Listen oder sperrige Online-Formulare bilden aber nicht den state of the art ab - und sind fehleranf{\"a}llig. Voll automatisierte, digitale Buchungssysteme bieten demgegen{\"u}ber zwei Vorteile: F{\"u}r das Bibliothekspersonal: Bei gelungener Integration praktisch kein Arbeitsaufwand. Dazu DSGVO-konform und mit automatisiertem Stornierungs- und Wartelistenmanagement.F{\"u}r Nutzerinnen und Nutzer: Fehlerfreie Echtzeit-Buchung mit sofortiger R{\"u}ckmeldung und st{\"a}ndiger Erreichbarkeit.. Die Stadtbibliothek K{\"o}ln hat im vergangenen Jahr eng mit einem Softwarehaus zusammen gearbeitet, um ein schlankes und flexibles Buchungssystem zu entwickeln. Grundlage war ein ausf{\"u}hrlicher Katalog voller Anforderungen an ein solches System, das m{\"o}glichst allumfassend und gleichzeitig einfach zu bedienen sein sollte. Der Vortrag gibt einen Abriss {\"u}ber diesen mehrstufigen Prozess: von der Formulierung der Anforderungen {\"u}ber die Identifikation geeigneter Kooperationspartner bis hin zur praktischen Umsetzung im Dialog mit den Entwicklern.Das fertige System l{\"a}sst sich leicht auf andere Bibliotheken {\"u}bertragen, wie eine Live-Demonstration zeigen wird.}, language = {de} } @misc{Knoll2020, author = {Knoll, Anja}, title = {Dienstplanung als Teamaufgabe - Vom Versuch zur Verstetigung}, series = {Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B)}, journal = {Themenkreis 7: Management und Organisation / Neue Tools und Workflows (26.05.2020, 16:00 - 18:00 Uhr, Niedersachsenhalle B)}, year = {2020}, abstract = {Die Planung von Diensten und der Einsatz von Personal an verschiedenen Theken ist aufw{\"a}ndig - dies wissen wir nicht erst, seitdem die Kolleginnen aus Bremen vor zwei Jahren ihren Weg vorgestellt haben, um das Problem der Thekenbesetzungen mit Hilfe einer Dienstplanungssoftware zu l{\"o}sen. H{\"a}ufig lastet die Planung der Dienste f{\"u}r zumeist mehrere Theken eines Hauses auf einer oder zwei Personen. Je nach Gr{\"o}ße der Einrichtung m{\"u}ssen ein Dutzend oder mehr Mitarbeitende plus studentische Hilfskr{\"a}fte ber{\"u}cksichtigt werden. Allen gerecht zu werden ist hier fast immer eine Jongleursaufgabe, da alle Mitarbeitenden ihre eigenen Kompetenzen, Zusatzaufgaben und nicht zuletzt Stundenanteile mitbringen. Der Einsatz von unterst{\"u}tzender Software ist eine L{\"o}sung, kann sich jedoch auch aus verschiedenen Gr{\"u}nden als schwierig erweisen und es m{\"u}ssen andere Wege gegangen werden. An der Bibliothek der Leuphana Universit{\"a}t in L{\"u}neburg startete Anfang 2018 das Projekt, die Verantwortlichkeit f{\"u}r die Dienstplanung von einer einzelnen Person auf ein gr{\"o}ßeres Team zu {\"u}bertragen. Im Entwicklungsprozess wurde ein großer Wert auf die Partizipation des gesamten Teams gelegt, so standen die Ideen und Gedanken der verschiedenen Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Weitere zentrale Fragen waren: In welchem Rahmen kann die Dienstplanung im Team selbstorganisiert werden? Und an welcher Stelle trifft man auf Probleme und Grenzen? F{\"u}r das Team und die Leitung war die Teilhabe am Ver{\"a}nderungsprozess die Chance, das Verantwortungsgef{\"u}hl der Mitarbeitenden zu st{\"a}rken und die Arbeitszufriedenheit im Team zu f{\"o}rdern. Der Vortrag gibt einen Einblick in den Prozess der Etablierung des neuen Dienstplanungskonzeptes an der Bibliothek der Leuphana Universit{\"a}t, er stellt angewandte Konzepte zur Selbstorganisation dar und pr{\"a}sentiert das aktuelle Ergebnis.}, language = {de} }